EvernoteとGoogle Keepの使い分け!仕事の管理、ToDo管理に

こんにちは。

皆さんは、「Keep」というサービス(アプリ)をご存じでしょうか?

「Keep」とは、Googleが提供しているオンラインメモサービスです。
もちろん無料で使用できます。

Google Keep

Google Keep

2013年にリリースされた直後は、Evernoteなどと比較すると正直見劣りする印象でしたが、その後のバージョンアップを経て便利なアプリになりました。
社内用の共有ツールとしても使えます。

どんなアプリかまずは概要を知りたい方は、こちらの動画が分かりやすかったです。 グリットグループホールディングス株式会社の事例も交えながら紹介されています。

▼Keep or Note もう忘れない! G Suiteユーザーのための情報管理術

Google Keepの便利な点

無料で始められるメモアプリといえば「Evernote」やマイクロソフトが提供する「OneNote」が有名です。
「Google Keep」「Evernote」「OneNote」のどれもが優れており、その人にとってどれが一番かは、置かれている環境、活用法、好みにより変わってくることと思います。

ここからは、上記3つのアプリを比較しながら、Google Keepについて特徴を説明していきます。

・シンプルで直感的に操作できる
あくまでも筆者の主観になりますが、「Google Keep」「Evernote」「OneNote」の中で一番、直感的に操作ができたのが「Google Keep」でした。付箋紙にメモを取り、パソコンに貼り付ける感覚に近いです。「Google Keep」の場合は、入力したメモの順番を画面上で簡単に入れ替えたり、ピン留め(固定)しておいたりできます。「OneNote」もメモを好きな場所に配置できますが、できることが多い分だけ、使い方を事前に知っておいた方が便利に使えるように思います。

・デバイスフリー
「Google Keep」「Evernote」「OneNote」のどれもが、PC(Windows / Mac)、タブレット、スマホ(Android / iPhone)など、さまざまなデバイスで利用可能です。ただし、「Evernote」の場合は、無料プランの場合、利用できるのは2台まで。

・リマインダー機能がある
メモごとにリマインダー機能が付いており、あらかじめ時刻を設定しておけば通知してくれるサービスです。Googleカレンダーなどのリマインド機能と重複する部分もありますが、「15時に○○さんに電話」というメモに「15時」に通知されるように設定しておくと、他の作業に集中していても、忘れることがなく重宝します。また毎週同じ時間に通知が来るように設定することも可能です。メモ欄には、相手の電話番号や名前、用件などを入力。終わったメモは削除することもできますし、アーカイブとして残しておくことも可能です。

・メモを分類できる
「Google Keep」と「Evernote」はメモをラベル(タグ)で分類できます。サイドバーにあるラベル名をクリックすると、そのラベルが付けられたメモが表示されます。どうしてもメモが増えてくると、一覧にしたときにパッと分かりにくくなるので、ラベルに加えて、色もうまく活用するといいでしょう。

・検索機能が優れている
さすがGoogle!と感じるが「検索機能」。文字に加えて、リマインダーやラベル、色でも検索できます。「弁当を作る」というメモを書いたところ、自動で「食品」という項目までできていました。

・チェックリストが便利
チェックリストを使ったメモを作成できます。ToDo管理や買い物リストの作成などに便利。チェックを付けると、取り消し線が引かれます。

・メモを保存しておける
用件が済んでメモでも、後から読み返すと便利なものがあります。そんなときは、「アーカイブ」をクリックすれば、メモを保存しておくことが可能です。
作業記録として残しておけるToDoや連絡先が書かれたメモなどは保存しておくといいでしょう。

・メモを共有できる
メモを他の人と共有することが可能。部署内で全員がGoogle Keepを使い、毎日のToDoを共有するようにすれば、離れた場所で仕事をしていても誰が何をしているのか予想がつきやすくなります。ToDoに実施予定時刻も入力しておくと、なおさら便利ですね。

その他、メモはテキスト入力以外に、音声入力、手書き入力にも対応しており、画像のアップも可能です。また画像のテキスト化にも対応しています。

ちなみにEvernoteやOneNoteでは、表の入力や文字の装飾が可能ですが、Google Keepではできません。

活用事例

筆者の場合は、EvernoteとGoogle Keepの両方を使っています。
実は一時期Evernoteではなく、OneNoteを使っていたのですが、今はOneNoteは使っていません。

Google Keepは、ToDo管理とちょっとしたメモを取るのに使っています。
一方のEvernoteは、ノート的な使い方をしています。
具体的には、業務のマニュアルや会議の議事録の保存、原稿の作成、仕事の参考になりそうな情報の蓄積などを行うツールという位置付けです。
Google Keepに、後から調べたいことをメモしておいて、実際に調べた結果はEvernoteに記しておきます。

Google KeepもEvernoteも、仕事でもプライベートでも使用しており、そこはあまり厳密には分けていません。

弊社では全てに関して最適なアドバイスや解決策を提供できるわけではありませんが、かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指しています。何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

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