【Evernote活用法】仕事のノウハウをため、業務の効率化を加速

仕事を含めて、日常生活の中でメモをとる機会があることと思います。
手帳やカレンダーに予定を書くのも、日々のToDoを書くのも、メモの一つだと考えると、私たちは非常に多くのことを書き残しているのです。

そしてメモの方法は人それぞれ。手書きでメモをとる人もいれば、パソコンやスマートフォンなどを使い電子データとしてメモを残したい人もいるでしょう。どちらにもメリット、デメリットがありますし、好みもありますね。ちなみに、筆者は紙のメモと電子メモの両方を使っています。

どちらの方法にするか明確に決めているわけではないのですが、考え事をするときは頭の中にあることを手書きで書き出し、整理することが多いです。また手帳も紙派。
会議の議事録や仕事上のメモは、ほとんどが電子データです。長めのメモは、手書きよりもパソコンで入力した方が速いのと、後々メモの管理が楽なのが気に入っています。割合でいうと、電子データが9割、手書きが1割です。

今回は、筆者がパソコンでメモをとるときに使っている「Evernote(エバーノート)」の活用法をご紹介します。ちなみに、Evernoteは、何年も使い続けており、筆者にとって業務の効率化のために欠かせないアイテムです。

Evernoteを使っている理由

筆者にとってEvernoteは、あくまでも道具のひとつ。それ以上でもなければ、以下でもありません。
便利な機能があれば使いたいとは思いますが、ツールを使うことが目的ではないので、直感的に操作できるかどうかが重要です。その点使い始めの段階から操作に迷うことが少なく、スムーズに導入できたのは大きかったと思います。これが導入初期の段階で、つまづいていたら、他のツールを探していたでしょう。

ツール選ぶ際には、まず自分がやりたいことを書き出しました。

私が希望したのは以下。
・何でもメモできる(テキスト、画像、スクリーンショット、音声など)
・メモの分類ができる
・検索ができる
・PCに加えて、スマホ、タブレットからもアクセスできる

そして、「クラウドサービスであること」「料金が良心的であること」にこだわって探しました。

Evernoteのプランは?

使い続ける限り料金が発生するツールの場合、会社で契約する場合も、個人で契約する場合も、無理のない金額かというのは重要になります。単に感覚的な高い、安いではなく、使い続けることで、利用料以上に、仕事の効率化につながるかということです。

Evernoteのプランは、「ベーシック」、「プレミアム」、「BUSINESS」の3種類。

「BUSINESS」は、法人向けのプランで、チーム作業に向いています。アカウントの一括管理が可能で、全ての情報を全員に共有するのではなく、必要に応じてアクセス権限を設定できたり、アクティビティ履歴が残せたりと、個人任せではなく、会社として管理しやすいのが特徴です。

筆者が利用しているのは、「プレミアム」。1カ月600円で使えます。最初は無料で使用できる「ベーシック」から始めましたが、月間アップロード容量が少なく(現在は60MB)、ノートの上限サイズも小さかったので(現在は25MB)、すぐに上限に達してしまい、「プレミアム」に移行しました。「ベーシック」プランだと利用できる端末数が2台までですが、「プレミアム」は無制限になります。また月間アップロード容量は10GB、ノートの上限サイズは200MBになり、今のところ全く不都合はありません。

隠れプラン?「Evernoteプラス」もチェック

2018年4月に料金改定があり、「Evernoteプラス」というプランの申し込みは終了しています。「プラス」は月間アップロード容量が1GBで利用可能端末数は無制限、料金は1年で3,100円。画像などをバンバン保存しない方にとって、使い勝手のいいプランでした。

実はこの表舞台から消えた「Evernoteプラス」にダウングレードすることが可能です。
「プレミアム」で契約後、ウェブブラウザで「Evernote」にアクセス。「設定」ページの「アカウントの概要」から「登録プランの管理」をクリックし、ベーシックプランを選択します。そうすると、ページの下に「プラスにダウングレード」というボタン表示され、「プラス」プランを選択できるのです。

いつまで「プラス」プランが使えるのかは分かりませんが、「プレミアム」プランで新規登録後に変更できるので、ご興味のある方はチェックされてみてください。

Evernoteを何に使っているのか

ここからは、筆者が具体的にどんなことをEvernoteにメモしているのかご紹介していきます。
ノートブックの項目として設定しているのは以下。
・000.チェックシート
・002.ToDoリスト
・003.スキルアップ
・004.アイデア
・005.仕事
・006.ブログ
・007.定型文
・010.夢・目標
・011.心に響いた言葉
・012.欲しい・したい・行きたい

「ノートブック」とは、1冊のノート、「ノート」とは、各ページだとお考えください。パソコンでいうなれば「ノートブック」は「フォルダ」のようなものです。
筆者の場合、「005.仕事」の中に、業務ごと、クライアントごとにさらにノートブックがあります。

