個人・中小企業向け!オンラインストレージ比較2018

現在、規模の大小を問わず多くの企業で導入されているオンラインストレージ。

ITに詳しい人がいない中小企業ほど導入に二の足を踏みがちですが、実はそういう企業ほど向いているともいえるのが「オンラインストレージ」です。自社でITの専門家を雇用する余裕がない企業の場合、どうしても対応が遅くなりがちで、セキュリティのリスクが上がります。自社内にデータを保存しておけば安心という時代は終わりました。

この機会に自社に合ったオンラインストレージの導入を検討されてはいかがでしょうか。

オンラインストレージの特徴

インターネット経由で、ファイルを保存できる「オンラインストレージ」。

パソコン内に保存しておくのと、比較して次のような特徴があります。

・ファイルのサイズ(容量)を気にせずに保存しやすい
オンラインサービスの中には容量無制限のものも多いです。また有限の場合も必要に応じて容量アップができるので、動画や画像などサイズの大きいファイルを多数扱う人は特にメリットを感じやすいでしょう。

・容量の大きいデータを共有しやすい
誰かとファイルを共有する際、メールへの添付だと容量オーバーで送付できないことがあります。また宅ふぁいる便などのファイル送信サービスを使う方法もありますが、ダウンロード期限があるなど、不便さを感じることも。その点、オンラインストレージを普段から使っていれば、共有したいファイルのURLをメールに沿えるだけで共有が可能です。

・いつでも、どの端末からでもデータを利用できる
会社からはもちろん、出先、自宅からなど、場所を問わずファイルにアクセス可能。パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どの端末からも利用できます。テレワークを導入する際にも便利。

・共同作業が可能に
一つのファイルを数人で確認し、追記したり、修正したりすることがあると思います。このときに各自が手元で修正して誰かが集約するのは手間ですね。これがオンラインストレージなら、共有している1つのファイルを直接、全員が編集できます。

・自然災害のときもデータが守られる
オンラインストレージに保存したデータは、国内外、複数のデータセンターで管理されています。パソコンが故障するとデータを取り出せなくなることがありますが、オンラインストレージの場合は心配いりません。

・常に最新のセキュリティ環境を利用できる
各自のパソコンでデータを管理する場合は、自社でセキュリティ管理が必要ですが、オンラインストレージは常に最新のセキュリティ環境が整っています。社員が使える機能を設定するなど、自社に合せた運用ができるような管理システムも提供されています。

選ぶポイント

オンラインストレージを会社として導入し、安心安全に使用するために欠かせないのが、どのサービスを利用するのがベストかの見極めと、使い方(ルール)の作成。

まずは以下の点を決めておくといいでしょう。

1.利用人数
サービス、プランによっては、最小利用人数、最大利用人数が決められていることがあります。分かる範囲で、今後増える見込みがあるのか、減る見込みがあるのかも考えておくといいでしょう。なお、多くのサービスで利用人数の増減は比較的簡単に手続きできますので、特定の部署でトライアル的に導入して、良ければ他の部署にも広げていくという形で進めるとスムーズです。

2.セキュリティの高さ
どこまでのセキュリティを求めるのか確認しておきましょう。無料で使えるプランもありますが、このようなプランは会社としての管理ができず、各自が自由に使う形となり、リスクが高まります。

3.海外拠点とのファイル共有を行う可能性
海外拠点とのファイル共有を行う可能性がある場合は、その国、その国の言語に対応しているオンラインストレージサービスを導入する必要があります。例えば、中国だとGoogleのサービスは利用できません。

4.オンラインストレージを導入する目的
当然ですが、オンラインストレージを導入する目的は明確にしておきましょう。目的が明確でないと、多くのサービスがありますので、目移りして、必要のない機能まで付けてしまう可能性があります。優先順位を決めておくといいですね。

5.利用者のITスキル
従業員のITスキルが高い場合は、どのオンラインサービスでもある程度順応し、利用できますが、ITスキルにバラツキがある場合、全体としてあまり高くない場合はどのサービスを選ぶかが成功の可否を握っていると言ってもいいでしょう。仕様変更があまりないサービス、日本語のヘルプが充実しているサービス、問合せにスムーズに対応してもらえるサービスに重点をおいて選ぶのがおすすめです。

6.予算
主要なオンラインサービスの利用料金に、大差はありません。ただし、1ユーザーあたりで課金されることが多いので、大人数になればなるほど、価格差は広がります。何事でも予算は大事ですが、予算ばかりを重要視しすぎると、自社では使えないということになりかねないのでご注意ください。

