【G Suite】中小零細企業が管理系インフラを整えるならG Suiteがおすすめ

個人事業主や中小零細企業、起業して間もない企業は、管理系のインフラに多額のお金をかける余裕はないものです。

お金に余裕のある大企業であれば、複数の有料ソフトを組み合わせて自分たちに合う形を作ることもできますが、複数のソフトを使うとどうしても導入費用、運用費用が膨らみます。そこで費用をできる限り抑えたいという場合に弊社がおすすめするのが『G Suite』を中心とした環境作り。

G Suiteとは

G Suite(読み方:ジースイート)とは、Googleが有料で提供しているグループウェアです。仕事をする上で必要なツールが1つのパッケージになっているとお考えいただくといいでしょう。以前は、「Google Apps for Work」という名称で呼ばれていました。料金は、年額6,000円のBasicと14,400円のBusinessの2プランがあり、どちらも最初の14日間は無償で利用可能です(料金は税別)。ウェブブラウザから利用することができ、パソコンはもちろんのこと、タブレット、スマートフォンでも使用できます。

使用できるツールは以下になります。

コミュニケーションをとるためのツール
・Gmail
・Googleカレンダー
・Google+
・Hangouts Chat
・ハングアウト Meet
・Hangouts Meet ハードウェア

業務を遂行するためのツール
・ドキュメント
・スプレッドシート
・フォーム
・スライド
・サイト
・App Maker
・Keep
・Jamboard

ファイルの管理
・ドライブ
・Google Cloud Search

組織内のユーザー、端末、データの管理
・管理者
・Vault
・モバイル

一部のツールは無料でも使え、既に利用されている方もいると思います。そして無料でも特に不都合を感じたことはないという方も多いかもしれません。でも、それは幸いにもトラブルが起こらなかったから。無料で使う場合は、個人でアカウントを管理します。一方の有料版であるG Suiteには組織全体の管理機能が備わっているのです。会社の規模が大きくなるとITリテラシーの高い方もいれば逆の方も増えてきます。

例えば、「第三者にパスワードがバレて不正アクセスされてしまった」「パスワードを忘れてログインできなくなってしまった」といった場合、無料利用だと個人で対処するしかありませんが、有料のG Suiteなら管理者がパスワードを変更したり、データを削除したり、アカウントをロックしたりすることが可能です。また特定の期間にユーザーが行った操作ログも確認できます。そして意外と盲点になりやすいのが退職時の対応。無料の個人管理だと退職後もメールなどを読める状態になってしまいます。でに有料版であれば、管理者がデータを削除することができるのです。つまり、会社として必要な管理ができるのがG Suiteであると言えるでしょう。

(参考)
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

中小零細企業にG Suiteをおすすめする理由

ここからは、弊社が中小零細企業に G Suiteをおすすめする理由を挙げていきます。

社内に専任のシステム担当者不在でも利用可能

社内にサーバーを用意してシステムを使おうとすると、何かトラブルがあったときに迅速に対応する必要があります。でも中小零細企業の場合、社内に専任のシステム担当者を用意するのは容易ではなく、ちょっと詳しい方が通常の業務の傍ら対応しているケースも少なくありません。つまり、ツールの管理にリソースを避けないのが現状。そうすると、できる限り負担を減らし、安全に使えるツールが必要になり、そのひとつがG Suiteというわけです。

ウェブブラウザから利用できるので、スタッフのパソコンに何かソフトをインストールしてもらう必要もなく、アップデートなどの対応も不要。またサポート体制も整っているので、困りごとがあれば相談もできます。

導入の負担が少ない

費用的なものはもちろんのこと、各スタッフの導入負担が少ないのも、G Suiteをおすすめする理由です。

①料金が格安で従量制
これだけのツールが使用でき、1人あたり月額680円からという低料金は魅力です。
加えて、1人から1カ月単位で契約できるのも便利。忙しい時期だけスタッフを増員している企業は月単位で契約でき無駄が減りますし、今後規模を拡大していきたい会社も成長に合せて柔軟に対応できますね。

②導入手続きが容易で馴染みやすい
前述しましたが、G Suiteのツールの中には無料で使えるものも多いので、既に使ってみたことがある方も少なくないでしょう。このため、一から新しいツールを使い始めるよりも馴染みやすいでしょう。
また導入の手続きも比較的容易です。Webから手続きができ、すぐに使い始めることができます。

③デバイスフリー
G Suiteは、パソコン、タブレット、スマートフォンなど端末によらず利用可能。このため、在宅勤務やモバイルワークといったテレワークを導入している企業で利用が進んでいます。企業訪問の合間にサテライトオフィスにより、必要な資料を作ったり、メール対応をしたり、客先でリクエストがあった資料をタブレットでお見せしたり。どこでもいつもの仕事ができるようにすることで、仕事の生産性をあげるのに寄与します。

今回は以上になります。
当サイトでは、他にもG Suiteに関する情報を発信しています。

ご興味があるようでしたら次のページの下部に目次を入れていますので、ぜひご覧ください。
▼参考:G Suiteを活用した業務効率化のご提案

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