既存のITシステムの活用サポートやリプレイス

既にITシステムを導入している企業も多いことでしょう。規模の大小はあるとは考えられますが、中小企業でも何かしらのITシステムを導入する時代とはなってきています。

ただ、これら既存のITシステムは活用できているでしょうか。また、昔にITシステムを構築したことで古くて活用できないものになっていないでしょうか。

今回は古くから存在するITシステムの活用や陳腐化したシステムのリプレイスについてご説明します。

既存のITシステムは変化する企業環境に対応しているか

最初に考えなくてはならないことは、既存のITシステムは変化する企業環境に対応できているのかということです。ITシステムは一度導入すると永久に利用できると思われていることもあります。しかし、実際には企業環境に合わせてITシステムも常に見直しをしなければなりません。まずは企業環境の変化とITシステムの変化についてご説明をします。

企業環境は常に変化するものである

そもそも企業環境は常に変化するものです。変化の大きさには差がありますが、全く変化しない企業環境というのはほぼあり得ないでしょう。業界として大きな変化がなかったとしても、社会情勢の変化によって企業環境に変化が生まれることも考えられます。

企業環境が変化したのであればITシステムも変化するべきです。置かれている状況によって求められているシステムは異なります。適切なものを利用するように心がけなければなりません。

理解しておいてもらいたいことは、そもそも企業環境は常に変化しているということです。同じ環境で仕事ができる期間には限りがあります。それに加えて企業環境の変化に応じてシステムを変化しなければならないことを理解しておきましょう。

既存のITシステムは変化に対応できているか

既存のITシステムは企業環境の変化に対応しているのかどうかを考えなければなりません。基本的にITシステムを構築するときには、そのときの企業環境に合わせたものを構築します。先を見据えてITシステムを構築することもあるものの、10年などの先を見据えてITシステムを構築することは不可能です。

そのことを踏まえるとITシステムは構築すると必ず陳腐化するものであると考えなければなりません。どんなに使い慣れたITシステムがあったとしても、構築されてから期間が経っているのであれば企業環境の変化に対応できていない可能性があります。

例えば分かりやすいものでは消費税の変更がありました。これは企業環境の変化としては非常に大きいものです。これに対応しなければ使い慣れたITシステムであってもそのまま利用することは不可能です。必ず何かしらの対応を求められるとも言い換えることが可能です。

これは極端な例ではありますが、企業環境は何かしら変化するものです。変化の大きさには大小がありますが、その変化に追従する形でITシステムは利用できなければなりません。

既存のITシステムを活用すべきかリプレイスすべきかを判断

一般的にITシステムは5年程度でリプレイスをすべき

一般的にITシステムは導入してから5年程度でリプレイスをするべきです。具体的にITシステムに耐用年数が設定されているわけではありませんが、概ね5年程度利用したタイミングでリプレイスをするべきです。ただ、ハードウェアには耐用年数が設定されていますので、場合によってはこれよりも長いタイミングでリプレイスを検討することもあります。

企業環境や業務に大きな変化がなければ活用も検討

企業環境の大きな変化や業務に変更がない場合には、既存のITシステムをそのまま活用することも検討できます。本来はリプレイス修正などを検討しなければなりませんが、条件次第ではそのまま利用することも可能です。

特にITシステムを構築してから日が浅い場合、企業環境や業務には大きな変化が生じていないこともあるでしょう。ITシステムを導入したもののうまく活用できなかったのであれば、活用の仕方を見直すことで使いこなせる可能性があります。

既存のITシステムとの付き合い方

既存のITシステムとどのように付き合っていくのがよいのでしょうか。考えられるパターンは3つあります。それぞれのパターンについて具体的に解説をしていきます。

パターン1:サポートを受けながら最大限活用

既存のITシステムがあるのであれば、理想的であるのはサポートを受けながら最大限活用することです。既に構築されているものがあるわけですので、追加でシステム構築に関する費用をかけることなくIT化を実現できます。

企業によってはITシステムがあっても活用できていないことがあるでしょう。せっかく大金を支払って構築したITシステムであったも、うまく使いこなせいないことで宝の持ち腐れとなっていることがあります。ITに強い人が社内にいないことで活用できていないこともあります。

そのような場合には、ITコンサルタントのサポートを受けて既存のITシステムの活用術を検討してもらうことが重要です。

ITコンサルタントは業務の効率化などを専門に扱う業種です。既存のITシステムを踏まえて、どのように活用すれば会社にとってプラスに働くのかを考えてもらえます。ITの素人では思いつけないようなこともITコンサルタントであればひねり出してもらえることもあります。

ITシステムを導入しているということは何かしらの理由を持っているはずです。最初の導入時に何の目的もなく大金を支払ってITシステムを構築したということはないでしょう。ただ、多機能すぎるITシステムなど導入しても結局使いこなせないものもあります。そういったものはITコンサルタントのサポートを受けながら、最大限活用できるように業務を見直していくことがおすすめです。