オンラインストレージを導入する際は、無料でトライアル体験ができるサービスも多いので、実際にいくつか使ってみて操作性などを確認するといいでしょう。

また「1.利用人数」のところでも少し触れましたが、オンラインストレージを導入する際は、特定の部署など限られた人数で使用し、そこで運用ルールを決め、段階的に他の部署などにも広げていくのがおすすめです。

主なオンラインストレージ

代表的なオンラインストレージ「Google Drive」「Dropbox」「OneDrive」「SugarSync」についてまとめました。最後に比較表を付けましたので、選ぶ際の参考にされてください。

Google Drive(グーグルドライブ)

公式サイト

Googleが提供するオンラインストレージ。Googleアカウントをお持ちの方は新たな手続きなしで利用できます。

無料で使えるのは15GBまで。この15GBというのは、Googleドライブに加えて、Gmail、Googleフォトの容量の合算です。ただし、Wordをドキュメント、Excelをスプレッドシート、PowerPointをスライドで保存すると、容量ゼロで保存可能。また音楽ファイルは、「Google Play Music」に保存すると、容量ゼロ(最大50,000曲)です。「Googleフォト」は「高画質」で保存することで、容量ゼロで保存可能。

有料のプランは、100GBだと「2,500円/年(250円/月)」で、1TBだと「13,000円/年(1,300円/月)」です。ただし、Googleは、Google ドライブ単独での販売の他に、G Suiteというサービスも提供しています。G Suiteでは、Basicプランが30GBのGoogleドライブが付いて、6,000円/年。Businessプランだと容量無制限(5ユーザー未満だと1TB)で14,400円/年。

Googleドライブの場合は、ファイルをアップロードした人が所有者となり、所有者のディスク容量のみが使用されます。つまりファイルを共有している他のメンバーの容量はカウントされません。このため、共有相手の容量を気にする必要がなく、気軽にファイルを共有し、チーム作業を行いやすいサービスといえます。

Googleドライブ単独での契約だと、各自が自由に使う形になりますので、会社として管理したい、セキュリティを高めて使用したいという場合は、G Suiteの方がいいでしょう。逆に個人で使用し、G Suiteの機能は不要ということであれば、Googleドライブ単独での利用をおすすめします。

(参考)
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

Dropbox(ドロップボックス)

公式サイト

無料のプランである「Dropbox Basic」の容量は2GBと、他のオンラインストレージサービスと比較すると少ないです。ただし、誰かにDropboxを紹介すると無料容量を獲得できるなど無料容量を増やす方法があります。詳しくはDopboxのページをご覧ください。

有料プランは、個人向けとチーム向けが用意されており、個人向けのPlusプランだと1TBで「12,000円/年(1,200円/月)」。チーム向けのStandardプランだと「15,000円/年(1,500円/月)」です。個人として長期での利用を考える場合は、ソースネクストで販売されているPlusプランの3年版は、24,000円とお買い得。会社として管理をしたいということであれば、チーム向けのプランから選ぶのがいいでしょう。

パソコンにソフトウエアをインストールすると、専用のフォルダが作られ、そのフォルダに保存をすると、自動でオンラインと同期されます。他のサービスでも同様の機能を持っているケースも多いですが、Dropboxは同期のスピードの速さに定評があります。オンラインストレージを使っているというよりも、普段のフォルダを使っている感覚に近いです。複数のパソコンを使っている場合も、Dropboxフォルダの中身は、どのパソコンでも同じ環境。スマートフォンにアプリを入れると、閲覧とアップロードが可能になります。

ファイルを共有したときに、誰の容量を使うかという点は、Googleドライブとは異なります。Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用します。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができません。Dropbox Businessチーム外のメンバーとチーム作業を行う可能性がある場合は、他のサービスを選んだ方が無難でしょう。ただし、共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しません。

注意点として、共有設定をしたフォルダを基本設定のまま使う場合は、誰かがファイルを移動したり、削除したりすると、全員の環境からファイルが移動したり、削除されたりします。どのような運用にするかルールをしっかりと作っておきたいですね。

OneDrive(ワンドライブ)

公式サイト

マイクロソフトが提供しているオンラインストレージサービスです。

無料で使えるのは5GBまで。50GBだと「249円/月」。

Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高いです。Office365の契約をしている場合は、既にOneDriveの容量が付いているケースもありますので、まずは確認してみましょう。例えば、Office 365 Soloだと「12,744円/年」で、Officeソフトが使え、1TBのストレージが用意されています。

Officeソフトの利用が多い場合は、OneDriveが使い勝手がいいでしょう。

(参考)
「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け
中小企業に合うのは「G Suite」と「Office 365」のどちら?比較して違いを解説

SugarSync(シュガーシンク)

