個人・中小企業向け!オンラインストレージ比較2018

現在、規模の大小を問わず多くの企業で導入されているオンラインストレージ。

ITに詳しい人がいない中小企業ほど導入に二の足を踏みがちですが、実はそういう企業ほど向いているともいえるのが「オンラインストレージ」です。自社でITの専門家を雇用する余裕がない企業の場合、どうしても対応が遅くなりがちで、セキュリティのリスクが上がります。自社内にデータを保存しておけば安心という時代は終わりました。

この機会に自社に合ったオンラインストレージの導入を検討されてはいかがでしょうか。

オンラインストレージの特徴

インターネット経由で、ファイルを保存できる「オンラインストレージ」。

パソコン内に保存しておくのと、比較して次のような特徴があります。

・ファイルのサイズ(容量)を気にせずに保存しやすい
オンラインサービスの中には容量無制限のものも多いです。また有限の場合も必要に応じて容量アップができるので、動画や画像などサイズの大きいファイルを多数扱う人は特にメリットを感じやすいでしょう。

・容量の大きいデータを共有しやすい
誰かとファイルを共有する際、メールへの添付だと容量オーバーで送付できないことがあります。また宅ふぁいる便などのファイル送信サービスを使う方法もありますが、ダウンロード期限があるなど、不便さを感じることも。その点、オンラインストレージを普段から使っていれば、共有したいファイルのURLをメールに沿えるだけで共有が可能です。

・いつでも、どの端末からでもデータを利用できる
会社からはもちろん、出先、自宅からなど、場所を問わずファイルにアクセス可能。パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どの端末からも利用できます。テレワークを導入する際にも便利。

・共同作業が可能に
一つのファイルを数人で確認し、追記したり、修正したりすることがあると思います。このときに各自が手元で修正して誰かが集約するのは手間ですね。これがオンラインストレージなら、共有している1つのファイルを直接、全員が編集できます。

・自然災害のときもデータが守られる
オンラインストレージに保存したデータは、国内外、複数のデータセンターで管理されています。パソコンが故障するとデータを取り出せなくなることがありますが、オンラインストレージの場合は心配いりません。

・常に最新のセキュリティ環境を利用できる
各自のパソコンでデータを管理する場合は、自社でセキュリティ管理が必要ですが、オンラインストレージは常に最新のセキュリティ環境が整っています。社員が使える機能を設定するなど、自社に合せた運用ができるような管理システムも提供されています。

選ぶポイント

オンラインストレージを会社として導入し、安心安全に使用するために欠かせないのが、どのサービスを利用するのがベストかの見極めと、使い方(ルール)の作成。

まずは以下の点を決めておくといいでしょう。

1.利用人数
サービス、プランによっては、最小利用人数、最大利用人数が決められていることがあります。分かる範囲で、今後増える見込みがあるのか、減る見込みがあるのかも考えておくといいでしょう。なお、多くのサービスで利用人数の増減は比較的簡単に手続きできますので、特定の部署でトライアル的に導入して、良ければ他の部署にも広げていくという形で進めるとスムーズです。

2.セキュリティの高さ
どこまでのセキュリティを求めるのか確認しておきましょう。無料で使えるプランもありますが、このようなプランは会社としての管理ができず、各自が自由に使う形となり、リスクが高まります。

3.海外拠点とのファイル共有を行う可能性
海外拠点とのファイル共有を行う可能性がある場合は、その国、その国の言語に対応しているオンラインストレージサービスを導入する必要があります。例えば、中国だとGoogleのサービスは利用できません。

4.オンラインストレージを導入する目的
当然ですが、オンラインストレージを導入する目的は明確にしておきましょう。目的が明確でないと、多くのサービスがありますので、目移りして、必要のない機能まで付けてしまう可能性があります。優先順位を決めておくといいですね。

5.利用者のITスキル
従業員のITスキルが高い場合は、どのオンラインサービスでもある程度順応し、利用できますが、ITスキルにバラツキがある場合、全体としてあまり高くない場合はどのサービスを選ぶかが成功の可否を握っていると言ってもいいでしょう。仕様変更があまりないサービス、日本語のヘルプが充実しているサービス、問合せにスムーズに対応してもらえるサービスに重点をおいて選ぶのがおすすめです。

