個人・中小企業向け!オンラインストレージ比較2019

現在、規模の大小を問わず多くの企業で導入されているオンラインストレージ。

ITに詳しい人がいない中小企業ほど導入に二の足を踏みがちですが、実はそういう企業ほど向いているともいえるのが「オンラインストレージ」です。自社でITの専門家を雇用する余裕がない企業の場合、どうしても対応が遅くなりがちで、セキュリティのリスクが上がります。自社内にデータを保存しておけば安心という時代は終わりました。

この機会に自社に合ったオンラインストレージの導入を検討されてはいかがでしょうか。

オンラインストレージの特徴

インターネット経由で、ファイルを保存できる「オンラインストレージ」。

パソコン内に保存しておくのと、比較して次のような特徴があります。

・ファイルのサイズ(容量)を気にせずに保存しやすい
オンラインサービスの中には容量無制限のものも多いです。また有限の場合も必要に応じて容量アップができるので、動画や画像などサイズの大きいファイルを多数扱う人は特にメリットを感じやすいでしょう。

・容量の大きいデータを共有しやすい
誰かとファイルを共有する際、メールへの添付だと容量オーバーで送付できないことがあります。また宅ふぁいる便などのファイル送信サービスを使う方法もありますが、ダウンロード期限があるなど、不便さを感じることも。その点、オンラインストレージを普段から使っていれば、共有したいファイルのURLをメールに沿えるだけで共有が可能です。

・いつでも、どの端末からでもデータを利用できる
会社からはもちろん、出先、自宅からなど、場所を問わずファイルにアクセス可能。パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どの端末からも利用できます。テレワークを導入する際にも便利。

・共同作業が可能に
一つのファイルを数人で確認し、追記したり、修正したりすることがあると思います。このときに各自が手元で修正して誰かが集約するのは手間ですね。これがオンラインストレージなら、共有している1つのファイルを直接、全員が編集できます。

・自然災害のときもデータが守られる
オンラインストレージに保存したデータは、国内外、複数のデータセンターで管理されています。パソコンが故障するとデータを取り出せなくなることがありますが、オンラインストレージの場合は心配いりません。

・常に最新のセキュリティ環境を利用できる
各自のパソコンでデータを管理する場合は、自社でセキュリティ管理が必要ですが、オンラインストレージは常に最新のセキュリティ環境が整っています。社員が使える機能を設定するなど、自社に合せた運用ができるような管理システムも提供されています。

選ぶポイント

オンラインストレージを会社として導入し、安心安全に使用するために欠かせないのが、どのサービスを利用するのがベストかの見極めと、使い方(ルール)の作成。

まずは以下の点を決めておくといいでしょう。

1.利用人数
サービス、プランによっては、最小利用人数、最大利用人数が決められていることがあります。分かる範囲で、今後増える見込みがあるのか、減る見込みがあるのかも考えておくといいでしょう。なお、多くのサービスで利用人数の増減は比較的簡単に手続きできますので、特定の部署でトライアル的に導入して、良ければ他の部署にも広げていくという形で進めるとスムーズです。

2.セキュリティの高さ
どこまでのセキュリティを求めるのか確認しておきましょう。無料で使えるプランもありますが、このようなプランは会社としての管理ができず、各自が自由に使う形となり、リスクが高まります。

3.海外拠点とのファイル共有を行う可能性
海外拠点とのファイル共有を行う可能性がある場合は、その国、その国の言語に対応しているオンラインストレージサービスを導入する必要があります。例えば、中国だとGoogleのサービスは利用できません。

4.オンラインストレージを導入する目的
当然ですが、オンラインストレージを導入する目的は明確にしておきましょう。目的が明確でないと、多くのサービスがありますので、目移りして、必要のない機能まで付けてしまう可能性があります。優先順位を決めておくといいですね。

5.利用者のITスキル
従業員のITスキルが高い場合は、どのオンラインサービスでもある程度順応し、利用できますが、ITスキルにバラツキがある場合、全体としてあまり高くない場合はどのサービスを選ぶかが成功の可否を握っていると言ってもいいでしょう。仕様変更があまりないサービス、日本語のヘルプが充実しているサービス、問合せにスムーズに対応してもらえるサービスに重点をおいて選ぶのがおすすめです。

