中小企業に合うのは「Office 365」と「G Suite」のどちら?比較して違いを解説

こんにちは。

当ブログでは、これまでに「Office 365」と「G Suite」をご紹介しました。どちらも優れたサービスであり、実際の導入を考えると、迷われる方も多いのではないかと思います。
そこで今回は、両者について比較検討し、違いに焦点を当て解説していきます。

両者の主なサービス内容をお知りになりたい方は、先に以下をご覧ください。

「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

何を期待しますか?

あなたが「Office 365」や「G Suite」に求めることは何ですか?
どちらも非常にすぐれたサービスで、多くのことができます。
まずは、あなたが求めることを優先順位をつけて書き出してみることをおすすめします。

そして、その項目をみながら、お読みいただくと目移りせずにご検討いただけることと思います。

料金はもちろん大事です。
でもそこにとらわれ過ぎて、「こっちの方がお得ではないか」という基準で選んでしまうと、誤った選択をしまうことも……。
新規でサービスを契約するのも大変ですが、利用中にサービスを変更するのはもっと大変です。
後悔のない選択をされることを願っています。

「Office 365」と「G Suite」を比較

【基本的な機能】

両サービスともに、名称は異なるものの基本的な機能は同じです。主な機能を表にまとめました。

機能 Office 365 G Suite
ドキュメント Word Google ドキュメント
表計算 Excel Google スプレッドシート
プレゼンテーション PowerPoint Google プレゼンテーション
メール Exchange Online / Outlook Gmail
スケジューラ― Outlook Google カレンダー
ビデオ会議 Skype for Business ハングアウト
オンラインストレージ OneDrive for Business Google ドライブ
社内サイト Yammer / SharePoint Online Google サイト

どちらのサービスもパソコンだけではなく、スマートフォン用アプリも提供されています。
営業職など外出の多い方にとって、モバイル機能は業務効率につながるので気になる方も多いことと思いますが、操作性に関しても優劣がつけがたいです。

大きな違いは、G Suiteはクラウドでの提供なのに対して、Office 365はクラウドでも、各端末にインストールしてでも使うこともできる点(一部クラウド版のみのプランもあります)。
G Suiteもオフラインで使えるように設定することもできますが、Office 365はインストール版ですのでフル機能を使用できます。
インストールや更新の手間がかかるともいえますが、オフラインでしっかり使いこなしたい方は、Office 365の方がいいでしょう。

【料金(プラン)の違い】

サービスの導入を考えるときに、機能に加えて重要になるのが料金ですね。

Office 365は特に多くのプランがあるので、ここで単純に比較することはできませんが、一般的な中小企業の選択肢になる範囲で価格とポイントになる性能を表にまとめました。

下位モデル 下位モデル 中間モデル 上位モデル 上位モデル
Office 365 G Suite Office 365 Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials G Suite Basic Office 365 Business Office 365 Business Premium G Suite Business
価格(年額) 6,480円 6,000円 10,800円 16,320円 14,400円
ドキュメント 類 Web版のみ Web版のみ Web版&デスクトップ版 Web版&デスクトップ版 Web版のみ
ストレージ容量 1TB 30GB 1TB 1TB 無制限(5ユーザー未満だと1TB)
メールアドレス 独自ドメイン 独自ドメイン × 独自ドメイン 独自ドメイン
組織全体での管理 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる × 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる

Office 365とG Suiteで価格差は、多少G Suiteの方が安いものの、年額ということを考慮すると大きな差はありません。
ただし、サービス内容については少し異なります。

下位モデルの「Office 365 Business Essentials」と「G Suite Basic」ですと、どちらもWordやExcelといったドキュメント類はWeb版のみですが、Office 365の方が年額480円高いかわりに、ストレージの容量が大きく、組織全体の利用状況やセキュリティを監視できます。

Office 365は、「Office 365 Business」という中間のプランもあります。デスクトップ版(インストール版)のOffice ソフトが使用できるようになりますが、独自ドメインのメールアドレスは使えません。

上位モデルの「Office 365 Business Premium」と「G Suite Business」は、Office 365の方が年額1,920円高くなりますが、デスクトップ版のOfficeソフトが使えるようになります。ただし、ストレージ容量は、5ユーザー以上だと、G Suiteは無制限なのに対して、Office 365は1TBです。

「Office 365」と「G Suite」のどちらがいいかというのは、度々話題になるだけあって、ここまでの説明だと、決め手にかけるという方も多いかもしれませんね。
次からはもう少し細かい話、とはいえ重要なポイントになる話をしますので、引き続きお付き合いください。

会社の方針、何をしたいのかを考えて選ぶ!

