[無料]PDFへコメントを書き込みたい!記入方法から印刷まで注釈機能を解説

書類を紙にもっとも近い状態でパソコンに保存する方法が「PDF形式」。
PCでもタブレットでも、スマートフォンでも、MacでもWindowsでも、あらゆるデバイスで表示でき、気軽に内容を書き替えるのが難しいのが、特徴です。このため変更が望ましくない書類(請求書や契約書など)のやり取りをする際に利用することが多いですね。この点も非常に紙と似ています。

近年はペーパーレス化の流れもあり、紙ではなくPDFで書類を保存しておくことが増えました。とはいえ、「紙の方が見やすくて良かったのだけど……」という声も聞きます。加えて、紙の書類のように付箋を貼ってメモしておきたい、マーカーでラインを引きたい、目印を付けておきたいといった要望をお聞きすることも少なくありません。

そこで、今回はこうしたご要望に応えることができる「注釈機能」について解説します。

PDFにメモ書きができる「注釈」機能とは

PDFの編集というと、有料版のAdobe Acrobat DCやフリーソフト等、何か準備が必要なケースが多いですね。その中で、PDFにメモ書きができる「注釈」機能は、PDFを表示するときに使う「Adobe Acrobat Reader DC(無料)」があれば利用できます。ただし、注釈機能が無効になっている場合は、除きます。

注釈機能の基本的な使い方

ここからは、注釈機能の基本的な使い方を説明します。

  1. PDFファイルを「Adobe Acrobat Reader DC(無料)」で開く
  2. サイドバーから「注釈」をクリック。表示されていない場合は、メニューバーから「表示」→「ツール」→「注釈」→「開く」と順にクリックする
  3. 使用したい注釈のアイコンをクリックして選択後に、文書内の注釈を入れたい場所をクリックする
  4. 注釈の追加が終わったら、名前を付けて保存を忘れずに

挿入した注釈はドラッグすると、挿入位置の変更が可能。注釈の削除したいときは、挿入した注釈をクリックして、キーボードの「Delete」キーを押します。

次に、どのような種類の注釈があるのか、見ていきましょう。

ノート注釈:相互のやり取り&余白が少ないときに

付箋にメモ書きをするイメージで使えるのが「ノート注釈」。文書にはマークが付くだけなので、直接メモを書く余白がないときや、常時表示しておく必要がない内容を書いておくのに便利です。一つの注釈に対して、自分や他の人がさらに投稿を続けることもできます。

マークを右クリックして「ポップアップノートを開く」をクリックすると、PDF上に内容が表示され、「×」をクリックすると表示が消えます(注釈が削除されるわけではなく、表示が消えるだけ)。ポップアップノートは、枠をドラッグすると、大きさの変更が可能なので、メモの内容が多いときは枠を大きくすると見やすいでしょう。

注釈を右クリックし「プロパティ」を選択すると、アイコンのマークや色、作成者の名前を変更できます。1回のみの変更であれば、そのまま「OK」をクリックし、今後、今回設定したものを使用したい場合は、「プロパティをデフォルトとして使用」にチェックを入れた後に「OK」をクリック。社内の複数人でメモのやり取りをする場合は、作成者の名前が全員会社名になっていると、誰のコメントなのか判別ができません。またアイコンのマークや色は、各自が自由に設定するのではなく、やり取りするメンバー間でルールを決めておいた方が見落としなどがなくなります。

※印刷については、後述します

テキストをハイライト表示:文字にマーカーを線を引きたいときに

資料に蛍光ペンや赤ペンでマーカーを引きたいときがありますね。PDFでも同様の作業が可能です。

◆蛍光ペンで文字に線を引きたいとき(太い線)

蛍光ペンで線を引くイメージであれば、「テキストをハイライト表示」を使います。「テキストをハイライト表示」をクリックした後、線を引きたい文字をドラッグしましょう。ハイライト表示にメモ書きを添えることも可能です。ハイライトの色は、デフォルトだと黄色に設定されていますが、右クリックして「プロパティ」から変更することもできます。もしマーカーを引いた後に文字が読みにくいときは、プロパティの「表示方法」で「不透明度」を変更するといいでしょう。数値が大きいほど濃い色になり、数値が小さいほど薄い色になります。