6.予算
主要なオンラインサービスの利用料金に、大差はありません。ただし、1ユーザーあたりで課金されることが多いので、大人数になればなるほど、価格差は広がります。何事でも予算は大事ですが、予算ばかりを重要視しすぎると、自社では使えないということになりかねないのでご注意ください。

オンラインストレージを導入する際は、無料でトライアル体験ができるサービスも多いので、実際にいくつか使ってみて操作性などを確認するといいでしょう。

また「1.利用人数」のところでも少し触れましたが、オンラインストレージを導入する際は、特定の部署など限られた人数で使用し、そこで運用ルールを決め、段階的に他の部署などにも広げていくのがおすすめです。

主なオンラインストレージ

代表的なオンラインストレージ「Google Drive」「Dropbox」「OneDrive」「SugarSync」についてまとめました。最後に比較表を付けましたので、選ぶ際の参考にされてください。

Google Drive(グーグルドライブ)

公式サイト

Googleが提供するオンラインストレージ。Googleアカウントをお持ちの方は新たな手続きなしで利用できます。

無料で使えるのは15GBまで。この15GBというのは、Googleドライブに加えて、Gmail、Googleフォトの容量の合算です。ただし、Wordをドキュメント、Excelをスプレッドシート、PowerPointをスライドで保存すると、容量ゼロで保存可能。また音楽ファイルは、「Google Play Music」に保存すると、容量ゼロ(最大50,000曲)です。「Googleフォト」は「高画質」で保存することで、容量ゼロで保存可能。

有料のプランは、100GBだと「2,500円/年(250円/月)」で、1TBだと「13,000円/年(1,300円/月)」です。ただし、Googleは、Google ドライブ単独での販売の他に、G Suiteというサービスも提供しています。G Suiteでは、Basicプランが30GBのGoogleドライブが付いて、6,000円/年。Businessプランだと容量無制限(5ユーザー未満だと1TB)で14,400円/年。

Googleドライブの場合は、ファイルをアップロードした人が所有者となり、所有者のディスク容量のみが使用されます。つまりファイルを共有している他のメンバーの容量はカウントされません。このため、共有相手の容量を気にする必要がなく、気軽にファイルを共有し、チーム作業を行いやすいサービスといえます。

Googleドライブ単独での契約だと、各自が自由に使う形になりますので、会社として管理したい、セキュリティを高めて使用したいという場合は、G Suiteの方がいいでしょう。逆に個人で使用し、G Suiteの機能は不要ということであれば、Googleドライブ単独での利用をおすすめします。

(参考)
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

Dropbox(ドロップボックス)

公式サイト

無料のプランである「Dropbox Basic」の容量は2GBと、他のオンラインストレージサービスと比較すると少ないです。ただし、誰かにDropboxを紹介すると無料容量を獲得できるなど無料容量を増やす方法があります。詳しくはDopboxのページをご覧ください。

有料プランは、個人向けとチーム向けが用意されており、個人向けのPlusプランだと1TBで「12,000円/年(1,200円/月)」。チーム向けのStandardプランだと「15,000円/年(1,500円/月)」です。個人として長期での利用を考える場合は、ソースネクストで販売されているPlusプランの3年版は、24,000円とお買い得。会社として管理をしたいということであれば、チーム向けのプランから選ぶのがいいでしょう。

パソコンにソフトウエアをインストールすると、専用のフォルダが作られ、そのフォルダに保存をすると、自動でオンラインと同期されます。他のサービスでも同様の機能を持っているケースも多いですが、Dropboxは同期のスピードの速さに定評があります。オンラインストレージを使っているというよりも、普段のフォルダを使っている感覚に近いです。複数のパソコンを使っている場合も、Dropboxフォルダの中身は、どのパソコンでも同じ環境。スマートフォンにアプリを入れると、閲覧とアップロードが可能になります。

ファイルを共有したときに、誰の容量を使うかという点は、Googleドライブとは異なります。Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用します。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができません。Dropbox Businessチーム外のメンバーとチーム作業を行う可能性がある場合は、他のサービスを選んだ方が無難でしょう。ただし、共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しません。

注意点として、共有設定をしたフォルダを基本設定のまま使う場合は、誰かがファイルを移動したり、削除したりすると、全員の環境からファイルが移動したり、削除されたりします。どのような運用にするかルールをしっかりと作っておきたいですね。