機能面および費用以外で選ぶときにポイントになる点を表にまとめました。

下位モデル 下位モデル 中間モデル 上位モデル 上位モデル
Office 365 G Suite Office 365 Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials G Suite Basic Office 365 Business Office 365 Business Premium G Suite Business
中国で事業展開をしている(検討している) × ×
Officeソフトの依存度が大きい × ×
セキュリティを重視
データの保存場所は? 日本 海外 日本 日本 海外
運営・管理のシンプルさ
グループウエアとして使いたい × × ×
メールの機能を重視したい ×

◇中国で事業展開をしている(検討している)
なぜ中国と思われるかもしれませんが、中国ではGoogleが規制され、サービスを使うことができません(2017年10月現在)。つまりG Suiteは利用不可ということです。だからといって、Office 365であればどの国でも大丈夫といえるわけでもありません。いつ何が規制されるかは分からないことですが、クラウド上のサービスを使用する場合は国の規制によりサービスが利用できなくなる可能性があることを知っておいたた方がいいでしょう。業務上、ドキュメント類の編集が必須であれば、Office ソフトのインストール版が使える「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」を契約しておくと、良いかもしれませんね。

◇Officeソフトの依存度が大きい
業務上、Officeソフトへの依存度が大きいようでしたら、インストール版が使用できる「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」を選択するのが王道ですが、既に買い切りタイプのOfficeソフトをお持ちの場合は「Office 365 Business Essentials」を契約し、買い切りタイプのOfficeが使えなくなったら、Office 365のプランを変えるのもひとつです。プランの切り替えについてはこちらをご覧ください。

◇セキュリティを重視
普段はあまり見ることがないかもしれませんが、MicrosoftとGoogleとでは、プライバシーポリシーが大きく違います。Office 365を提供するMicrosoftは「Office 365に格納したデータを一切活用しない」としていますが、G Suiteを提供するGoogle「端末、ログ、現在地など、一部の情報を収集し活用する」としています。またOffice 365が日本法を適応しているのに対して、G Suiteは米国法が適応されています。

通常使用する上では、あまり大きな差はありませんが、会社にとって大事なデータが一企業でもあるGoogleに収集され活用される可能性があるというのは、あまり好ましくないかもしれませんね。

◇データの保存場所は?
Office 365は、国内にのみデータが保存されているのに対して、G Suiteは世界各国に数カ所のデータセンターがあります。このため、G Suiteの方が災害や事故などによりデータを消失する可能性は低いでしょう。ただし、Office 365の場合も関東と関西に分かれているので、よほどのことがなければ被害を受ける可能性は低いです。

◇運用・管理を出来る限りシンプルにしたい
できる限り、運用、管理をシンプルにしたいという希望があれば、端末のOSに依存せずWEBブラウザのみで使用できるG Suiteと「Office 365 Business Essentials」に軍配があがります。「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」は端末ごとにインストールや更新が必要な分、少し手間が増えますね。

◇グループウエアを使いたい
ワークフローやプロジェクト管理などを行いたい場合は、社内SNSツール「Yammer」、プロジェクト管理ツール「Planner」などが使える「Office 365 Business Essentials」「Office 365 Business Premium」を選ぶといいでしょう。

◇メールの機能を重視したい
好みや慣れもあるので一概には言えませんが、メールを重視する場合は、迷惑メールやスパムメールのフィルタリング機能が高性能なGmailが使え、独自ドメインもOKのG Suiteがおすすめです。独自ドメインだけであれば「Office 365 Business Essentials」「Office 365 Business Premium」も取得可能です。

今回は以上になります。
弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

Google Vaultとは?低コストで電子証拠開示やコンプライアンスのニーズに対応!

google vault

こんにちは。
今回は、会社を経営する上で知っておきたいことのひとつ「訴訟」の問題について取り上げます。

訴訟問題は、起こってほしくないと願いつつも、いつ直面するか分からないため、会社の規模にかかわらず日ごろから備えておく必要がありますね。

情報漏洩などがニュースで取り上げられることが増えてきた現在。データの情報管理についてはコンプライアンスを制定し、細かくルールを設けている企業も多いことでしょう。大きな会社であれば、専門の担当者を配置し、常日頃から教育を行い、実施状況を調査し、データ自体の管理も行っていることと思います。

何らかの問題から訴訟が起きた場合は、電子的に保存している情報を証拠として提示することが求められるケースがあります。これを「eDiscovery(電子証拠開示・電子情報開示)」と呼びます。対象となるデータは、メールやチャット記録、Microsoft Office等で作成したファイル、会計データ、ウェブサイトのデータなど、全ての電子情報です。ちなみに、これらのデータを削除したり、改ざんしたりすると、罰せられることがあります。

とはいえ、中小企業では、専門の管理者を配置する人的な余裕がない場合もあるでしょう。そういう場合に活用できるのがGoogleが提供している「Google Vault」などのサービスです。

Google Vaultとは?