◆文字に下線を引きたいとき(細い線)

赤ペンや鉛筆で下線を引くイメージで使いたいときは、「テキストに下線を引く」を使います。線は、直線と波線から選べ「プロパティ」から変更できます。

テキストボックス:文書に直接文字を書き込みたいとき

「ノート注釈」が付箋にコメントするイメージであれば、「テキスト注釈」、「テキストボックス」と「引き出し線付きテキストボックス」は、資料に直接書き込むイメージ。文書内のどこにでも配置できて、常に文書内に表示されています)。余白があるときは、こちらの方法もおすすめです。「テキスト注釈」はテキストのみで、「テキストボックス」はテキストの周りに四角の枠が付きます。そして「引き出し線付きテキストボックス」になると、テキスト周りの四角の枠に加えて、矢印が付く点が特徴です。

資料へのメモ書き以外に、書類のフォーマットをPDFファイルでもらいパソコンで記入して印刷して提出したいときにも使えます。あくまでも注釈機能のテキストなので、PDFのまま提出するのはおすすめしませんが、印刷するなら全く問題ありません。

「引き出し線付きテキストボックス」は、図やグラフなどに気付いた点をコメントして残しておくのにも便利です。

四角や丸、雲形など図形を使用したマークアップもOK

直線や矢印、四角、丸、雲形などの図形を使用した描画マークアップもできます。特定の領域を囲みたいときは「多角形ツール」も便利です。フリーハンドも用意されています。

これらの描画ツールと併せて使いたいのが「消しゴム」。消しゴムツールをクリックした後に、消したい場所をなぞると線が消えます。

タッチモード対応のディスプレイを使用している場合、雲や多角形、折れ線の描画マークアップツールが利用できない場合(グレーアウトしている場合)があります。この場合は、タッチモードを無効にしてみてください。詳細はこちらをご覧ください。

スタンプも押せる

注釈機能の中には、スタンプが用意されています。
「承認済」「極秘」など、資料の情報の格付けを付けるのにも使えますね。

プロパティから不透明度の変更が可能。文字の背景として使いたい時は、数値を小さく設定するといいでしょう。
またスタンプを選択後、マウスでスタンプの枠をドラッグすると大きさを変えることもできますよ。
PDFに押印したいときは、「電子印鑑」から。電子印鑑についての詳しい説明は「【電子印鑑】効力から角印、認印の作成(無料/有料)、押印する方法まで徹底解説」をご覧ください。

ちなみにカスタムスタンプにオリジナルのスタンプを登録しておくことも可能です。

注釈を印刷する方法

注釈を印刷したい場合は、2通りの方法があります。ページ上に表示されている注釈のみを印刷する方法(①)と、注釈の一覧を印刷する方法(②)です。用途に合わせてご利用ください。

①文書と注釈を印刷する

注釈が表示されたPDFの状態のまま印刷したいときに使います。見えている状態のままで印刷されるので、注釈同士が重なっていると、一部が隠れてしまいます。最初に調整しておきましょう。ノート注釈の内容など、文書上に表示されていないものは印刷されません。

(操作方法)

  1. メニューで「編集」→「環境設定」と順にクリック
  2. 「分類」欄から「注釈」を選択し、「ノートとポップアップを印刷」にチェックを入れ、「OK」をクリック
  3. メニューから「ファイル」→「印刷」と順にクリック(Mac OSの場合は、「プリント」をクリック)
  4. 印刷画面の「注釈とフォーム」欄で「文書と注釈」が選択されていることを確認し、「OK」をクリック

②注釈の一覧を印刷する

全ての注釈を印刷したいときは、こちらの方法を使いましょう。注釈が一覧となり、印刷できます。

(操作方法)

  1. メニューで「ファイル」→「印刷」と順にクリック(Mac OSの場合は、「プリント」をクリック)
  2. 「注釈の一覧」をクリック
  3. 「印刷する文書に注釈の一覧テキストを含めますか?」と表示されたら「はい」をクリック
  4. 「OK」をクリック

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今回は以上になります。
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