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こんにちは、暑い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか。
今回は、FAXの話題です。
仕事の連絡はもっぱらEメールという方が多いと思いますが、意外となくならないのがFAX。
でも、けっこう不便だと思うことはありませんか。
「FAXで資料を送りました!」と出先で連絡を受けても、出張中だと数日確認できなかったり、同僚にスキャンしてもらいメールで送ってもらったり……。
そして最近の働き方改革のひとつ「テレワーク」を行う際も、「FAXで届く資料の処理はどうするんだ」と課題になることがあるようです。
そこで注目したいのが費用面でもお得な「インターネットFAX」。
FAX複合機は不要です。
インターネットが使える環境で、FAXの内容を確認するためのパソコンやスマーフォン、タブレット等があれば利用することができます。
FAXはインターネット上のサービスサイト(クラウド)に届きますので、サービスサイトにログインして必要なFAXをダウンロードします。
もちろんFAXの送信もサービスサイト内から操作可能。
FAXが届いたときには、メールでお知らせしてくれる機能があり、見逃す心配もありません。
自動でフォルダー分けしてくれるサービスなどを実施していることも。
FAXはクラウド上に保存されていますので、昔のFAXが急に必要になっても安心です。
FAXが届くと、メール添付で送ってくれるサービスです。
そしてFAXを送付するときは、メール添付で送ります。
こちらは事前にメールアドレスを設定しておく必要があり、メールを受け取った人のみがFAXを閲覧することができます。
一般的に、クラウド型よりもメール型の方が費用は安価です。
大きな会社になればなるほど、利用するサービスを変えるハードルは高くなるでしょう。
また、小さな会社であっても上司の理解が得られないことも……。
実は、最近のFAX複合機は高性能になってきているので、機種によっては受信したFAXを印刷せずに社内共有フォルダに保存したり、クラウドに保存したりすることが可能です。
また受信したFAXデータを指定したメールアドレスに転送することもできます。
これらの機能を活用すれば、外出先からFAXを確認することができます。
(一例)
▼ ファクスクラウド転送 – 機能紹介|ビジネスプリンターNAVI|ブラザー
▼受信ファクス to クラウド : ソリューション : 富士ゼロックス
いかがだったでしょうか。
日常的にFAXは使わないけど、たまにという場合などは、月額無料で使えるサービスなどもあります。
また有料のサービスの場合も1カ月程度無料のお試し期間を設けていることが多いです。
気になった方は、チェックしてみてください。
弊社では、中小企業のIT化支援を行っています。お気軽にご相談ください。
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