公式サイト

パソコンのフォルダ構造のままオンラインにバックアップできるのが大きな特徴。任意のフォルダのバックアップがとれます。無料のサービスはありませんが、30日間無料で使えるトライアルが用意されています。個人向けとチーム向けのプランがあり、個人向けだと100GBが「750円/月」、250GBが「1,000円/月」です。チームの場合は、10人未満の少ない人数で使用する場合、「55.00ドル/月」、10人以上の場合は必要な機能を相談し見積もりを出してもらいます。

 

今回ご紹介したオンラインストレージサービス以外にも優れたサービスはいろいろあります。例えば、Boxはセキュリティの高さがウリで、大企業で使われています。自社にどんなサービスが合っているのかお悩みでしたら、ご相談ください。

 

Google Drive Dropbox OneDrive SugarSync
無料の容量 15GB
2GB(Basicプラン)
※友達にDropboxを紹介するなどすると、無料の容量を増やすことが可能
5GB
※30日間無料トライアルあり
主な有料プラン
100GB 2,500円/年
1TB  13,000円/年
—–
G Suiteの契約なら
Basic 30GB 6,000円/年
Business 無制限(5ユーザー未満だと1TB
) 14,400円/年
Plus 1TB 12,000円/年
Standard 15,000円/年
(5ユーザーから契約可能)
※ソースネクストではPlusの3年版を24,000円で提供
OneDrive 50 GB 249/月
Office 365 Solo 1TB 12,744円/年
Office 365 Business 1TB 10,800円/年
100GB 750円/月
250GB 1,000円/月
500GB 1,900円/月
1TB 55.00ドル/月
共有機能
  • ファイルをアップロードした人のディスク容量のみが消費され、共有した他のメンバーの容量にはカウントされない
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用する。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができない。共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しない
  • ファイルを共有する際、リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、相手は共有フォルダを自分のOneDriveに追加でき、誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • SugeSyncのアカウントを持たないユーザーとフォルダを共有する場合、簡単な手続き(無料)を経ると共有フォルダにアクセスできるようになる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
特徴
  • Googleアカウントを持っていれば使用可能
  • 必要な容量が増えるほど、Google Drive単独の契約よりも、G Suiteの契約を行った方が費用を抑えられる
  • ストレージの容量は、Googleドライブ、G mail、Googleフォトの合算
  • 少ない人数でグループ機能を使いたい場合は便利
  • 登録時の無料の容量は少ないが、友達の紹介など無料で容量を増やす方法があり、16GB以上増やすことも可能
  • 同期のスピードの速さに定評がある
  • 容量は同じでも機能により高額なプランもある
  • PCにアプリケーションをインストールすると、専用フォルダが作られ、そのフォルダに保存するだけで、自動的にオンラインと同期される。感覚的には普段のフォルダを使っている感覚に近い
  • Dropboxフォルダはどのパソコンでも同じ環境が保たれる
  • Microsoftアカウントが必要
  • Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高い。Office製品、Office365の契約をしている場合はOneDriveの容量が付いているプランがある
  • コンピュータの任意のフォルダをそのままオンラインにバックアップできる

中小企業のIT化にはクラウドサービスの利用がおすすめ

ケースバイケースという前提はありますが、中小企業からIT化のご相談を受けた場合、目的に合ったクラウドサービスをおすすめすることが多いです。
そこで、今回はクラウドサービスとは何か?について、ITに詳しくない方向けに解説します。

クラウドサービスの概要

「クラウド」という言葉は耳にしたことがあっても、説明しようとすると途端に言葉に詰まってしまうというのはよくあることかもしれません。
決して難しくはないのですが、説明しにくいというのはありそうです。

総務省が運営する「国民のための情報セキュリティサイト」によると、次のように説明されています。

クラウドサービスは、従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供するものです。利用者側が最低限の環境(パーソナルコンピュータや携帯情報端末などのクライアント、その上で動くWebブラウザ、インターネット接続環境など)を用意することで、どの端末からでも、さまざまなサービスを利用することができます。

 

具体例を用いて考えてみましょう。

身近な例ですとGmailはクラウドサービスのひとつです。
パソコンやタブレット、スマートフォンなど、端末によらず、Webブラウザからメールの送受信ができますね。
(メールを端末にダウンロードすることも可能ですが)特に設定等を行わなければ、メールは端末ではなく、クラウドに保存されています。
そのクラウドにインターネットを介してアクセスすることで、閲覧したり、メールを送信したりできるのです。

メールを閲覧するのに必要なものは、インターネッとができる環境のみ。

 