OneDrive(ワンドライブ)

公式サイト

マイクロソフトが提供しているオンラインストレージサービスです。

無料で使えるのは5GBまで。50GBだと「249円/月」。

Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高いです。Office365の契約をしている場合は、既にOneDriveの容量が付いているケースもありますので、まずは確認してみましょう。例えば、Office 365 Soloだと「12,744円/年」で、Officeソフトが使え、1TBのストレージが用意されています。

Officeソフトの利用が多い場合は、OneDriveが使い勝手がいいでしょう。

(参考)
「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け
中小企業に合うのは「G Suite」と「Office 365」のどちら?比較して違いを解説

SugarSync(シュガーシンク)

公式サイト

パソコンのフォルダ構造のままオンラインにバックアップできるのが大きな特徴。任意のフォルダのバックアップがとれます。無料のサービスはありませんが、30日間無料で使えるトライアルが用意されています。個人向けとチーム向けのプランがあり、個人向けだと100GBが「750円/月」、250GBが「1,000円/月」です。チームの場合は、10人未満の少ない人数で使用する場合、「55.00ドル/月」、10人以上の場合は必要な機能を相談し見積もりを出してもらいます。

 

今回ご紹介したオンラインストレージサービス以外にも優れたサービスはいろいろあります。例えば、Boxはセキュリティの高さがウリで、大企業で使われています。自社にどんなサービスが合っているのかお悩みでしたら、ご相談ください。

 

Google Drive Dropbox OneDrive SugarSync
無料の容量 15GB
2GB(Basicプラン)
※友達にDropboxを紹介するなどすると、無料の容量を増やすことが可能
5GB
※30日間無料トライアルあり
主な有料プラン
100GB 2,500円/年
1TB  13,000円/年
—–
G Suiteの契約なら
Basic 30GB 6,000円/年
Business 無制限(5ユーザー未満だと1TB
) 14,400円/年
Plus 1TB 12,000円/年
Standard 15,000円/年
(5ユーザーから契約可能)
※ソースネクストではPlusの3年版を24,000円で提供
OneDrive 50 GB 249/月
Office 365 Solo 1TB 12,744円/年
Office 365 Business 1TB 10,800円/年
100GB 750円/月
250GB 1,000円/月
500GB 1,900円/月
1TB 55.00ドル/月
共有機能
  • ファイルをアップロードした人のディスク容量のみが消費され、共有した他のメンバーの容量にはカウントされない
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用する。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができない。共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しない
  • ファイルを共有する際、リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、相手は共有フォルダを自分のOneDriveに追加でき、誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • SugeSyncのアカウントを持たないユーザーとフォルダを共有する場合、簡単な手続き(無料)を経ると共有フォルダにアクセスできるようになる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
特徴
  • Googleアカウントを持っていれば使用可能
  • 必要な容量が増えるほど、Google Drive単独の契約よりも、G Suiteの契約を行った方が費用を抑えられる
  • ストレージの容量は、Googleドライブ、G mail、Googleフォトの合算
  • 少ない人数でグループ機能を使いたい場合は便利
  • 登録時の無料の容量は少ないが、友達の紹介など無料で容量を増やす方法があり、16GB以上増やすことも可能
  • 同期のスピードの速さに定評がある
  • 容量は同じでも機能により高額なプランもある
  • PCにアプリケーションをインストールすると、専用フォルダが作られ、そのフォルダに保存するだけで、自動的にオンラインと同期される。感覚的には普段のフォルダを使っている感覚に近い
  • Dropboxフォルダはどのパソコンでも同じ環境が保たれる
  • Microsoftアカウントが必要
  • Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高い。Office製品、Office365の契約をしている場合はOneDriveの容量が付いているプランがある
  • コンピュータの任意のフォルダをそのままオンラインにバックアップできる

中小企業のIT化にはクラウドサービスの利用がおすすめ

ケースバイケースという前提はありますが、中小企業からIT化のご相談を受けた場合、目的に合ったクラウドサービスをおすすめすることが多いです。
そこで、今回はクラウドサービスとは何か?について、ITに詳しくない方向けに解説します。