6.予算
主要なオンラインサービスの利用料金に、大差はありません。ただし、1ユーザーあたりで課金されることが多いので、大人数になればなるほど、価格差は広がります。何事でも予算は大事ですが、予算ばかりを重要視しすぎると、自社では使えないということになりかねないのでご注意ください。

オンラインストレージを導入する際は、無料でトライアル体験ができるサービスも多いので、実際にいくつか使ってみて操作性などを確認するといいでしょう。

また「1.利用人数」のところでも少し触れましたが、オンラインストレージを導入する際は、特定の部署など限られた人数で使用し、そこで運用ルールを決め、段階的に他の部署などにも広げていくのがおすすめです。

主なオンラインストレージ

代表的なオンラインストレージ「Google Drive」「Dropbox」「OneDrive」「SugarSync」についてまとめました。最後に比較表を付けましたので、選ぶ際の参考にされてください。

Google Drive(グーグルドライブ)

公式サイト

Googleが提供するオンラインストレージ。Googleアカウントをお持ちの方は新たな手続きなしで利用できます。

無料で使えるのは15GBまで。この15GBというのは、Googleドライブに加えて、Gmail、Googleフォトの容量の合算です。ただし、Wordをドキュメント、Excelをスプレッドシート、PowerPointをスライドで保存すると、容量ゼロで保存可能。また音楽ファイルは、「Google Play Music」に保存すると、容量ゼロ(最大50,000曲)です。「Googleフォト」は「高画質」で保存することで、容量ゼロで保存可能。

有料のプランは、100GBだと「2,500円/年(250円/月)」で、1TBだと「13,000円/年(1,300円/月)」です。ただし、Googleは、Google ドライブ単独での販売の他に、G Suiteというサービスも提供しています。G Suiteでは、Basicプランが30GBのGoogleドライブが付いて、680円/月。Businessプランだと容量無制限(5ユーザー未満だと1TB)で1,360円/月。

Googleドライブの場合は、ファイルをアップロードした人が所有者となり、所有者のディスク容量のみが使用されます。つまりファイルを共有している他のメンバーの容量はカウントされません。このため、共有相手の容量を気にする必要がなく、気軽にファイルを共有し、チーム作業を行いやすいサービスといえます。

Googleドライブ単独での契約だと、各自が自由に使う形になりますので、会社として管理したい、セキュリティを高めて使用したいという場合は、G Suiteの方がいいでしょう。逆に個人で使用し、G Suiteの機能は不要ということであれば、Googleドライブ単独での利用をおすすめします。

(参考)
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

Dropbox(ドロップボックス)

公式サイト

無料のプランである「Dropbox Basic」の容量は2GBと、他のオンラインストレージサービスと比較すると少ないです。ただし、誰かにDropboxを紹介すると無料容量を獲得できるなど無料容量を増やす方法があります。詳しくはDopboxのページをご覧ください。

有料プランは、個人向けとチーム向けが用意されており、個人向けのPlusプランだと1TBで「12,000円/年(1,200円/月)」。チーム向けのStandardプランだと「15,000円/年(1,500円/月)」です。個人として長期での利用を考える場合は、ソースネクストで販売されているPlusプランの3年版は、24,000円とお買い得。会社として管理をしたいということであれば、チーム向けのプランから選ぶのがいいでしょう。

パソコンにソフトウエアをインストールすると、専用のフォルダが作られ、そのフォルダに保存をすると、自動でオンラインと同期されます。他のサービスでも同様の機能を持っているケースも多いですが、Dropboxは同期のスピードの速さに定評があります。オンラインストレージを使っているというよりも、普段のフォルダを使っている感覚に近いです。複数のパソコンを使っている場合も、Dropboxフォルダの中身は、どのパソコンでも同じ環境。スマートフォンにアプリを入れると、閲覧とアップロードが可能になります。

ファイルを共有したときに、誰の容量を使うかという点は、Googleドライブとは異なります。Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用します。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができません。Dropbox Businessチーム外のメンバーとチーム作業を行う可能性がある場合は、他のサービスを選んだ方が無難でしょう。ただし、共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しません。

