G Suiteで業務を自動化「Google Apps Script」の活用

GmailやGoogleマップ、カレンダー、ドキュメント、検索サービスなど、Googleのサービスは、私たちの仕事や生活に欠かせないものになりました。

企業向けパッケージ「G Suite」を採用している企業は、約1年前の2017年1月時点で300万社を超えたと発表されています。最近ではDropboxがGoogleと提携してG Suiteを正式サポートする方向に動いていることが分かるなど、さらなる拡大が予想できます(参考)。

仕事のパソコン業務の大半は、G Suiteで行えるといっても過言ではないでしょう。セキュリティの高さや価格の安さなども魅力のひとつですが、実はもう一つGoogleにはより便利に使える機能が備わっています。

それは「Google Apps Script」。略して「GAS(ガス)」と呼ばれ、誰でも無料で使えます。

GASを使うと、Googleや他者のサービスを自動化して連携することができるようになります。
「こんなことができたらいいのに」「あれと連携できれば」と思うことが実現できるでしょう。

例えば
・Googleカレンダーに登録してある予定が、毎日決まった時間にメールで届く
・スプレッドシートで使えるオリジナルな関数を作る
・フォームに回答した方へお礼メールを自動で送付する
・問合せが届いたらチャットワークに通知する

ここで挙げた例は個人レベルのものであり、一つ一つは小さな自動化ですが、人手不足が深刻化する中、こういう積み重ねが大事になってきます。
一般にプログラムというと、非常にハードルが高いものですが、GASであれば新たな予算は必要ないですし、「ちょとやってみよう」という軽い気持ちで始めることも可能です。

もちろん企業レベルでも活用されています。
ソフトバンクの事例が紹介されている動画がありました。
GASとは何かという部分も紹介されていますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

注意しておかないといけない点としては、GASではいくつかの機能について、実行時間やデータサイズといった「ハード制限」と1日あたりの実行回数の「容量制限」があります。
無料のGoogleアカウントやG Suiteの場合は、スクリプト実行時間が6分/実行です。
アーリーアクセスプログラム(EAP)に参加している場合は、これが30分/実行になります。
扱うデータ量が多いなどして実行時間を超えてしまうと、エラーとなり終了してしまいます。
規制緩和の話もあるようなので、利用する場合は最新の情報をキャッチしておきましょう。

Google Apps Script公式ドキュメント

darkmatter

英語が苦手な場合は、Chromeの拡張機能「Google 翻訳」を使って読むのがおすすめ

いくら無料とはいえ自分でGASを使うのはハードルが高いなという方は、「G Suite Marketplace」をチェックしてみてください。
高品質な企業向けアプリが用意されています。

実はG Suiteの拡張を考える場合、GAS以外にも手段があります。
詳しくは以下の動画が参考になるでしょう。

GASを使う場合は、以下の書籍を1冊持っておくと便利だと思います。
書籍:詳解! GoogleAppsScript完全入門 ~GoogleApps & G Suiteの最新プログラミングガイド~

弊社ではテレワーク導入のサポートなどを行っています。かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指していまので、何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

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