IT化を進める際の業務フローの見直し方法

企業でIT化を進めるにあたり最初に意識しておきたいことは業務フローの見直しです。

いくらIT化を進めたとしても、現状の業務フローに問題があれば良い結果は期待できません。
しかし業務フローを見直すとはいっても、何から着手すれば良いかの判断は困難です。そこで、今回はIT化を目指すにあたり業務フローを見直すための方法を、具体的にやるべきことを踏まえながらご説明していきます。

IT化を考えたときに、やるべき3つの準備

IT化を進めるときには、業務フローの見直しをしなければなりません。やるべきことはいくつもありますが、最低限準備しなければならない3つのことをご説明します。

なぜIT化をしたいと考えたのかを明確にする

IT化したい理由を明確にすることが重要です。ここが明確になっていないと、業務フローを見直す際に方針がぶれてしまいます。

例えば、IT化したい理由としては、以下のようなものがあります。

  • コスト削減(残業代低減/原価低減など)
  • 法令遵守
  • 品質向上
  • 社内業務効率化

当然、なぜIT化を進めたいのかということは企業によって異なっています。正解、不正解はありません。それぞれの企業で独自に考えるべきことです。

ただ、どのような理由であれ明確になっていなければIT化の妨げとなってしまいます。いつまでもIT化の方針が定まらないなど、困った事態に発展してしまう可能性もあります。IT化したい理由を事前にしっかりと検討し、共通認識を持った上で、進めていきましょう。

既存の業務フローをブレークダウンする

新しい業務フローを考えるにあたり、まずは既存の業務フローをブレークダウンすることが重要です。

既存の業務を知らないまま、IT化を進めるのは難しいと考えておきましょう。全く新しい業務を生み出すのであれば話は異なります。しかし、既存の業務をもとにしてIT化を進めるはずですのでこちらをベースとしなければなりません。

また、企業によっては既存の業務がフローになっていないことも考えられます。その場合にはまずは業務をブレークダウンして、その業務をつなぎ合わせることによって業務フローを作り出すと良いでしょう。

例えば業務フローを考えるにあたり会議を開催することを考えてみます。会議の開催に必要な業務をブレークダウンしてみると以下のようなものが考えられるでしょう。

  • 会議テーマの決定
  • 参集者の選定
  • スケジュール調整
  • 必要な資料の事前共有
  • 会議の開催

ここまで細かくブレークダウンをしておけば、誰が見ても同じように業務を理解できるはずです。ここまで細かくしたものを踏まえて必要と不必要の判断をし、うまくつなぎ合わせることで新しい業務フローを生み出します。業務フローが決定すればどこIT化するべきかの判断がつき実際にIT化への道が進みます。

また、上記の例であればIT化を見込めるのはスケジュール調整や必要な資料の事前共有です。個人に聞きまわってスケジュール調整をしているのであればIT化できる可能性があります。GoogleカレンダーやExchangeなどのサービスを利用して空きスケジュールを見つけ出せば良いのです。資料の事前共有であればGoogleドライブやSharepointなどのサービスを使うと、簡単に共有が実現できます。

IT化する場合の優先順位を考える

IT化を進めるにあたり優先順位も事前に検討しておかなければなりません。

IT化を進めることによって多くのメリットを受けられます。ただ、様々な理由から諦めざるを得ないことも発生するものです。そのような時に優先順位を決定していなければ判断が遅れてしまいます。その結果IT化も遅れてしまうのです。何かしらの判断を迫られた時に、スムーズに意思決定をできるようにしておかなければなりません。

IT化する場合の優先順位として考えておかなければならない観点はいくつもあります。例えば以下のようなものがあるでしょう。

  • コストを優先する
  • IT化を優先する
  • 導入期間を優先する

多くの企業で意識しなければならないのはコストではないでしょうか。IT化はコストを無視すれば非常に多くのことを実現可能です。大半の業務はITで実現できるような時代となっています。

しかし複雑な業務を実現するためのシステムはコストが高くなってしまいます。業務フローに合わせてIT化を要望するのは自由ですが、コストが見合ってなければどうしようもできません。そのためコストが優先順位の最上位にくることでしょう。

その他にもIT化に必要な時間も意識するべきところです。IT化はタイムスケジュールを引いて計画的に進めることが重要です。成り行きでIT化を進めてしまうと気付いた時には何も進んでいないことも考えられます。とにかく決められた期日までにIT化を実現するという方針も場合によっては必要です。

IT化を進めたいときの業務フロー見直し方法

具体的にIT化を進めたいときの業務フロー見直し方法についてご説明します。

まずはペーパーレス化を推進する

現在は紙で対応をしている業務を減らしていく「ペーパーレス化」を最初に推進しましょう。

ペーパーレス化はIT化をしやすく業務フローの見直しをしやすい部分です。紙を使っていることによって無駄な業務が発生している可能性が高いからです。紙でしている業務をそのままIT化することもありますが、IT化の機会に廃止しても良い業務もあるはずです。