クラウドサービスの概要

「クラウド」という言葉は耳にしたことがあっても、説明しようとすると途端に言葉に詰まってしまうというのはよくあることかもしれません。
決して難しくはないのですが、説明しにくいというのはありそうです。

総務省が運営する「国民のための情報セキュリティサイト」によると、次のように説明されています。

クラウドサービスは、従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供するものです。利用者側が最低限の環境(パーソナルコンピュータや携帯情報端末などのクライアント、その上で動くWebブラウザ、インターネット接続環境など)を用意することで、どの端末からでも、さまざまなサービスを利用することができます。

 

具体例を用いて考えてみましょう。

身近な例ですとGmailはクラウドサービスのひとつです。
パソコンやタブレット、スマートフォンなど、端末によらず、Webブラウザからメールの送受信ができますね。
(メールを端末にダウンロードすることも可能ですが)特に設定等を行わなければ、メールは端末ではなく、クラウドに保存されています。
そのクラウドにインターネットを介してアクセスすることで、閲覧したり、メールを送信したりできるのです。

メールを閲覧するのに必要なものは、インターネッとができる環境のみ。

 

次に、従来広く利用されていた方法を考えてみます。
企業内にメールサーバーを用意して、メールの運用を行っていました。
この場合、メールを使うためには、Outlookなどのメールソフトをインストールしたパソコンが必要です。

会社でメールサーバーを用意し、各自のパソコンにメールソフトを用意して、初めてメールが遣えるようになります。
それに加えて、メールのセキュリティ対策も必要になり、運用、管理するためのコストと時間が必要です。

 

ここでは、メールを例に考えてみましたが、クラウドサービスは何もメールに限ったものではありません。
勤怠管理システムや営業管理システム、顧客管理システム、在庫管理、会計ソフト、オンラインストレージ、e-ラーニング、テレビ会議システムなど、多様なサービスがあります。

まとめていきます。

クラウドサービスを使うメリット

導入が簡単

これまでの業務用ソフトウエアは、サーバーやソフトの購入が必要でした。このため初期費用が高額になりやすく、慎重に吟味する必要がありました。これがクラウドサービスの場合は、導入コストがかからないケースが多く、月単位など短期間でも契約が可能なため、実際に導入してみて良ければ使い続けるなど、リスクの少ない形で導入ができます。
また導入するにあたり、サーバーの設定などが不要のため、IT部門の負担が軽減できますし、ITの専門家が自社にいない場合も導入しやすいです。
申込を行ったその日から利用できるサービスもあります。

運用が楽(運用コストの大幅な削減)

社内でサーバーやソフトウエアの維持管理、特別なセキュリティ対策などが不要のため、そこに人手を割く必要がありません。パソコンにインストールして使うタイプのソフトの場合は、手動でのバージョンアップなどが必要なケースもありますが、クラウドサービスであれば、常に最新のものが提供されます。社内にはITスキルの高い方もいれば、詳しくない方もいらっしゃるので、手動でのバージョンアップを徹底するのは、思いのほか大変です。結果的にクラウドサービスを使う方が、運用コストが大幅に削減できるケースも多くなります。

従量課金で使える

クラウドサービスの良い面として、「月額○円」「1ユーザー○円」といった形で使える点にあります。社員が増えたら、その分だけ追加しやすいですし、逆に退職したら、来月から減らすことも可能。また、例えば容量が足りなくなったときなども、課金をすればすぐにストレージを追加してもらえます。このため急な環境の変化にも対応しやすく、無駄な費用がかかりにくいのはメリットでしょう。
こういった手続きもオンライン上から簡単に行うことができます。

パソコン以外にスマホやタブレットからも利用できる

クラウドサービスによりますが、インターネットの環境さえ用意できれば、パソコン以外にスマホやタブレットからも使えるものが多いです。外出先から気軽にアクセスできるのはメリットのひとつでしょう。

クラウドサービスのデメリット

オンライン環境がないと利用できない

クラウドサービスを利用するには、インターネット環境が必須です。何らかの理由でインターネットに障がいが起きると、利用できなくなります。
またインターネットを介してやりとりするため、どうしてもセキュリティ面でのリスクもあります。十分なセキュリティ対策が行われているクラウドサービスを選ぶことが必要です。