既にお気付きの方も多いと思いますが、ノートブックの冒頭に番号をつけています。これは、自分が意図した順番通りに並べるためです(後述します)。

Evernote活用事例1:業務手順の記録

毎年あるイベントの準備など、ある程度流れが決まっているものは、業務手順をEvernoteにまとめています。細かくToDoを残して、反省点や来年に活かしたいと思っていたことも一緒に記録。これをしておくだけで、抜けがなく、「あと何をしたらいいんだっけ?」といったこともなくなります。また、担当が変わった場合の引継ぎも楽です。

(記入例)
☆○月から準備スタート
1.日時を決める
2.事務局メンバーに声掛け(○カ月前)
3.予算の確認
4.参加者への連絡
 (メールの文面は****へ)
5.イベント内容の検討
6.社長確認(○までに)
7.全体への案内(いつまでに)
8.参加者の取りまとめ
9.リハーサル
10.イベント開催
11.賞品の発送
12.お礼状の作成&送付
 (文面は****へ)
13.イベント報告(ブログ等へ)
14.反省会の開催
15.来年への申し送り事項のまとめ

Evernote活用事例2:仕事のノウハウをためる

ノウハウにもいろいろありますが、小さな気付きから、工夫してみて良かったこと、他の誰かがやっていて参考になったことなど、わりと何でもまとめています。
自分の言葉でまとめることで、記憶に定着しやすくなりますし、あとから見直して「そうか、そうか」と思うことも。

ミスをしたとき、失敗したときの振り返りも、意識して記録に残すようにしています。なぜミスをしたのか、どうしたらこのミスを減らせたのか、そんなことも一緒に書いておくのがおすすめです。

Evernote活用事例3:原稿の執筆

ブログの原稿を書くときなど、「書く」仕事をするときに原稿を書く道具としてEvernoteを使っています。

文字数も自動で表示されますし、自動で保存されるのも便利。
移動中に構成を作成したり、調べたりしたことを、スマホからも入力できる点も気に入っています。また記事ネタを思いついたときも、スマホからメモしておけるのがいいですね。
いつでも仕事をしやすくなりました。
過去に執筆した記事もEvernoteの中にあるので、検索機能を使い探して参考にすることもできます。

Evernote活用事例4:スキルアップ

気になったWeb上の記事のスクリーンショットを保存しておいたり、本を読んで気になった箇所をメモして、自分の考えなどと一緒にまとめておいたり、セミナーに参加したときの記録をとっておいたり。
時間ができたときに読み返すと面白いです。行動に起こそうと思っていたはずが、起こせていないことも多々あり、「もう一度」という気持ちにさせてくれることもしばしばあります。

ただ、スキルアップ関連の記録については、まだ試行錯誤している部分もあり、ノートを使って手書きをしていることもあります。そういったときは、手書きのノートを写真にとってEvernoteに保存しておくことも可能です。

Evernote活用事例5:ToDoリスト

ここ数年はGoogle Keepを使っているので、EvernoteのToDoリストは使っていませんが、ToDoリストを記録するのも便利です。チェックボックスの入力も可能。

案件ごとにToDoリストを作り、実施した後にチェックボックスに印を入れ、作業時間も記録しておきます。こうすると、どの作業にどの程度時間がかかるかの記録が残り、反省するときに良い材料になっていました。
時間でアラートを鳴らすといったこともできますよ。

EvernoteとGoogle Keepの使い分け!仕事の管理、ToDo管理に

Evernote活用事例6:夢や目標なども一緒に記録

こうなりたいな、この人のこういった部分素敵で見習いたいなと思ったらメモしています。そういうのも一緒に記録しておくと、目標がぶれにくい気がします。
仕事はEvernote、プライベートなことは別のツールと分けるよりも、私の場合は一緒にして良かったです。

覚えておくと便利な機能

目次ノートの作成&アプリ内リンク

複数のノートにまたがって関連することを記載するときは、アプリ内リンクを設定しておくのがおすすめです。リンクを貼りたいノートを選択し、右クリック「アプリ内リンクをコピー」をクリックし、リンクを貼りたいページに貼り付けるだけ。

複数選択すると、アプリ内リンクをコピーすることもできますし、「目次ノート」を作成することもできます。ページ数の多いノートブックの場合、目次ノートを一番最初に表示されるようにしておくと、必要な情報にアクセスしやすいです。
Evernoteは、しっかりとした検索機能があるので、検索で探すこともできますが、目次として一覧表示されている方が便利なこともあります。

意図した並び順にしたいなら、タイトルに数字を付ける

筆者は、ノートブックもノートも、意図した並び順にしたいときは、タイトルの冒頭に数字を付けて管理しています。
ブログ原稿のようなものは、「西暦+月+日」を冒頭に入力。
その他の場合は、3桁の数字を前に付けて管理。「1」ではなく、「001」とするのがポイントです。

まとめ

ツールを選択する際は、自分がやりたいことをまずは書き出してみるのがおすすめです。またツール自体はあくまでも道具にすぎないので、それをどう自分が使いやすいようにするかもポイント。うまく活用すると、業務の効率化を加速でき、有料のツールであっても、それ以上の価値を生み出す存在になるでしょう。