Google Vaultの主な機能は、次の3つです。

【メールやチャットデータの保持】
会社全体、部門単位で、保持期間を指定しデータを保存します。
【社員全員の電子データを管理】
離職した従業員のデータも含めて、全社員の電子データから必要な情報を検索し、取得できます。日付など細かい条件を設定しての検索も可能です。
【容易な書き出し】
検索で取得したデータを標準的な形式で書きだせます。

Google Vault

Google Vault は 「G Suite」 の Business エディション(1ユーザーあたり月額1,200円)と Enterprise エディション(1ユーザーあたり月額3,000円)に含まれています。Basic エディション(1ユーザーあたり月額600円)の場合は、Vault のライセンスを別に購入することもできますが、1 ユーザーあたり追加で月額600円必要なので、Business エディションに変更する方が使えるサービスが増えお得でしょう。(2017年9月17日現在)

※G Suiteについては「【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?」で紹介していますので、あわせてご覧ください。

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

こんにちは。

「Gmail」や「Google ドライブ」など、グーグルのサービスを使っている方は多いことと思います。無料とは思えないほど、機能としては充実していますね。それでも多くの企業は、Googleが有料で提供している「G Suite」というサービスを利用しています。それはなぜでしょうか?

今回は、無償版のサービスと、有償版の「G Suite」の違いについてまとめました。

フリーランスの方、中小企業にお勤めの方、システム管理者の方に特にお読みいただきたい内容となっています。

「G Suite」とは

「G Suite(読み方:ジースイート)」はGoogleが事業者向けに出しているグループウェアです。以前は、「Google Apps for Work」という名称で呼ばれていました。グループウエアとは、組織内でスケジュールやファイルなどの共有を行うことを目的としたソフトウエアのことを指します。

ICTを活用した柔軟な働き方「テレワーク」の普及とともに、グループウエアは欠かすことができないものになっています。「G Suite」のほかに、マイクロソフトの「Office 365」やサイボウズなどが有名です。

G Suite

有料版と無料版との違い

「G Suite」では、Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー、Googleドキュメント、GoogleハングアウトMeetなどが使用できます。これらは無料でも使用可能ですね。でも概念やサービス内容は全く異なります。有料版との主な違いは次の表をご覧ください。

無料版 有料版
対象 個人 事業者
料金 無料 500円/月

(年間契約の場合)

容量 15GB 30GB(Basic)/無制限(Business・Enterprise)
サポート なし 電話とメールにて24時間365日対応
セキュリティ 組織全体の使用状況を確認したり、セキュリティ状況を監視したり一元管理が可能
Gmail gmail.comのみ 独自ドメイン

 

有料版は、管理者のみがアクセスできる画面があり、組織内のユーザーを一元管理する機能が付いています。無料版の場合は、各自がしっかりと設定を行い、セキュリティ対策をしなくてはいけません。情報漏洩などがあれば、即、会社は信用を失いますので、個人任せというのも不安があります。無料というのは、たしかに魅力ですが、ビジネスで使う場合はリスクもあるということです。

とはいえ、中小企業の場合は社内にシステムに詳しい人がいない場合もあります。そういう状況でも有料版であれば、サポート体制が整っています。電話とメールで24時間365日困ったことがあれば相談可能です。

無料版のメールアドレスは「***@gmai.com」という形になりますが、有料版は独自ドメインを取ることができ「[ユーザー名]@[会社名].com」という形のメールアドレスを使用できます。つまり、相手は「この方は無料のサービスを使っているんだな」というのが一目瞭然。セキュリティの意識が低いと思われてしまうかもしれませんね。

また使えるストレージ容量も異なります。有料版には複数のエディションが用意されており、無料版のストレージ容量が15GBなのに対して、Basicエディションでは30GB、Business、Enterpriseでは無制限です。

有料版の料金は、1ユーザーあたり600円/月から。年間契約ですと6,000円/年なので、1カ月あたり500円から使用できます。それだけの費用を支払う価値は十分にあると思います。

導入に不安があるのですが……。利用開始方法は?

初めての導入は不安もあることと思いますが、既に無料版をお使いでしたら違和感なくスムーズに馴染むことができるでしょう。

「G Suite」は14日間無料でお試しできるサービスを実施しています。導入を検討する場合は以下の流れで登録してお試し利用をしてみましょう。

  1. トップページから「無料試用を開始」ボタンをクリック
  2. 企業または組織の詳細を入力
  3. メールアドレスを入力
  4. 独自ドメインを入力もしくは購入する
  5. 会社の住所を入力
  6. ログイン情報を入力
  7. ロボットでないことを確認
  8. 料金プランを選択
  9. 支払い情報を入力(クレジットカードが必要です)

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

(参考)
中小企業に合うのは「Office 365」と「G Suite」のどちら?比較して違いを解説

「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け