中小企業のテレワークは整備しながら導入・運用が成功のカギ

新型コロナウイルスによる肺炎の拡大防止策の一つとしてテレワーク(リモートワーク/在宅勤務)を推奨する企業が増えていますね。

一方で、これまでテレワークという言葉は知っていても、導入には二の足を踏み、準備ができていない中小企業が少なくないのが現実です。でも、こんなときだからこそ、「テレワーク」について考えてみませんか。

「わが社はテレワークなんて無理」と思っていても、意外とテレワークが可能な業務が出てくることも……。例えば営業が中心の会社の場合も、自宅から客先へ直行直帰ができ、必要な資料作成が自宅でできれば、朝の満員電車に乗らなくて済み、少しでも感染リスクを減らせます。また今は非常事態ですから、訪問ではなくWeb会議での商談、打ち合わせも提案しやすくなっています。

全員が毎日テレワークができなくても、週に1回交替でならテレワークが可能というケースもあるでしょう。

先が見えない今。いつまでこの状態が続くか分かりません。
企業規模が小さい会社ほど、従業員が体調不良で休むのは大きな痛手となるはず。それも複数人、数週間となったら、事業を維持していくのも難しいでしょう。

だからこそ、自分たちができる範囲でテレワークを始めてみませんか。
テレワークに関する補助金なども検討がされており、今なら費用面での負担を抑えつつ始められる機会です。ピンチをピンチのまま終わらせるのか、チャンスに変えるのかは、今できる行動にかかっています。

整備しながらテレワークを導入する

中小企業の場合、従業員は必要最小限という会社も少なくないでしょう。テレワーク制度を導入しようと思っても、専任の人材をおくのは難しいケースが多いです。また費用面でも多額のお金は掛けられません。

この点を考えると、中小企業の場合は、今できることから整備をして、実際にテレワークを試しながら改善して整えていくことをおすすめします。

費用面については、現在テレワークに関する助成金なども検討されており、令和2年3月3日(火)には、「新型コロナウイルス感染症に係る時間外労働等改善助成金(テレワークコース、職場意識改善コース)の特例について」案内がありました。詳細は検討中のようですが、令和2年2月17日以降に行った取り組みについては、交付決定前であっても、特例として助成の対象になるとのことです。

今は先のことまで考えられないかもしれませんが、参考までにお伝えすると、費用については、テレワークを導入することで増える費用がある一方、交通費の減少やオフィス面積の削減など、コスト削減につなげられる可能性もあります。

テレワークをするために最低限必要な物理的なもの

テレワークを行うために最低限必要なのはパソコンとネット環境です。
今はベストな状態を目指すよりも、事業を継続するために必要なことを優先してテレワークの導入に踏み切りたいですね。

パソコン

会社でノートPCを利用している場合は、持ち帰るのも方法のひとつです。セキュリティ面を考えるとベストとは言えませんが、できるだけ早くテレワークを開始し、費用を最小限に抑えられるメリットがあります。セキュリティ面については、情報の取り扱いルールを決めるなど、運用面で工夫するのがいいでしょう。

会社のパソコンがデスクトップの場合は、完全在宅勤務(毎日在宅勤務)とするのであれば、宅急便で送るのも選択肢になるはずです。

あとは従業員が自宅にパソコンを持っているのであれば、それを一時的に業務に使用する「BYOD」も検討するといいでしょう。

ネット環境

自宅にネット環境がない場合は、モバイルWi-Fiなどの貸与が必要です。

利用する台数が少ない場合は、個人向けの契約で十分な場合があります。
契約年数に縛りがあることが多いので、違約金などを考慮して決めるといいでしょう。お試し的な位置付けで借りるなら、契約年数の縛りがないタイプを候補に。あとは通信料の制限がある場合もあるので、確認が必要です。月間での通信量が決まっているプラン、3日間で10GBと決まっているプランなどがあります。

コミュニケーション&情報共有ツールは必須

多くの場合、パソコンとネット環境さえあれば、数日程度なら自宅で仕事はできるでしょう。

でも長期間となったら、話は別。一人でぽつぽつと仕事をするのでは、会社で働いているときと同程度の成果は出ません。事業を継続するためにも、できる限り会社で働くときと同程度の生産性を上げられる環境の用意が必要です。具体的には、気軽にコミュニケーションがとれる手段と情報共有ツールを整備しましょう。

昔だと「コミュニケーション」=「電話」だったかもしれませんが、テレワークをするならビデオ・音声通話のできるWeb会議システムとチャットツールを用意したいところ。Web会議システムをつないだ状態で仕事をすれば、周囲の声も聞こえ、会社にいるのと近い感覚で仕事ができます。電話のように1対1ではなく、複数で話ができるのが良さです。自分のパソコンの画面を相手に見てもらいながら話をすることもできます。もちろん二人で話をしたいときは二人で話すことも可能。Web会議を常時接続するというと抵抗がある方もいらっしゃるかもしれませんが、映像はOFFにしておき、必要なときだけONにする運用であれば、始めやすいです。

もう一つの「情報共有ツール」というのは、必要なファイルを保存・共有できるサービスのこと。ファイルをできる限り安全に保存でき、必要に応じて社員間でファイルを共有できる場所があると、セキュリティを高めることができます。

具体的なツール名をあげるのであれば、中小企業向けとしては「G Suite」をおすすめします。Web会議システムなどのコミュニケーションツール、情報共有ツールは、もちろん含まれています。

(理由)
●G Suiteだけ導入すれば多くの中小企業にとって最低限必要なツールは揃うため
複数のツールを検討する時間がないというのもありますし、新しいツールを導入すると、それに慣れる、操作方法を覚える必要が出てきますので、複数のツールを導入するよりも、1つに絞った方が従業員の負担は軽くなります。

G SuiteはGmailなどのGoogleのサービスの有料版で、見た目や使い方は無料版と大きく変わりません。このため既にGmailなどになじみがある人にとって、初めて使うときのハードルが非常に低いです。

●格安&ユーザー数で費用が決まる
1ユーザーから契約ができ、G Suite Businessプランなら月額1,360円/ユーザーで利用可能。スタッフの増減に柔軟に対応できるので、無駄が発生しにくいです。

●PC紛失時にアカウント停止などが可能
G Suiteは無料版とは違い、会社が全体を管理ができるので、PC紛失などがあったときにそのアカウントを停止にするなどが、セキュリティ面で有効です。

G Suiteは14日間の無料試用期間があります。
G Suite

制度・社内ルールの作成

今は緊急事態ですので、テレワークを実施しながら整備していく部分も多いと思いますが、以下にあげた例を参考に少しずつルールを作っていくことをおすすめします。
(例)
・始業時・終業時は、チャット挨拶をする
・就業中はビデオ通話をONにしておく
・ファイルの保管方法
・カレンダーにスケジュールを共有する
・テレワーク可能な対象者・日数・手続き
・お客様への対応

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