注意点として、共有設定をしたフォルダを基本設定のまま使う場合は、誰かがファイルを移動したり、削除したりすると、全員の環境からファイルが移動したり、削除されたりします。どのような運用にするかルールをしっかりと作っておきたいですね。

OneDrive(ワンドライブ)

公式サイト

マイクロソフトが提供しているオンラインストレージサービスです。

無料で使えるのは5GBまで。50GBだと「249円/月」。

Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高いです。Office365の契約をしている場合は、既にOneDriveの容量が付いているケースもありますので、まずは確認してみましょう。例えば、Office 365 Soloだと「12,744円/年」で、Officeソフトが使え、1TBのストレージが用意されています。

Officeソフトの利用が多い場合は、OneDriveが使い勝手がいいでしょう。

(参考)
「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け
中小企業に合うのは「G Suite」と「Office 365」のどちら?比較して違いを解説

SugarSync(シュガーシンク)

公式サイト

パソコンのフォルダ構造のままオンラインにバックアップできるのが大きな特徴。任意のフォルダのバックアップがとれます。無料のサービスはありませんが、30日間無料で使えるトライアルが用意されています。個人向けとチーム向けのプランがあり、個人向けだと100GBが「750円/月」、250GBが「1,000円/月」です。チームの場合は、10人未満の少ない人数で使用する場合、「55.00ドル/月」、10人以上の場合は必要な機能を相談し見積もりを出してもらいます。

 

今回ご紹介したオンラインストレージサービス以外にも優れたサービスはいろいろあります。例えば、Boxはセキュリティの高さがウリで、大企業で使われています。自社にどんなサービスが合っているのかお悩みでしたら、ご相談ください。

 

Google Drive Dropbox OneDrive SugarSync
無料の容量 15GB
2GB(Basicプラン)
※友達にDropboxを紹介するなどすると、無料の容量を増やすことが可能
5GB
※30日間無料トライアルあり
主な有料プラン
100GB 2,500円/年
1TB  13,000円/年
—–
G Suiteの契約なら
Basic 30GB 6,000円/年
Business 無制限(5ユーザー未満だと1TB
) 14,400円/年
Plus 1TB 12,000円/年
Standard 15,000円/年
(5ユーザーから契約可能)
※ソースネクストではPlusの3年版を24,000円で提供
OneDrive 50 GB 249/月
Office 365 Solo 1TB 12,744円/年
Office 365 Business 1TB 10,800円/年
100GB 750円/月
250GB 1,000円/月
500GB 1,900円/月
1TB 55.00ドル/月
共有機能
  • ファイルをアップロードした人のディスク容量のみが消費され、共有した他のメンバーの容量にはカウントされない
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用する。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができない。共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しない
  • ファイルを共有する際、リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、相手は共有フォルダを自分のOneDriveに追加でき、誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • SugeSyncのアカウントを持たないユーザーとフォルダを共有する場合、簡単な手続き(無料)を経ると共有フォルダにアクセスできるようになる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
特徴
  • Googleアカウントを持っていれば使用可能
  • 必要な容量が増えるほど、Google Drive単独の契約よりも、G Suiteの契約を行った方が費用を抑えられる
  • ストレージの容量は、Googleドライブ、G mail、Googleフォトの合算
  • 少ない人数でグループ機能を使いたい場合は便利
  • 登録時の無料の容量は少ないが、友達の紹介など無料で容量を増やす方法があり、16GB以上増やすことも可能
  • 同期のスピードの速さに定評がある
  • 容量は同じでも機能により高額なプランもある
  • PCにアプリケーションをインストールすると、専用フォルダが作られ、そのフォルダに保存するだけで、自動的にオンラインと同期される。感覚的には普段のフォルダを使っている感覚に近い
  • Dropboxフォルダはどのパソコンでも同じ環境が保たれる
  • Microsoftアカウントが必要
  • Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高い。Office製品、Office365の契約をしている場合はOneDriveの容量が付いているプランがある
  • コンピュータの任意のフォルダをそのままオンラインにバックアップできる