インターネットFAXのメリット&デメリット!月額無料で使う方法も

FAXを送る男性の写真

こんにちは、暑い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか。

今回は、FAXの話題です。
仕事の連絡はもっぱらEメールという方が多いと思いますが、意外となくならないのがFAX。
でも、けっこう不便だと思うことはありませんか。

「FAXで資料を送りました!」と出先で連絡を受けても、出張中だと数日確認できなかったり、同僚にスキャンしてもらいメールで送ってもらったり……。

そして最近の働き方改革のひとつ「テレワーク」を行う際も、「FAXで届く資料の処理はどうするんだ」と課題になることがあるようです。

そこで注目したいのが費用面でもお得な「インターネットFAX」。

インターネットFAXとは

FAX複合機は不要です。
インターネットが使える環境で、FAXの内容を確認するためのパソコンやスマーフォン、タブレット等があれば利用することができます。

メリット

  • インターネット環境があれば、いつでも、場所を問わずファックスを利用できる
  • 従来のファックス機を使った方法と比較すると、コスト削減が実現可能なケースが多い
  • デジタルデータとして保存するので、紙の場合よりも不特定多数の人の目に触れる可能性が減る
  • 1枚のFAXを複数人で共有できる
  • 相手はこれまでと変わらない環境で利用できるので、導入する場合に気遣いが不要
  • 今の番号のまま移行することも可能(サービスによるので要確認!)
  • 導入が簡単

デメリット

  • インターネット環境がないと利用できない
  • 手書きのFAXを送る場合は、事前にスキャンなどを行う必要がある
  • サービスによっては、今の番号を変えないといけない

インターネットFAXは大きく分けると「クラウド型」「メール型」の2つがあります。

インターネットFAX(クラウド型)

FAXはインターネット上のサービスサイト(クラウド)に届きますので、サービスサイトにログインして必要なFAXをダウンロードします。
もちろんFAXの送信もサービスサイト内から操作可能。
FAXが届いたときには、メールでお知らせしてくれる機能があり、見逃す心配もありません。
自動でフォルダー分けしてくれるサービスなどを実施していることも。
FAXはクラウド上に保存されていますので、昔のFAXが急に必要になっても安心です。

インターネットFAX(メール型)

FAXが届くと、メール添付で送ってくれるサービスです。
そしてFAXを送付するときは、メール添付で送ります。
こちらは事前にメールアドレスを設定しておく必要があり、メールを受け取った人のみがFAXを閲覧することができます。

一般的に、クラウド型よりもメール型の方が費用は安価です。

<番外編>FAX複合機でも、インターネットFAXのような使い方ができるかも!?

大きな会社になればなるほど、利用するサービスを変えるハードルは高くなるでしょう。
また、小さな会社であっても上司の理解が得られないことも……。

実は、最近のFAX複合機は高性能になってきているので、機種によっては受信したFAXを印刷せずに社内共有フォルダに保存したり、クラウドに保存したりすることが可能です。
また受信したFAXデータを指定したメールアドレスに転送することもできます。
これらの機能を活用すれば、外出先からFAXを確認することができます。

(一例)
ファクスクラウド転送 – 機能紹介|ビジネスプリンターNAVI|ブラザー
受信ファクス to クラウド : ソリューション : 富士ゼロックス

いかがだったでしょうか。

日常的にFAXは使わないけど、たまにという場合などは、月額無料で使えるサービスなどもあります。
また有料のサービスの場合も1カ月程度無料のお試し期間を設けていることが多いです。
気になった方は、チェックしてみてください。

弊社では、中小企業のIT化支援を行っています。お気軽にご相談ください。

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書類のデジタル化・ペーパーレス化を行うメリットとデメリット

書類のデジタル化・ペーパーレス化を行うメリットとデメリット

こんにちは。

紙の文書や資料をデジタル化するといいよ!と耳にしたことがある人も多いことと思います。でも紙の資料の方が読みやすいし、分かりやすいし、その必要性をあまり感じないという声もたまに聞かれます。

そこで、今回は紙の文書や資料をデジタル化するメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

資料をどこでも見ることができる

紙の書類は、オフィスに行かないと見ることができませんが、デジタル化してDropboxやGoogleドライブといったクラウドストレージに保存しておけば、場所を問わず閲覧が可能です。

(具体例)
出張で遠方のホテルに宿泊中、明日のプレゼン資料に何かを追加したいと思ったときに、書類をデジタル化しておけばいつでも資料を参照でき、オフィスにいるときと変わらず作業ができます。

必要な情報を素早く探し出すことが可能

デジタル化する際に文字を検索できるような形にしておくと、大量の資料の中から欲しい情報が掲載されているファイルだけ抽出することが可能です。また一つのファイルの中から○○について書いてあるのはどの部分かなと探すこともできます。

(具体例)
過去1年分の資料の中から○○会社の△△に関する情報を探す場合。資料がきれいに整理されていたとしても、資料が多ければ多いほど、紙の場合は目を通す資料が増え大変ですね。でもデジタル化されていれば、検索して一発でファイルを探すことが可能です。その後は抽出されたファイルを確認するのみです。

保管スペースの削減&コスト削減

デジタル化を行うと資料の保管スペースを減らすことが可能。また資料を印刷するためのインク代、紙代、ファイル代などの経費も削減できますね。もしかしたら、もっと狭いオフィスへ移転でき、賃料までも削減できる可能性もあります。

定期的にバックアップを行うことで紛失の危険性が減る

紙の資料の場合は、災害が起きると失ってしまう可能性がありますが、電子化されたものは定期的にバックアップを行うことで紛失の危険性を減らせます。

デメリット

パソコンがないと管理できない

パソコンがあり、パソコンを使える人がいないと管理できません。

セキュリティー面での対策が必要

機密度が高い資料であればあるほど、セキュリティー面での対策は欠かせません。

目視での確認のしやすさが劣る場合もある

パソコンの環境、慣れなどもありますが、一般には電子化された資料よりも紙の資料の方が読みやすいと言われています。

紙の文書や資料をデジタル化する場合、デメリットを理解したうえで、メリットを最大限生かせるような形にすることが望ましいです。また紙の資料での保管が必要なケースもあります。デジタル化する際は、それぞれの企業に合った形をしっかりと検討したうえで行うといいでしょう。どうしたらいいか分からない場合は、弊社にご相談ください。

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