次に、従来広く利用されていた方法を考えてみます。
企業内にメールサーバーを用意して、メールの運用を行っていました。
この場合、メールを使うためには、Outlookなどのメールソフトをインストールしたパソコンが必要です。

会社でメールサーバーを用意し、各自のパソコンにメールソフトを用意して、初めてメールが遣えるようになります。
それに加えて、メールのセキュリティ対策も必要になり、運用、管理するためのコストと時間が必要です。

 

ここでは、メールを例に考えてみましたが、クラウドサービスは何もメールに限ったものではありません。
勤怠管理システムや営業管理システム、顧客管理システム、在庫管理、会計ソフト、オンラインストレージ、e-ラーニング、テレビ会議システムなど、多様なサービスがあります。

まとめていきます。

クラウドサービスを使うメリット

導入が簡単

これまでの業務用ソフトウエアは、サーバーやソフトの購入が必要でした。このため初期費用が高額になりやすく、慎重に吟味する必要がありました。これがクラウドサービスの場合は、導入コストがかからないケースが多く、月単位など短期間でも契約が可能なため、実際に導入してみて良ければ使い続けるなど、リスクの少ない形で導入ができます。
また導入するにあたり、サーバーの設定などが不要のため、IT部門の負担が軽減できますし、ITの専門家が自社にいない場合も導入しやすいです。
申込を行ったその日から利用できるサービスもあります。

運用が楽(運用コストの大幅な削減)

社内でサーバーやソフトウエアの維持管理、特別なセキュリティ対策などが不要のため、そこに人手を割く必要がありません。パソコンにインストールして使うタイプのソフトの場合は、手動でのバージョンアップなどが必要なケースもありますが、クラウドサービスであれば、常に最新のものが提供されます。社内にはITスキルの高い方もいれば、詳しくない方もいらっしゃるので、手動でのバージョンアップを徹底するのは、思いのほか大変です。結果的にクラウドサービスを使う方が、運用コストが大幅に削減できるケースも多くなります。

従量課金で使える

クラウドサービスの良い面として、「月額○円」「1ユーザー○円」といった形で使える点にあります。社員が増えたら、その分だけ追加しやすいですし、逆に退職したら、来月から減らすことも可能。また、例えば容量が足りなくなったときなども、課金をすればすぐにストレージを追加してもらえます。このため急な環境の変化にも対応しやすく、無駄な費用がかかりにくいのはメリットでしょう。
こういった手続きもオンライン上から簡単に行うことができます。

パソコン以外にスマホやタブレットからも利用できる

クラウドサービスによりますが、インターネットの環境さえ用意できれば、パソコン以外にスマホやタブレットからも使えるものが多いです。外出先から気軽にアクセスできるのはメリットのひとつでしょう。

クラウドサービスのデメリット

オンライン環境がないと利用できない

クラウドサービスを利用するには、インターネット環境が必須です。何らかの理由でインターネットに障がいが起きると、利用できなくなります。
またインターネットを介してやりとりするため、どうしてもセキュリティ面でのリスクもあります。十分なセキュリティ対策が行われているクラウドサービスを選ぶことが必要です。

自社に合せたカスタマイズが難しい

ほとんどのクラウドサービスは、自社に合せたカスタマイズが難しいです。
ただし、オプションが用意されている場合は、ある程度までオプションを組み合わせることで対応できるケースもあります。

サービス中止の可能性がゼロではない

サービスを提供する側のサービス停止などにより、突然クラウドサービスを利用できなくなる可能性もあり得ます。

 

ITの専門家を自社で用意するのが難しい中小企業も、クラウドサービスを使うことで、自社のIT化を進めていくことが可能です。

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。
特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。
困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。
当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。

EvernoteとGoogle Keepの使い分け!仕事の管理、ToDo管理に

こんにちは。

皆さんは、「Keep」というサービス(アプリ)をご存じでしょうか?

「Keep」とは、Googleが提供しているオンラインメモサービスです。
もちろん無料で使用できます。

Google Keep

Google Keep

2013年にリリースされた直後は、Evernoteなどと比較すると正直見劣りする印象でしたが、その後のバージョンアップを経て便利なアプリになりました。
社内用の共有ツールとしても使えます。

どんなアプリかまずは概要を知りたい方は、こちらの動画が分かりやすかったです。 グリットグループホールディングス株式会社の事例も交えながら紹介されています。

▼Keep or Note もう忘れない! G Suiteユーザーのための情報管理術

Google Keepの便利な点

無料で始められるメモアプリといえば「Evernote」やマイクロソフトが提供する「OneNote」が有名です。
「Google Keep」「Evernote」「OneNote」のどれもが優れており、その人にとってどれが一番かは、置かれている環境、活用法、好みにより変わってくることと思います。

