Googleドキュメントの便利な機能11選!知らないと損する時短ワザ

Googleが提供するGoogleドキュメントの便利なワザをご紹介します。
知っているだけで作業効率が上がったり、資料の完成度が上がったりするものばかりです。

◆テンプレート(オリジナルの登録もOK)

Googleドキュメントには、履歴書やプロジェクト提案書、パンフレット、ビジネスレター、会議メモ、ニュースレター、レポートなど、多くのテンプレートが用意されています。
例えば、会議メモは、議事録を作成するのに便利。テンプレートを使うと、記載漏れがなくなり、体裁を整える手間も省け効率的です。

【操作方法】

【1】Googleドキュメントを開き、画面、左上にあるGoogleドキュメントのアイコン「ドキュメント ホーム」をクリック
【2】「テンプレートギャラリー」をクリック
【3】テンプレートをクリックすると使用できる

darkmatter
ダークマター

【1】の操作の代わりに、「ファイル」→「新規作成」→「テンプレートから作成」をクリックしてもOK。
Wordも「ファイル」→「新規」とクリックすると、テンプレートが表示されるので、Wordをお使いの方はこちらのほうが馴染みやすいかもしれませんね。

有料版のG Suiteをお使いなら、オリジナルのテンプレートを登録しておくこともできます。
お客様提出用のテンプレートとして、社内ロゴなどを入れたものなどを作っておくといいでしょう。

【操作方法】

【1】「管理コンソール」にログインし、「アプリ」→「G Suite」→「ドライブとドキュメント」と順にクリック
【2】「テンプレート」をクリックし、「組織でカスタムテンプレートを有効にする」にチェックを入れる
【3】Googleドキュメントを開き、「テンプレートギャラリー」からテンプレートの送信を行う

◆書式のクリア

他のページからコピー&ペーストをする場合、普通に貼り付けると、書式が変わってしまうことがあります。貼り付けた後に、「あっ、しまった」となりがちですね。そんなときは、文字を選択した後に「表示形式」→「書式のクリア」とクリックしましょう。

貼り付ける前であれば、「編集」→「書式なし貼り付け」をクリックして貼り付けるか、ショートカットキー「Crtl」+「Shift」+「V」を使います。

darkmatter
ダークマター

書式を含めて貼り付ける場合のショートカットキーは、「Ctrl」+「V」です。

◆データ探索

「仕事ができるな」という方が上手に活用しているのが「データ探索」機能。
文書の内容に合う画像を探してくれたり、ウェブ検索の結果を示してくれたりします。
画像は、ドラッグ&ドロップで貼り付けることも可能。詳しくは、以下をご覧ください。

【G Suite】データ探索とは?Googleのスプレッドシート、ドキュメント、スライドが仕事を効率化してくれる

検索結果の項目にカーソルをもってくると、引用マークが表示され、クリックすると脚注が入ります。

◆提案モード

Googleドキュメントには「編集」「提案」「閲覧」の3つのモードがあります。メニューバーの右上から選択できます。
ここで「提案」モードを選択すると、元のテキストを変更せずに、変更を提案でき、提案内容をオーナーが承認すると、元のテキストが書き換えられます。

【操作方法】

【1】画面右上から「提案」モードをクリック
【2】修正を行う。修正内容が緑色で記録され、右端に吹き出しの形で変更内容が表示される
【3】修正理由を入れたいときは、吹き出しをクリックし、コメントを入力する

Googleドキュメントのオーナーは、吹き出しの右上にある「提案を承認」もしくは「提案を拒否」をクリックし、提案の判断をします。

darkmatter
ダークマター

Wordの校閲機能に似ていますね。

◆コメント

複数人でのやり取りや自分へのメモなどに活用できるのが「コメント」機能。コメントはスレッド形式なので、ちょっとした議論も可能です。

【操作方法】

【1】コメントを入れたい箇所の文字をドラッグ。右クリックで「コメント」を選択
【2】コメントを入力。再度コメントをクリックすると、別スレッドで追加のコメントも可能

特定の人宛のコメントであれば、「@」マークの後に、その人の名前もしくはメールアドレスの最初の部分を入力すると、予測一覧が表示され、相手を指定することができます。もしその方にファイルへのアクセス権限が設定されていない場合、「他のユーザーにファイルへのアクセスを許可する必要があります」と表示されるので、共有設定を行いましょう。

◆脚注

ワンランク上の資料に仕上げたいなら「脚注」は覚えておきたい機能です。

【操作方法】

【1】脚注を入れたい部分にカーソルを置いたあと、「挿入」→「脚注」と順にクリック
【2】自動で番号が割り振られ、ページ下に脚注が入力できる

◆変更履歴

ごくたまに以前のバージョンに戻したくなることがあります。頻繁に使う機能ではないので、「過去の版に戻すことができる」ということだけ知っておき、必要なときに操作方法は調べることでもいいでしょう。

【操作方法】

【1】「ファイル」→「版の履歴」→「変更履歴を表示」をクリック
【2】「版の履歴」の中から選択すると、そのバージョンのファイルが表示される
【3】画面左上の「この版を復元」をクリックすると、版を戻すことが可能
【4】「版の履歴」で選択をすると「その他の操作」アイコンが表示され、「この版に名前を付ける」「コピーを作成する」を選択することもできる

◆Google Keepとの連携

Googleドキュメントは、Googleカレンダー、Google Keep、Google ToDoリストと連携できます。
中でもメモアプリ「Google Keep」との連携は便利。Google Keepに画像を保存しておくと、ドラッグ&ドロップでドキュメントに画像を挿入できますよ。
画像以外に文字もドラッグ&ドロップで挿入できるので、出先で原稿をGoogle Keepにメモしておいて、後からドキュメントに挿入するといったことも可能です。

【操作方法】

【1】「Google Keep」のアイコンをクリック
【2】右サイドバーにGoogle Keepのメモが表示される
【3】挿入したいメモをドラッグ&ドロップでドキュメントに挿入する

◆オフラインでの活用

基本的に、Googleドキュメントはオンラインで利用しますが、設定することでオフラインでも使用できます。

【操作方法】

【1】Googleドライブを開き、「設定」をクリック
【2】「Googleドキュメント、スプレッドシード、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」にチェックを入れる
【3】「完了」をクリック

◆画像・名刺の文字起こし

名刺など画像形式のファイルの文字を起こす必要があるときは、Googleドライブにファイルを保存して、Googleドキュメントで開いてみてください。
画像そのものと、文字が表示されます。完璧とは言えないまでも、ある程度文字を起こせ、一から文字起こしをするよりも作業が楽になるでしょう。

◆見出しへのリンクを左ナビに常設する方法

長い文章を書くときは、ドキュメント内を行ったり来たりする機会も増えるもの。見出しを常に表示させておくと便利です。

【操作方法】

【1】「表示」→「ドキュメントの概要を表示」を順にクリック
【2】左サイドに概要が表示される。見出しをクリックすると、該当箇所を表示できる

◆アドオン

こんなことできないかなと思ったら、アドオンを探してみることをおすすめします。
アドオンの入手方法などは以下の記事をご覧ください。

Googleドキュメントを便利に活用!おすすめの拡張機能(アドオン)をご紹介

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