Web会議で活発な議論を生みスムーズに進行するための3つのポイント

働き方改革が進み、リモートワーク(テレワーク)を行う人が増えていますね。
そして、自宅などから会議が行えるようWeb会議システムを導入している会社が増えました。

Web会議システムを導入することで、時間と費用を使い一カ所に集まることにこだわらなくても会議を行えるようになりました。それは大きなメリットでしょう。

ただ、皆さんは、Web会議をスムーズに進行できていますか?活発な議論ができていますか?

Web会議システムを使えば、顔を見ながら話ができますし、資料の共有も可能です。
だから、いつも通り、会議室で会議を行うように進行できるはず……と思っていた方も多いかもしれません。

でも、実際にやってみると、会議ができることはできるんだけど、なんか違う、イマイチ活発な議論にならない、なんて声も耳にします。

そこで、今回はWeb会議を行う上での3つのポイント「集中力の持続」「誤解を生まない発言」「迷子を防ぐ」について解説します。

Web会議で集中力を持続させるために工夫すべきこと

Web会議は、会議室での会議と比較して、集中力を持続しにくいというデメリットがあります。

Web会議もカメラを使い、お互いの顔が見える環境を作ることができますが、目線が合わないこともあり、どうしても実際に顔を合わすよりも距離ができてしまいます。また回線の状況によっては、音声が聞こえにくいことも。こうした状況から、集中力が切れがちです。

そういう状況の中で、発言する機会があまりないと、内職をしたり、眠くなってしまったり。
だから、一応呼んでおこう程度で会議に加えられたメンバーは、なかなか辛い状況になってしまうでしょう。

だから、会議へ参加してもらわなくては困る必須メンバーにのみ集まってもらいWeb会議を開催することをおすすめします。人数を厳選することで、当事者意識が高まり、発言の機会も増えますし、集中力を継続しやすくなります。

そして会議の司会者は、全員が当事者意識を持てるような進行を心掛けてください。
今日の会議は聞いているだけでいいかと思った時点で思考は停止します。
自分が一人だけWeb会議で参加しているときに、会議室で盛り上がっていると、どうしても割って入りにくいこともあります。
会議に必須のメンバーを集めたのであれば、発言しなくていい人などいないわけですから、全員が発言できるよう気を配りたいですね。
黙っている人は、何も意見がないのではなく、何かにひっかかっていることもあります。
それを、ただ言語化できていないだけかもしれません。そういう人を無視せず、議論に巻き込むようにしましょう。

ちなみに、全員がWeb会議で参加している場合の発言は、挙手制にするなど、あらかじめ運用ルールを決めておくとスムーズに進行できます。

そしてもう一つ。会議の目的を明確にし、参加者間でしっかりと共有しておきましょう。
目的が明確になっていると、たとえ話が脱線しても軌道修正を行いやすく、スムーズに進行できます。
ここまでやれば終わりというのが分かると、頻繁に時計を見ることもなく、議論に集中しやすくなります。

誤解を生まないよう発言する

Web会議だとどうしても聞き取りにくいことがあります。
また、コミュニケーションにおける非言語的要素、しぐさや視線、姿勢などの情報が失われがちで、どうしても伝わりにくい点があるのは事実です。
だからこそ、曖昧な表現を使わず、発言はしっかりと最後まで言い切るよう心掛けると誤解を生みにくくなります。

語尾を曖昧にした発言があったときは、司会者がうまくフォローできるといいですね。

Web会議は、迷子を防ぐ工夫を!

会議室での会議の場合、誰が発言しているのか無意識のうちに把握できますね。
でもWeb会議の場合は、音声が悪かったり、普段のお付き合いが少ない方の発言だったりすると、途端に誰の発言か分からなくなってしまいます。
そこで、発言するときは、「○○部の○○です」と名乗る習慣をつけておくのがおすすめです。
たとえ同じ意見であっても、誰の発言かによって受け取り方も変わってきますので。

迷子と言えば、もう一つ。
Web会議で参加していると、気軽に隣の席の人に「今、資料のどこを見たらいいの?」「今、何て言った?」などを聞くのが難しいですね。
チャットを使って聞くなんてことができるWeb会議システムもありますが、それでも隣の人にコッソリ聞くよりはハードルが上がります。

Web会議だと前述したように非言語的要素の情報が受け取れないため、どうしても迷子になりやすくなるのです。
何の話をしているのか分からなくなると、集中力が切れますし、会議についていけなくなりますね。

そこで、たとえ迷子になっても、自力で会議に戻り、話についていけるように、会議のメモを全員が見える形でとるのがおすすめです。出た意見をホワイトボードやテキストファイルなどにまとめながら進行すると、それが議事録になりますし、参加者の頭の中を整理するのにも役立ちます。

耳で聞いて理解するのに加えて、目でも理解してもらうと、受け取れる情報量が格段に増えますので、活発な議論が生まれる会議になりやすいでしょう。

まとめ

最後にポイントをまとめておきます。
・Web会議への参加メンバーは、必須のスタッフのみに限定する(集中力の持続)
・会議の目的を明確に!(集中力の持続)
・全員が当事者意識を持てる司会進行(集中力の持続)
・発言は最後まで言い切る(誤解を生まない発言)
・発言をするときは名乗る(迷子を防ぐ)
・情報共有をしながら進行する(迷子防ぐ)

弊社ではスタッフと定期的にWeb会議を行っています。お困りのことなどありましたら、ご相談ください。