ここからは、上記3つのアプリを比較しながら、Google Keepについて特徴を説明していきます。

・シンプルで直感的に操作できる
あくまでも筆者の主観になりますが、「Google Keep」「Evernote」「OneNote」の中で一番、直感的に操作ができたのが「Google Keep」でした。付箋紙にメモを取り、パソコンに貼り付ける感覚に近いです。「Google Keep」の場合は、入力したメモの順番を画面上で簡単に入れ替えたり、ピン留め(固定)しておいたりできます。「OneNote」もメモを好きな場所に配置できますが、できることが多い分だけ、使い方を事前に知っておいた方が便利に使えるように思います。

・デバイスフリー
「Google Keep」「Evernote」「OneNote」のどれもが、PC(Windows / Mac)、タブレット、スマホ(Android / iPhone)など、さまざまなデバイスで利用可能です。ただし、「Evernote」の場合は、無料プランの場合、利用できるのは2台まで。

・リマインダー機能がある
メモごとにリマインダー機能が付いており、あらかじめ時刻を設定しておけば通知してくれるサービスです。Googleカレンダーなどのリマインド機能と重複する部分もありますが、「15時に○○さんに電話」というメモに「15時」に通知されるように設定しておくと、他の作業に集中していても、忘れることがなく重宝します。また毎週同じ時間に通知が来るように設定することも可能です。メモ欄には、相手の電話番号や名前、用件などを入力。終わったメモは削除することもできますし、アーカイブとして残しておくことも可能です。

・メモを分類できる
「Google Keep」と「Evernote」はメモをラベル(タグ)で分類できます。サイドバーにあるラベル名をクリックすると、そのラベルが付けられたメモが表示されます。どうしてもメモが増えてくると、一覧にしたときにパッと分かりにくくなるので、ラベルに加えて、色もうまく活用するといいでしょう。

・検索機能が優れている
さすがGoogle!と感じるが「検索機能」。文字に加えて、リマインダーやラベル、色でも検索できます。「弁当を作る」というメモを書いたところ、自動で「食品」という項目までできていました。

・チェックリストが便利
チェックリストを使ったメモを作成できます。ToDo管理や買い物リストの作成などに便利。チェックを付けると、取り消し線が引かれます。

・メモを保存しておける
用件が済んでメモでも、後から読み返すと便利なものがあります。そんなときは、「アーカイブ」をクリックすれば、メモを保存しておくことが可能です。
作業記録として残しておけるToDoや連絡先が書かれたメモなどは保存しておくといいでしょう。

・メモを共有できる
メモを他の人と共有することが可能。部署内で全員がGoogle Keepを使い、毎日のToDoを共有するようにすれば、離れた場所で仕事をしていても誰が何をしているのか予想がつきやすくなります。ToDoに実施予定時刻も入力しておくと、なおさら便利ですね。

その他、メモはテキスト入力以外に、音声入力、手書き入力にも対応しており、画像のアップも可能です。また画像のテキスト化にも対応しています。

ちなみにEvernoteやOneNoteでは、表の入力や文字の装飾が可能ですが、Google Keepではできません。

活用事例

筆者の場合は、EvernoteとGoogle Keepの両方を使っています。
実は一時期Evernoteではなく、OneNoteを使っていたのですが、今はOneNoteは使っていません。

Google Keepは、ToDo管理とちょっとしたメモを取るのに使っています。
一方のEvernoteは、ノート的な使い方をしています。
具体的には、業務のマニュアルや会議の議事録の保存、原稿の作成、仕事の参考になりそうな情報の蓄積などを行うツールという位置付けです。
Google Keepに、後から調べたいことをメモしておいて、実際に調べた結果はEvernoteに記しておきます。

Google KeepもEvernoteも、仕事でもプライベートでも使用しており、そこはあまり厳密には分けていません。

弊社では全てに関して最適なアドバイスや解決策を提供できるわけではありませんが、かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指しています。何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

(関連記事)
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?
中小企業に合うのは「Office 365」と「G Suite」のどちら?比較して違いを解説
メールアドレスを複数持ちたい!メールエイリアスとは?Gmail、G Suiteの設定方法

中小企業に合うのは「G Suite」と「Office 365」のどちら?比較して違いを解説

こんにちは。

当ブログでは、これまでに「G Suite」と「Office 365」をご紹介しました。どちらも優れたサービスであり、実際の導入を考えると、迷われる方も多いのではないかと思います。
そこで今回は、中小企業向けに、両者を比較検討し、違いに焦点を当て解説していきます。

両者の主なサービス内容をお知りになりたい方は、先に以下をご覧ください。

【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?
「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け

何を期待しますか?