自社に合せたカスタマイズが難しい

ほとんどのクラウドサービスは、自社に合せたカスタマイズが難しいです。
ただし、オプションが用意されている場合は、ある程度までオプションを組み合わせることで対応できるケースもあります。

サービス中止の可能性がゼロではない

サービスを提供する側のサービス停止などにより、突然クラウドサービスを利用できなくなる可能性もあり得ます。

 

ITの専門家を自社で用意するのが難しい中小企業も、クラウドサービスを使うことで、自社のIT化を進めていくことが可能です。

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。
特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。
困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。
当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。

【G Suite】データ探索とは?Googleのスプレッドシート、ドキュメント、スライドが仕事を効率化してくれる

こんにちは。

GメールやGoogleカレンダーなど、有料無料問わずGoogleのサービスをお使いの方は多いですね。
今回は、スプレッドシート、ドキュメント、スライドをより便利に、そして効率的に作業が進められる「データ探索」機能をご紹介します。
知っておいて損はない機能ですので、「データ探索って何?」という方は、ぜひお読みください。

データ探索とは?:エクセル・ワード・パワーポイントも今はAIに手伝ってもらう時代

以前はマイクロソフトのOffice製品をお使いの方がほとんどでした。
でも近年はGoole製品をお使いの方が増えてきています。
ちなみに、弊社でもGoogle製品を積極的に活用しています。

Google製品は、次の表のようにOffice製品と互換性があることはよく知られていますね。

 グーグル マイクロソフト
 表計算 スプレッドシート Excel
文書作成 ドキュメント Word
プレゼンテーション スライド パワーポイント

では、Google製品には、AI(人工知能)が搭載されていることをご存じでしょうか。
それが今回ご紹介する「データ探索」です。
AIと聞くと難しそうに感じてしまうかもしれませんが、ボタンをクリックするだけで使える機能なので、抵抗感を取り払ってお試しいただきたいと思います。

ここから、より具体的に、どんなことができるのかツールごとに確認していきましょう。

Googleスプレッドシート:グラフの作成と分析

スプレッドシートに搭載されている「データ探索」を使うと、表の書式を提案してくれたり、グラフや分析結果を自動で表示してくれます。

【データ探索の使い方】
データ探索ボタンの位置

画面右下にある「データ探索」ボタンをクリックするだけです。

書式について
スプレッドシートの書式について

提案された表示形式の中から、適用したいものをクリックするだけで、簡単に見栄えの良い、分かりやすい表になります。
気に入った候補がない場合は、「編集」をクリック、色などを変えることが可能です。

グラフと分析について
スプレッドシートのグラフについて

Googleがデータを元にて、グラフの提案と分析を行ってくれます。
予め範囲を選択しておくと、その選択範囲に関する分析が行われ、特に指定しなかった場合はカーソルのある位置に基づいて分析してくれます。

スプレッドシートのグラフ2

グラフにマウスを当てると、どのデータがグラフに使用されているのか一目瞭然。
今回だと2015年のデータはグラフの凡例の色と同じ「青」、216年は「赤」、2017年は「黄色」、2018年は「緑」でハイライトされます。
エクセルやスプレッドシートに慣れていない方にも、分かりやすいと思います。

グラフをドラッグアンドドロップすると、シートにグラフを挿入できます。

スプレッドシートの分析について

分析までしてくれますよ。

スプレッドシートのデータ探索は完璧ではない

今回だと「2018」となるべきところが「単位:本数 2018」となっているなど、必ずしも完璧ではありませんが、一からグラフを作るよりも簡単です。

そしてエクセルが苦手な人にとって、この機能はとても心強い味方になるでしょう。

Googleヘルプ:スプレッドシートでグラフと分析情報の候補を表示、使用する

Googleドキュメント:画像の提案

Googleドキュメントの「データ探索」もスプレッドシート同様、右下のボタンをクリックすると利用できます。
サンプルに用意したドキュメントは、当ブログの人気記事のひとつです。

「データ探索」をクリックした結果がこちら。

ドキュメントのデータ探索

インターネット上から資料に合う画像を提案してくれます。
今回だと、「G Suite」「Office 365」のロゴの提案がありました。
ここで提案される画像は「改変後の再利用が許可された画像」で、著作権侵害の心配はいりません。