例えば廃止できるような業務には以下のものが考えられます。

  • 紙の押印業務を減らす
  • 手書きの日報をなくす
  • なんとなく紙に書いている問い合わせの記録をやめる

特に業務フローの見直しで考えたいことは、紙での押印業務が本当に必要であるのかということです。

最近は電子証憑などの技術も発達しています。紙で押印をしていなくとも、IT化されたもので承認フローなどを示すこともできるようになっています。

また、日報や問い合わせの内容を手書きで管理するようなことも見直すと良いでしょう。これらを手書きで書く手間が無駄な可能性もありますし、紙でやり取りをすると管理が煩雑になるなどのデメリットもあります。

ペーパーレス化を推進することで、情報の集約や記入に必要な時間を短縮することが期待できます。IT化が進んでいない企業では、入力になれるまでは時間を要してしまうかもしれません。しかし、これはやむを得ないと割り切ることも大切です。長い目で見るとIT化をして時間を短縮したほうが、会社にとってメリットがあるはずです。

また、資料をデータで共有すれば印刷物を減らせるメリットもあります。会議のたびに多くの資料を印刷する必要はなくなり、経費削減につなげることが可能です。業務を進めるにあたり印刷物を減らすことはメリットが大きく、この観点からもペーパーレス化はおすすめです。

発生する頻度が多いものに主眼を置く

発生する頻度が多いものを主眼に検討を進めます。

日頃から利用する機会の多い業務であれば、それだけIT化した時のメリットが感じられやすくなります。たとえIT化が難しいような業務であっても、利用する人が多ければそれだけ大きなメリットを生み出す可能性があります。

例えば毎日対応しなければならない業務からIT化を検討してみましょう。毎日問い合わせを受けて紙にメモしているのであれば、それを入力するためのシステムに切り替えることで業務が大きく改善される可能性があります。

しっかりとブレークダウンができていれば、小さい単位でIT化ができることもあります。システムといえば大きなものを想像するかもしれませんが、中小企業であればEXCELマクロを活用したちょっとした仕組みを作ることでIT化が実現できます。また、Office365などのWindows標準製品を活用することで個別のアプリケーションを導入することなくIT化が図れる可能性もあります。最近はG Suiteをはじめとしたクラウドサービスも安価で利用でき、便利です。

また、業務フローを見直すにあたり定常的に発生する業務があるのであれば、ITの力を借りて簡略化することも可能です。毎朝同じようなメールを送らないといけないのであれば、これを自動的に実施する仕組みを作ることで業務を簡略化できます。1日単位であっても1日のうちに数回繰り返すようなものであっても、同じルールで対応できるものであればIT化することによって業務の簡略化が期待できるのです。そのような部分に最初は注目をしてIT化を検討してみると良いでしょう。

大手企業の業務フローを参考にする

大手企業の業務フローを参考にしてみる方法もあります。大手企業では多くの人が働いていますので、これらの人が適切に働けるように業務フローが最適化されていることが一般的です。

中小企業では、昔から慣例的に実施されているような業務もあり、意味があるのかどうか疑問に持ちながら対応している人もいることでしょう。そのような大手企業と大きく離れるような業務は、IT化の機会に廃止してしまうことをおすすめします。

大手の業務フローを参考にしたいと考えていても、なかなか中小企業では情報を得られないこともあるでしょう。そのような場合には、ITコンサルタントに相談して提供してもらうことをおすすめします。業務フローの改善を中心に実施しているITコンサルタントであれば、大手企業ではどのような標準フローを採用しているのか理解しているはずです。中小企業でそのまま導入できるとは限りませんが、どのような業務が必要でどのような業務は必要がないのかの切り分けに利用すると良いでしょう。

優先順位をつけて小さな単位でIT化への業務フローを生み出す

IT化を見据えた業務フローの見直しを進めるのであれば、優先順位をつけて新しい業務フローを生み出す方法をおすすめします。

中小企業であれば既存の業務フローを一気に改善することも可能です。

ただ、業務フローの改善は不可能ではないものの大きな変更は現場への負担が大きくなります。計画をしておいたとしても、現場での混乱は免れないケースもあります。そのような現状を踏まえると小さな単位で業務フローの見直しをするのが現実的でしょう。

小さな単位でIT化を進めるとしても、どこから進めていくのかを考えなければなりません。そこで重要となるのが優先順位を決めることです。冒頭でもご説明した優先順位の決定に従って小さな単位でIT化は進めていきます。ブレークダウンされた単位に従って少しずつ新しい業務フローに落とし込んでいきます。

利用するシステムの都合上、小さな単位でIT化ができないこともあります。システムの導入に伴って業務フローを大きく刷新せざるを得ないことも多々あります。ただ、そのような場合には他の業務フローに極力影響が出ないように考慮しましょう。特定の業務が大きく変化するだけであれば、現場の負担も最小限に抑えられます。