あなたが「G Suite」や「Office 365」に求めることは何ですか?
どちらも非常にすぐれたサービスで、多くのことができます。
正直なところ、優劣はつけられません。
でもどちらの方が自社に合うかというのはあるでしょう。
まずは、御社が求めることを優先順位をつけて書き出してみることをおすすめします。

そして、その項目をみながら、お読みいただくと目移りせずにご検討いただけることと思います。

料金はもちろん大事です。
でもそこにとらわれ過ぎて、「こっちの方がお得ではないか」という基準で選んでしまうと、誤った選択をしまうことも……。
新規でサービスを契約するのも大変ですが、利用中にサービスを変更するのはもっと大変です。
後悔のない選択をされることを願っています。

何かありましたら、遠慮なくお問合せください。

「Office 365」と「G Suite」を比較

【基本的な機能】

両サービスともに、名称は異なるものの基本的な機能は同じです。主な機能を表にまとめました。

機能 Office 365 G Suite
ドキュメント Word Google ドキュメント
表計算 Excel Google スプレッドシート
プレゼンテーション PowerPoint Google プレゼンテーション
メール Exchange Online / Outlook Gmail
スケジューラ― Outlook Google カレンダー
ビデオ会議 Skype for Business Google ハングアウト
オンラインストレージ OneDrive for Business Google ドライブ
社内サイト Yammer / SharePoint Online Google サイト

どちらのサービスもパソコンだけではなく、スマートフォン用アプリも提供されています。
営業職など外出の多い方にとって、モバイル機能は業務効率につながるので気になる方も多いことと思いますが、操作性に関しても優劣がつけがたいです。

大きな違いは、G Suiteはクラウドでの提供なのに対して、Office 365はクラウドでも、各端末にインストールしてでも使うこともできる点。
(Office 365も一部クラウド版のみのプランもありますのでご注意ください)

G Suiteをオフラインで使えるように設定することもできますが、Office 365はインストール版ですのでフル機能を使用できます。
インストールや更新の手間がかかるともいえますが、オフラインでしっかり使いこなしたい方は、Office 365の方がいいでしょう。

【料金(プラン)の違い】

サービスの導入を考えるときに、機能に加えて重要になるのが料金ですね。

Office 365は特に多くのプランがあるので、ここで単純に比較することはできませんが、一般的な中小企業の選択肢になる範囲で価格とポイントになる性能を表にまとめました。

下位モデル 下位モデル 中間モデル 上位モデル 上位モデル
Office 365 G Suite Office 365 Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials G Suite Basic Office 365 Business Office 365 Business Premium G Suite Business
価格(年額) 6,480円 6,000円 10,800円 16,320円 14,400円
ドキュメント 類 Web版のみ Web版のみ Web版&デスクトップ版 Web版&デスクトップ版 Web版のみ
ストレージ容量 1TB 30GB 1TB 1TB 無制限(5ユーザー未満だと1TB)
メールアドレス 独自ドメイン 独自ドメイン × 独自ドメイン 独自ドメイン
組織全体での管理 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる × 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる

Office 365とG Suiteでの価格差は、多少G Suiteの方が安いものの、年額ということを考慮すると大きな差はありません。
ただし、サービス内容については少し異なります。

下位モデルの「Office 365 Business Essentials」と「G Suite Basic」ですと、どちらもWordやExcelといったドキュメント類はWeb版のみですが、Office 365の方が年額480円高いかわりに、ストレージの容量が大きく、組織全体の利用状況やセキュリティを監視できます。

Office 365は、「Office 365 Business」という中間のプランもあります。デスクトップ版(インストール版)のOffice ソフトが使用できるようになりますが、独自ドメインのメールアドレスは使えません。

上位モデルの「Office 365 Business Premium」と「G Suite Business」は、Office 365の方が年額1,920円高くなりますが、デスクトップ版のOfficeソフトが使えるようになります。ただし、ストレージ容量は、5ユーザー以上だと、G Suiteは無制限なのに対して、Office 365は1TBです。

「Office 365」と「G Suite」のどちらがいいかというのは、度々話題になるだけあって、ここまでの説明だと、決め手にかけるという方も多いかもしれませんね。
次からはもう少し細かい話、とはいえ重要なポイントになる話をしますので、引き続きお付き合いください。

会社の方針、何をしたいのかを考えて選ぶ!