ドキュメントの画像挿入

画像にカーソルを合わせると「+」マークが表示され、「+」をクリックするとドキュメントに画像を挿入できます。
そして、ドキュメントに画像を挿入すると、画像の出展URLが表示されますので、念のため画像の出典は確認しておいたほうが安心ですね。
このURLは変更したり、削除したりすることもできます。

ドキュメントのデータ探索のキーワード

検索ボックスにキーワードを入れると、ドキュメント内にウェブ検索、画像検索、ドライブ内の検索結果を表示させることが可能。
提案された画像の中に良いものがなかったときは、画像検索で探すと、他の候補も出てくるので、試してみるといいでしょう。

Googleヘルプ:ドキュメントでコンテンツの候補を表示、使用する

Googleスライド:レイアウト・デザインの提案

Googleスライドの「データ探索」のボタンも画面右下です。

スライドのデータ探索

「データ探索」ボタンをクリックすると、レイアウトの候補が表示されます。
気に入ったレイアウトをクリックすれば、適応できます。

スライドのデータ探索にて、キーワードで検索

またドキュメントと同様に、検索ボックスにキーワードを入れて情報を検索することも可能。
画像検索を使えば、スライド作りに必要な画像を探すのも簡単です。

レイアウトの候補が表示されないときは、Googleヘルプによると

レイアウトの候補が表示されるようにするには、次のようにします。

  • スライドのデフォルトのテーマやレイアウトを使用する。
  • スライド内のテキストの量を減らす。
  • スライドから図形を削除する。
  • すべての画像のサイズを 100×100 ピクセル以上にする。

とのことです。

Googleヘルプ:プレゼンテーションでレイアウトの候補を表示、使用する

今回は以上になります。
当サイトでは、他にもG Suiteに関する情報を発信しています。
ご興味があるようでしたら次のページの下部に目次を入れていますので、ぜひご覧ください。

参考:G Suiteを活用した業務効率化のご提案

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。
特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。
困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。
当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。

スタッフおすすめのChrome拡張機能(アドオン)5選

Google Chromeの拡張機能

前回はGoogleドキュメントの拡張機能(アドオン)を取り上げました。

今回はドキュメントに限らず、Google Chromeで使えるおすすめのアドオンをご紹介します。
無料のものから厳選したので、気軽にお試しいただけるものばかりです。

darkmatter

Chromeのアドオンとは、クロームの機能を強化できる専用の追加プログラムのことです。

アドオンのインストール方法と管理

まずはアドオンのインストール方法と使い方、管理法を説明します。

【インストール】
1. 「Chrome ウェブストア」を開きます

Chromeウェブストア2. インストールしたいアドオンを探して選択します。検索ボックスやカテゴリなどを使って探すといいでしょう。「評価」の★は、安全性や使いやすさを判断する基準のひとつとして参考になります。

3.右上の [CHROME に追加] をクリックします

CHROMEに追加4. アドオンによっては、特定の許可またはデータが必要なことが表示されます。許可を与えるには、[拡張機能を追加] をクリックします

 

【使い方】
アドオンを使用するには、アドレスバーの右側にあるアイコンをクリックします。

アドオンの使い方

 

【アンインストール】
アドレスバーの右側にあるアドオンのアイコンから削除したいものを右クリックして、[Chrome から削除] を選択します。

アドオンのアイコンが表示されない場合。
1. 何でもいいのでアイコンを右クリックして[拡張機能を管理]をクリックします
2. 削除したいアドオンのゴミ箱マークをクリック。「有効」のチェックを外すと設定は残しておいたまま使えない状態にできます

拡張機能の管理

 

別のパソコンを使う場合もクロームにログインすれば、同じアドオンを使用できます。

 

次に、ここからは便利なアドオンを厳選して5つご紹介します。

Googleドライブをオフラインで利用したい

アドオン名:『ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Officeファイルを編集

ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Officeファイルを編集

Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドを使うためには、基本的にはインターネット環境が必要です。
でも、こちらのアドオンをいれると、インターネットが使えない環境(オフライン)でも利用できるようになります。
つまり、パソコンにインストールして使う、WordやExcel、PowerPointと同じような感覚で使用可能に。
Googleが提供しているアドオンということで、安心感もありますね。

