【メールの効率化】メール処理のコツ、フォルダ分けをする?しない?、メール作成時の工夫など

あまりIT化が進んでいない企業であっても、メールを使っている企業は多いことでしょう。
でもメールを使いこなせるのは当たり前で、使い方を丁寧に教えてもらった経験がある人は少ないかもしれません。
また、どうしても個人作業になるので、他の人がどういう感じでメールを使っているか知る機会もなかなかありませんね。

そこで今回は効率的なメールの使い方をご紹介します。

メールは仕事に欠かせないツールではありますが、使い方によっては効率を妨げるツールにもなりかねません。
残業を減らすように会社から言われているけど、いつも仕事が終わらなくて……という方は、メールの使い方を見直してみてはいかがでしょうか。

メールの通知をOFFにして決まった時間に対応する

メール処理のコツは、メールをいつ対応するかがポイントです。

メールを受信したときに通知してくれる「ポップアップ機能」。すぐにメールに気付ける一見すると便利そうな機能ですが、仕事の効率を考えると、おすすめできません。集中して仕事をしていても、通知がくると気になりますよね。作業を中断してメールチェックをしてということをしていると、集中力が切れてしまいます。メールは自分が都合のいいときに見られるのが良さ。急ぎであれば電話がくると割り切ってみてはいかがでしょうか。

では、いつメールをチェックするのか……。
何となく気が向いたときではなく、あらかじめ時間を決めておくのがおすすめです。メールの活用頻度にもよりますが、始業時、日中に1回、夕方に1回が目安。メールチェックだけでなく、返信まで終えられるだけの時間を確保しておきましょう。今、忙しいからとりあえずメールチェックだけ……という形だと、あとでもう一度メールを読まないといけなくなり、二度手間です。それだけで時間がかかりますので、一度読めば作業が完了するよう心掛けてみてください。

そういう意味で、優先順位が高いものから処理しようとするのも、おすすめしません。上から順に淡々とメールを読み、淡々と返信をしていく、これが一番効率的だと思います。

例外として、ときに五月雨式にメールを送ってくる方がいらっしゃいます。そういう方への返信はすぐに行わず、次のタイミングまで待つのもひとつです。返事を書いているそばからメールが届き、書き直すことになってしまうのは避けたいですね。相手が電話が嫌ではないタイプであれば、電話してしまったほうが早いこともあります。

普段から信頼関係を築いておく

普段から信頼関係を築いておくと、忙しいときに簡素化されたメールを返信しても、特に問題にはならないでしょう。スマホからパパっと返信できるような関係だと、移動中の隙間時間などにも対応でき効率的です。

テンプレートを作成しておく・辞書登録の活用

よく使う文章があれば、テンプレートを作っておくと便利です。

また、メールに限らずですが、よく使う言葉は辞書登録をしておくといいでしょう。
会社名+担当者名などが一気に出てくるようにしておくと、間違って信頼を失う可能性も減りおすすめです。

よく使うものだと、
「おせ」と入力⇒「お世話になっております。株式会社○○の××です。」と表示されるようにするのもいいですね。

フォルダ分けをする?しない!?

メールのフォルダ管理は、する派、しない派が分かれます。行った方が効率的かどうかは、メールの量、メールを使う頻度、相手、やり取りする内容などによるでしょう。
今は、検索機能を使えば、簡単にメールを探し出せる時代。少なくともフォルダ管理に時間をかけるのは本末転倒です。

筆者は、メールで濃いやり取りをすることが多い相手、逆にメールマガジンなどすぐに読む必要がないメールは、自動で専用フォルダに振り分けが行われるよう設定しています。

お礼メールは、できるだけ早く送る

時間が経てばたつほど、丁寧さが求められるのがお礼メール。
時間を作っていただいたお礼などは、その日のうちに送ってしまうのがおすすめです。
こういったメールを送る機会が多い人は、テンプレートを作っておき、それを相手に合せて調整していくといいですね。

メール作成時に気を付けたいこと

メールでのやり取りは、電話などに比べると時間がかかってしまうのが難点。相手が返信するのを忘れたり、見落としたりといったことも起こります。そこで心掛けたいのが次の3点。

具体的に返信希望日時を記載する

いつまでに返信がほしいか具体的に記載しましょう。「今週中」などよりも、「○日の○時」と具体的に書くことをおすすめします。いつまでを今週と考えるかは、相手によります。また「明日」「明後日」などの表現も避けた方がベター。メールを読む日によって相手との認識に差異が出てしまうことがありますよ。

「できるだけ早く」「お手すきのときに」といった表現は使わないほうがいいでしょう。「お手すきのときに」と書いてしまったばっかりに、返事が届かずモヤモヤしても催促もできず、気苦労が増えてしまいます。

曖昧な表現を使わない

曖昧な表現は避けましょう。

「気になる点がありましたら、ご連絡をください」
気になるところがないので、連絡しない と解釈される可能性があります。もし返事がほしいなら、返事がほしいと記載しましょう。
「気になる点がない場合もその旨をお知らせください」などと書くといいです。

もしくは相手に返信の手間をかけさせたくないのであれば、「気になる点がありましたら、○月○日の○時までに連絡をください」
としておきます。これなら締め切りまでに連絡がこなければ、進めてOKと解釈して進めることができます。

「送信」ボタンを押す前に再度確認を!

メールでよくあるミスが、送信先の誤りと必要なファイルの添付漏れです。
この2つは必ず確認してから「送信」ボタンを押しましょう。
「ファイルが添付されていません」といった不毛なメールのやり取りを減らすことはメールの効率化につながります。

今回は以上になります。

★Twitterで情報を発信中です⇒@darkmatterjp

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。
特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。
困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。
お気軽にご相談ください。