機能面および費用以外で選ぶときにポイントになる点を表にまとめました。

下位モデル 下位モデル 中間モデル 上位モデル 上位モデル
Office 365 G Suite Office 365 Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials G Suite Basic Office 365 Business Office 365 Business Premium G Suite Business
中国で事業展開をしている(検討している) × ×
Officeソフトの依存度が大きい × ×
セキュリティを重視
データの保存場所は? 日本 海外 日本 日本 海外
運営・管理のシンプルさ
グループウエアとして使いたい × × ×
メールの機能を重視したい ×

◇中国で事業展開をしている(検討している)
なぜ中国と思われるかもしれませんが、中国ではGoogleが規制され、サービスを使うことができません(2017年10月現在)。つまりG Suiteは利用不可ということです。だからといって、Office 365であればどの国でも大丈夫といえるわけでもありません。いつ何が規制されるかは分からないことですが、クラウド上のサービスを使用する場合は国の規制によりサービスが利用できなくなる可能性があることを知っておいたた方がいいでしょう。業務上、ドキュメント類の編集が必須であれば、Office ソフトのインストール版が使える「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」を契約しておくと、良いかもしれませんね。

◇Officeソフトの依存度が大きい
業務上、Officeソフトへの依存度が大きいようでしたら、インストール版が使用できる「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」を選択するのが王道ですが、既に買い切りタイプのOfficeソフトをお持ちの場合は「Office 365 Business Essentials」を契約し、買い切りタイプのOfficeが使えなくなったら、Office 365のプランを変えるのもひとつです。プランの切り替えについてはこちらをご覧ください。

◇セキュリティを重視
普段はあまり見ることがないかもしれませんが、MicrosoftとGoogleとでは、プライバシーポリシーが大きく違います。Office 365を提供するMicrosoftは「Office 365に格納したデータを一切活用しない」としていますが、G Suiteを提供するGoogle「端末、ログ、現在地など、一部の情報を収集し活用する」としています。またOffice 365が日本法を適応しているのに対して、G Suiteは米国法が適応されています。

通常使用する上では、あまり大きな差はありませんが、会社にとって大事なデータが一企業でもあるGoogleに収集され活用される可能性があるというのは、あまり好ましくないかもしれませんね。

◇データの保存場所は?
Office 365は、国内にのみデータが保存されているのに対して、G Suiteは世界各国に数カ所のデータセンターがあります。このため、G Suiteの方が災害や事故などによりデータを消失する可能性は低いでしょう。ただし、Office 365の場合も関東と関西に分かれているので、よほどのことがなければ被害を受ける可能性は低いです。

◇運用・管理を出来る限りシンプルにしたい
できる限り、運用、管理をシンプルにしたいという希望があれば、端末のOSに依存せずWEBブラウザのみで使用できるG Suiteと「Office 365 Business Essentials」に軍配があがります。「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」は端末ごとにインストールや更新が必要な分、少し手間が増えますね。

◇グループウエアを使いたい
ワークフローやプロジェクト管理などを行いたい場合は、社内SNSツール「Yammer」、プロジェクト管理ツール「Planner」などが使える「Office 365 Business Essentials」「Office 365 Business Premium」を選ぶといいでしょう。

◇メールの機能を重視したい
好みや慣れもあるので一概には言えませんが、メールを重視する場合は、迷惑メールやスパムメールのフィルタリング機能が高性能なGmailが使え、独自ドメインもOKのG Suiteがおすすめです。独自ドメインだけであれば「Office 365 Business Essentials」「Office 365 Business Premium」も取得可能です。

今回は以上になります。
弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

 

【関連記事】
「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?
メールアドレスを複数持ちたい!メールエイリアスとは?Gmail、G Suiteの設定方法

「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け

Office 365

こんにちは。

今回はMicrosoft Officeを仕事でお使いの個人の皆さん、企業の皆さん、今後導入をお考えの会社のシステム担当者、代表の方に役立つ情報をお届けます。

最近は「Office 365(オフィス サンロクゴ)」という言葉を見聞きすることが増えてきました。

そもそも「Office 365」とは何でしょうか。

「Office 365」とは?

現在、Officeのライセンスには4種類があります。

そのうち3種類は「Office ボリューム ライセンス」「プリインストール版」「パッケージ製品」と呼ばれるもので、“買い切り”のタイプです。
一度購入してしまえば、永続的に使用できます。
ただし、サポート終了後はセキュリティプログラムが提供されなくなり、セキュリティリスクが高まるため、継続して使用するのはおすすめできません。

残りの1つが「Offie 365」と呼ばれるもので、“クラウド型”のOfficeに名付けられたブランド名です。
毎月もしくは毎年、料金を支払う購読型で「サブスクリプション型」といわれることもあります。複数のエディションが存在し、使えるサービスが異なります。

(分かりにくくなってしまうのですが……)
実は「Office 365」の中にも、一部、家庭向けのエディションで、買い切りのタイプが存在します。
ワードやエクセルといったOfficeソフトのみ使えればOKと考えている方は、こちらから選ぶのもいいでしょう。

仕事で利用する場合は、どのエディションを選べばいい?

