中小企業がG Suiteで行う働き方改革!場所を超え、業務改善をして成果を上げる

こんにちは。

政府主導の働き方改革により、テレワークやリモートワークが広がり始め、時間と場所に縛られない働き方を選択する人も増えてきました。

まだ数は少ないですが、社員全員がリモートワークを行っている会社も出てきています。

特別な会社だから、できるのでしょうか!?
いいえ、そんなことはありません。

大事なのは、社員が遠く離れていても成果が上げられる仕組み作りです。
これができれば、人手不足に陥っている会社が、地方に住む優秀な社員を雇用するといったことも可能になります。

実は過去にもご紹介しているG Suiteには、この場所を超えて働くために必要なツールが揃っています。

G Suite

Googleは「イノベーションは一人の天才から生まれるものではない。イノベーションは多様な人材で構成されるチームの力を最大化してこそ生まれる」という考え方を持つ会社です。このためグーグルが提供するG Suiteはチームで仕事をし、成果を上げられるようなツールとなっています。

G SuiteはOffice365と比較されることが多いツールではありますが、WordやExcelの代わりではなく、働き方を変えるようなツールであるともいえます。

例えば「Googleドキュメント」における共同編集の機能は、従来とは異なる仕事のやり方を提案しています。しかし、この機能の存在を知らない顧客が多数います。私たちはこれまで個々の機能をアピールしてきましたが、次第に分かってきたのは、異なる仕事のやり方自体のメリットを認識してもらう必要があるということです。この認識がない限り、斬新な機能であっても使っていただけないでしょう。もっとGoogleの責任として、顧客における組織としての業務変革の支援を進めていこうと考えています。製品の機能は、従来の物差しとは違う形で提示する必要があります。
@IT:GoogleはG Suiteへの機械学習の適用で、どう働き方を変えようとしているのか、総責任者に聞いた

ここからは、もう少し具体的にみていきましょう。

 

場所を超える方法とは?

「顔を会わせて話をする」を超えるツールは、残念ながらないと思っています。
でも、できる限り補えるのが「Google ハングアウト」のようなWeb会議システムやテレビ会議システム。

これらのシステムは、導入すればOKではなく、より隣で仕事をしているような感覚で使えるような『仕組み』を会社で作っておくことが大事です。

具体的には、「ちょっと、この件について教えて欲しいのだけど・・・」などと、すぐに話掛けられるような仕組みが理想。
システムを導入するだけだと、全員の予定を聞いて、調整して、Web会議の日時を決めるという手順を踏まなくてはいけなくなるなど、スピーディーな対応が難しいですね。

仕組みについては、会社によりさまざまですが、一例をご紹介します。

クライアントとの打ち合わせなど、社員の予定はすべて全員で共有(Google カレンダーが使えます)。
これで相手が何をしているのか、おおよそ予想がつきます。
話しかけても大丈夫そうであれば、チャットなどで「今、大丈夫?」などと声を掛け、「OK」なら音声通話へ。
参加者のパソコンの画面を共有して話をすることもできます。
また共同で文書の作成を行いたいときは、一つの画面で共同でリアルタイムに編集ができる「Googleドキュメント」が便利。
グループチャットから参加者にGoogle ドキュメントのURLを伝え、開いてもらいましょう。

【便利ワザ】
議事録担当者は、画面を共有しながらリアルタイムで議事録をとっていくと、参加者は何が後から報告され、何が報告されないのかが分かり便利です。同じことをメモする人はありませんし、相手に正しく伝わっているかどうかも分かります。

Web会議を積極的に導入することで、打合せのための移動時間が不要になるので、時間的な余裕が生まれたり、外回りの途中で会議に参加できたり、仕事を効率的に進めるのに役立つでしょう。

社外のお客様との打合せにWeb会議を活用されているケースも増えてきています。法人向けのに人事評価制度の構築や運用サービスを提供している「あしたのチーム」では、次のような使い方もされているそうです。

通常、経験の浅い営業やコンサルタントが商談に臨む際には、先輩社員が同行することが多い。しかし、京都支社には峯村さんよりもキャリアが上のコンサルタントがいない。そこで当初は、Web会議を通じて先輩社員に商談の場に“バーチャル”で同席してもらっていたという。

「商談の場に持参したノートPCを使って他拠点と接続し、上司にWeb会議を通じて参加してもらっていました。多くのお客様は最初『そんなことができるんですか』と驚きますが、Web会議だからといってコミュニケーションに齟齬が生じるようなことはありません。あくまで私が主担当としてお客様と会話しつつ、必要があれば遠隔地の上司にサポートしてもらう。私にとっても安心感を持ち、堂々とご提案できるメリットがありました」と峯村さんは話す。
ITmedia NEWS:新卒半年で“支社長”に!? 全国展開を進める急成長ベンチャー「あしたのチーム」、その秘密は

業務改善をして、働ける人を増やす

人手不足が深刻化している現在、働きたいけれど、今の雇用形態の中では働きにくい人材の有効活用は欠かせません。
例えば、子育てや介護でフルタイムは難しいけれど短時間なら働けるという方がいた場合。

クライアントとの打合せは東京の担当者が行い、会議の内容をICレコーダーで録音し、Googleドライブにアップ。
それを秋田に住むスタッフが議事録に起こし、キャッチコピーなどライティング部分を行います。
そして完成したものをGoogleドライブで兵庫のデザイナーさんと共有し、チラシを制作。

東京の担当者は、議事録の作成がない分、もう1件お客様との打合せが入れられるかもしれません。
そして秋田のスタッフは細切れの時間をうまく活用して作業をできます。

Googleドライブでお互いがファイルにアクセスできる状態を作っておけば、デザイナーさんが議事録を読んで、よく理解できなかった部分だけ音源を確認するといったことも、簡単にできます。Googleドキュメントで議事録を作成しておけば、追記するのも簡単です。

雇用形態もパート、アルバイト、正社員、フリーランスまで対応可能。
副業を希望される方にお願いすることもできますね。

夜中心に作業をされる方がいる場合、夕方に打合せの音源をGoogleドライブにアップしておくと、朝には議事録とキャッチコピーが完成している、そんなことも可能になります。

離れた場所で働くときに欠かせないのが、ファイルの共有場所。
容量が小さい場合はメール添付などでもOKですが、Googleドライブなどのストレージを社内ルールに基づいて使うと、一度に多くの人と共有することもできますし、メールだと何度もやりとりするうちに、どのファイルが最新なのか分からなくなってしまったということもありますが、Googleドライブで「版を管理」しておけば、そのようなことも起こりません。

チームドライブに保存しておけば、保存先はチームなので、後からスタッフが加わった場合も必要なファイルが揃っており、効率的です。

テレワークを効率よく行うためには、ツールはもちろんのこと、どう活用していくのか、どう考えるのかといったルール作りが大事だなと感じます。

弊社ではテレワーク導入のサポートなどを行っています。かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指していまので、何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

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