ファイルを開くには、ファイルをGoogle Chromeにドラッグ&ドロップします。

ただし、WordやExcel、PowerPointで作ったファイルも開いて編集できますが、できるのはある程度の作業まで。
例えば、テキストボックス内のテキストの編集はできなかったり、SmartArtは表示されなかったり。
細かい部分がサポートされていません。

パソコンでLINEを使いたい

アドオン名:『LINE

LINE

LINEはパソコン版のアプリも出していますが、Chrome版も便利です。
パソコン版は友達やグループの一覧画面と、トーク画面が別々ですが、Chrome版は左側に友達やグループの一覧、右側にトークが表示され、一つの画面で見られます。
好みが分かれそうですが、筆者はChrome版の方が見やすく、気に入っています。

Gmailの未読件数を表示

アドオン名:『Google Mail Checker

Google Mail Checker

Gmailを使っているなら、こちらのアドオンは便利。
Gmailを開いていちいちチェックしなくても受信トレイの未読数がアイコンに表示されます。

アドレスバー横のアイコンをクリックすると、別タブでGmailの画面が立ち上がりますよ。

Googleカレンダーを使っているなら

アドオン名:『Right-Click to Calendar

Right-Click to Calendar

選択したテキストをGoogleカレンダーに登録できるアドオン。
日付を含むテキストを選択して右クリックして登録。
日時等は、自動で入力されますよ。

スクリーンショットを撮りたいとき

アドオン名:『Awesome Screenshot

Awesome Screenshot

スクリーンショット用のアドオンは、いくつか有名なものがありますが、こちらのアドオンはページ全体や一部をキャプチャーするのに便利です。
文字の注釈をつけることも可能。
ダウンロードもワンクリックでできますよ。

 

Chrome ウェブストアにアクセスすると多くの拡張機能が用意されていることが分かります。
一つ一つの便利さは少しでも、長い期間でみるとけっこうな時間になり生産性の向上につながりますね。
時間があるときに、ぜひ便利な拡張機能を探してみてください。

弊社ではテレワーク導入のサポートなどを行っています。かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指していまので、何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

Googleドキュメントを便利に活用!おすすめの拡張機能をご紹介

度々当ブログでもご紹介している「G Suite」をはじめとしたサービス。
今回は、Googleドキュメントをより便利に、そして使いやすくする方法をご紹介します。

アドオンの入手方法

Googleドキュメントは、Wordと比較してシンプルな作りです。
一方で、個々のニーズに対応できるよう、 多くの開発者がアドオンを多数提供しています。
つまり、自分に合う、求めているアドオンを追加することで、より自分好みの、自分に必要な機能が揃ったツールに仕上げることができるのです。

アドオンは、以下の手順で入手できます。

1.GoogleドライブからGoogleドキュメントを起動させる

2.メニューから「アドオン」をクリックし、「アドオンを取得」を選択

3.アドオンの選択画面が表示されるので、入手したいアドオンを選択。アドオンの名称が分かっていれば検索ボックスに名称を入れて探すのが早い

4.「+無料」をクリック(中には有料のアドオンもある)

5.「~~にアクセスを許可しますか?」というのが出てきたら内容を確認の上、問題がなければ「許可」をクリック

長い文章を書きたい

報告書のような長い文書を作るときは、スクロールで移動するのは大変。
「Table of Contents」という目次用のアドオンを使うと便利です。
自動で目次が作成され、クリックするとその場所へジャンプすることができますよ。
最近のパソコンはワイド画面が多いので、邪魔になることもなく、むしろ作業しやすいです。

実際の画面
左側の「概要」という欄が目次です。

文字カウント

Wordだとその場で文字数が表示されますが、Googleドキュメントの場合はひと手間が必要です。
メニューから「ツール」を選択して「文字カウント」をクリックする、または「Command(Windowsの場合はCtrl)+Shift+C」のショートカットキーを使用する、という2つの方法があります。
どちらもリアルタイム表示ではないので、文字数を確認しながら原稿を書くのには少し不便ですね。

もしリアルタイムで確認したいなら「Better Word Count」というアドオンがあります。

実際の画面

上から順に「ワード数」「文字数」「スペースを除いた文字数」を表示してくれます。

目次と文字カウントの両方を表示させてもいいですね。

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

 

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