ここからは、社員数が1人から300人までの法人(個人)におすすめの「Office 365」のエディションについてご説明します。

「Office 365」の大きな特徴は、次の5点です。

・初期投資がいらない代わりに、ずっと料金の支払いが発生
・月次でアップデートされるので、常に最新版を利用可能
・クラウド型のサービスのため、バックアップの手間を減らすことができる
・ワード、エクセルといったOfficeソフトに加えて、多様なクラウドサービスが利用可能

2017年9月29日時点で選択できる主なエディションは次の4つになります。

 タイプ Office 365 Solo Office 365 Business Office 365 Business Premium Office 365 Business Essentials
価格
(年払い)
12,744円 10,800円 16,320円 6,480円
選ぶポイント ・個人完結型の仕事
・1人で使用するデバイス数が少ない
・個人アカウントを使いたい
・Skype から固定電話や携帯電話への通話が毎月 60 分間無料
・組織全体での管理が必要
・個人完結型の仕事
・コミュニケーション機能は不要
・1人で使用するデバイス数が多い
・組織全体での管理が必要
・会社ドメインのメールアドレスを使いたい
・チーム作業が多い
・テレワークを導入している(導入を検討中)企業
・Officeソフトは不要だけど、コミュニケーション機能を含めたクラウドサービスを使いたい
Office
ソフト
Word / Excel / PowerPoint / Outlook / OneNote / Publisher / Access ×
インストール台数 1ライセンスでユーザー1人あたり2台のスマートフォン、2台のタブレット、2台の PC または Mac にインストール可能 1ライセンスでユーザー1人あたり5台のスマートフォン、5台のタブレット、5台の PC または Mac にインストール可能 ×
メール × × ・独自ドメインのメールアドレスを作成できる
・ユーザー 1 人あたり 50 GB のメールボックスが用意され、最大 150 MB の添付ファイルを送信できる
オンラインストレージ 【OneDrive】容量は1TB 【OneDrive for Business】容量は1TB
Microsoftアカウント 既存 専用
無償トライアル

「Office 365 Solo」「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」の3つは、業務で必要なOfficeソフトが付いています。

個人で完結する仕事がほとんどの場合は、「Office 365 Solo」か「Office 365 Business」を選ぶといいでしょう。この2つのエディションの主な違いは、1ライセンスでインストールできるデバイスの数とオンラインストレージ(クラウド上にファイルを保存できるサービス)の種類です。

でも実はインストールできるデバイスの数が多い「Office 365 Business」の方が「Office 365 Solo」よりも格安です。

そうすると選ぶポイントはオンラインストレージの種類。
「Office 365 Solo」は「OneDrive」、「Office 365 Business Premium」は「OneDrive for Business」というオンラインストレージが付いています。
どちらもファイルの保存や共有、共同作業を行うことができるサービスではありますが、全く別モノ。
「OneDrive」は個人用という位置付けで、個人用のアカウントを使用します。
一方の「OneDrive for Business」は、業務用という位置付けで、組織全体で管理され、専用のアカウントが必要です。

あとは重視するかどうかに差が出そうですが、「Office 365 Solo」にはSkypeから固定電話や携帯電話への通話が毎月60分間無料というサービスが付いています。

結論としては、割高になっても、これまで個人用のアカウントで仕事をしてきて、今後も使い続けたいという理由があれば「Office 365 Solo」、特にそのような事情がなければ「Office 365 Business」を選ぶといいでしょう。

「Office 365 Business」と「Office 365 Business Premium」の大きな差は、会社ドメインのメールアドレスを設定できるかどうかと、チームでのオンライン上でのコミュニケーションが必要かどうかです。
これらが必要な場合は、「Office 365 Business Premium」がいいでしょう。

もう1つOfficeソフトが付いていない「Office 365 Business Essentials」というエディションもあります。こちらは、Officeソフトは不要だけどクラウドサービスを使いたいという方向けです。

社員数が300人以上の場合は、大企業向けのエディションが用意されていますので、詳細は公式サイトでご確認ください。

「Office 365」は常に進化し続けていますので、今後も新しいサービスが追加されることと思います。購入する際は、必ず公式サイトをご覧になり、詳細を確認することをおすすめします。

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

(参考)
中小企業に合うのは「Office 365」と「G Suite」のどちら?比較して違いを解説

【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?