パターン2:現在求められるものにリプレイス

既存のITシステムを活かす方法として最も考えられるものはリプレイスです。ITシステムを導入してある程度の年数が経っている場合、企業変化に合わせてリプレイスすることでITシステムを長く利用できます。

リプレイスといえばITシステムを完全に新しくすることをイメージする人もいるようです。それもリプレイスには間違いないのですが、部分的にシステムを改修したり入れ替えたりすることもリプレイスに分類されます。そのため、企業環境の変化に合わせて部分的な改修や入れ替えで常に活用しやすいシステムを作り上げていくことが重要です。

システム改修やリプレイスをしたいのであれば、ITコンサルタントに依頼をして業務フローの見直しも含めると良いでしょう。ITシステムを変更するのであればそれに合わせて最も良い業務フローを用意するのが理想的です。既存の業務フローにITシステムを合わせるのではなく、活用しやすいように業務フローの見直しも合わせて進めていくのです。

ただ、システムのリプレイスは費用のかかるものです。業務フローの見直しと同時に進めてしまうと予算オーバーになってしまう可能性もあります。現在求められているものにリプレイスをしたいのであれば、予算との兼ね合いを考慮するようにしましょう。

パターン3:不必要であれば廃棄

既存のシステムが現在あまり利用されていないということも考えられます。その場合、思い切ってシステムを廃棄してしまうことも選択肢にはあげられます。

どのようなシステムを利用している場合でも、システムを保有していれば多少なりとも費用は必要です。維持費の発生しないシステムは存在しないと考えておいて良いでしょう。そのためシステムが不要であれば不必要な支払いを続けることになってしまいます。このような支払いはなるべく減らさなければなりません。

既存のITシステムが現在の業務にそぐわないものであれば廃棄してしまったほうが良いでしょう。特に改めて活用できる見込みがないものは維持費を無駄に垂れ流す前に廃棄をおすすめします。不必要なものは廃棄をして、改めて必要なITシステムの構築を検討することがおすすめです。

既存のITシステムでサポートを受けながら利用するのも方針としては良いものです。ただ、思い切って廃棄したり大規模なリプレースも選択肢には持っておきましょう。

システムは導入するだけではなく活用やリプレイスの計画が重要

ITシステムを導入することだけを考えている人が多いものです。導入することは投資の面でも大きなものですので注視するのは仕方ないことでもあります。

しかし、実際にはシステムを導入することだけではなく活用やリプレイスしていくことまでを考えておかなければなりません。このことの必要性について以下ではご説明をしていきます。

導入時から計画が組まれていることが理想的

システムは作って終わりではありません。大金をかけて作るものですので、その後も引き続いてシステムを活用していくことが重要です。活用されないシステムは作っても無駄だと言えるものです。

システムを活用するためには導入時から計画を立てておかなければなりません。何かしらの目的をもってシステムを作っているはずですので、その目的を達成するためにどのようにシステムを活用していくべきかを考えておくのです。言われてみれば当たり前のことかもしれませんが、この点を考えずにシステムを導入して活用できずに困ってしまう企業があるのも事実です。

また、一度作ったシステムは延々と使い続けられるものとは限りません。企業環境の変化に合わせてリプレイスが求められるシステムも多々あります。そのことも導入時から検討しておくことが理想的です。

例えば最初から5年に一度リプレイスすることを計画しておけば、それに合わせた活用方法を作成可能です。リプレイスをする前には次のシステムでどのような活用が求められるかを検討できます。最初から活用に関する計画がなければ、あとから急に次のシステムではどのような活用をするべきかを考えなければなりません。

システムは高額な投資ですので長い目で活用する方法を考えなければなりません。とにかくシステムを作って終わりではなく、活用方法や切り替えのタイミングまで事前に検討しておくべきなのです。

IT部門の設立やIT顧問の外注も視野に入れる

社内でITを活用したいと考えているのであればIT部門の設立なども検討してみましょう。

中小企業ではなかなかIT部門を用意できないのも事実です。そこまで人材の余裕がないという企業も多々あることでしょう。ただ、専門の部門を用意しておくことによって、ITシステムを効率よく活用できたりリプレイスを計画的に進められたりできるようになります。

どうしても社内で用意できないという場合は、外部のコンサルティング会社などにIT顧問の依頼をするのも良いでしょう。専門知識を生かしたコンサルティングサービスの中でITシステムの活用法やシステム切替の段取りなどを提示してもらえます。

IT化をして終わりではなく長く活用する方法を計画することが重要

IT化をして満足している企業が多いのが現状です。一度IT化をしてしまえば終わりであると考えられていることもあります。しかし、IT化は活用しなければ意味がありません。IT化をした事実だけで満足するようなことは避けなければならないのです。

ITシステムを活用するのであれば長く活用する方法を計画しなければなりません。例えば陳腐化に備えてリプレイスを計画したり、ITコンサルタントを利用して既存のITシステムをさらに活用できるようにならなければならないのです。

ITシステムを構築しても活用できていない企業は多々あります。活用できていないだけであればITコンサルタントの力を借りて活用するべきですし、陳腐化しているのであればリプレイスに向けて動き出すべきです。