業務用プリンターはいらない!?コンビニ複合機の印刷機能を比較

プリンター

こんにちは。
今年も残すところ1カ月ほどとなりましたね。
忙しくなる時期ですが、体調に気を付けて元気に過ごしたいものです。

突然ですが、皆さまの会社には、業務用プリンターがありますか?

2017年6月の日経トレンディネットで「プリンターはもういらない? 印刷はコンビニで」という記事が公開されました。

近年はペーパーレス化の動きなどもあり、必要な印刷はコンビニのコピー機を使い、自社ではプリンターを持たない会社も存在するようです。
弊社もプリンターを持たないという選択肢はありだと考えていますが、いくつか理由があり数カ月前に複合機を購入しました。

そこで今回は、コンビニのプリンターでできることと、弊社が複合機を購入した理由をお届けします。
中小企業にお勤めの皆さまが業務用プリンターの購入を考える際の参考になればと思います。

1.コンビニのプリンター複合機の機能

コンビニに大手3社として挙げられるセブンイレブン、ファミリーマート、ローソンのプリンターに違いはあるのでしょうか。

結論からお伝えすると、備わっている機能に大きな違いはありませんが、少しずつ特徴があります。表をご覧ください。

セブンイレブン ファミリーマート
ローソン
メーカー 富士ゼロックス シャープ
白黒コピー B5/A4/B4/A3サイズ:1枚10円
カラーコピー
B5/A4/B4サイズ:1枚50円
A3サイズ:1枚80円
はがきプリント
白黒:1枚20円
カラー:1枚60円
写真プリント カラーLサイズ:1枚30円
【メディアでの持ち込み】
対応メディア
SD/microSD
メモリースティックDuo
コンパクトフラッシュ
マイクロドライブ
CD/DVD
USBメモリー
赤外線lrDA
無線通信Wi-Fi
SD/microSD
メモリースティックDuo
コンパクトフラッシュ
マイクロドライブ
CD/DVD
USBメモリー
赤外線通信
スマートフォン(PrintSmash)
miniSD
メモリースティック
スマートメディア
xDピクチャーカード

 

対応しているファイル形式 PDF/XPS/DocuWorks/JPEG/TIFF
PDF/JPEG/PNG
価格 印刷物を持ち込む場合と同様
【ネットプリント(ネットワークプリント)】
容量 1ファイル10MB以下
対応しているファイル形式 PDF/JPEG(.jpg/.jpe/.jpeg)/PNG/
Word(.docx/.rtf)/Excel(.xlsx)/
PowerPoint(.pptx)/
XPS/DocuWorks/
TIFF(.tif/.tiff)
PDF/JPEG(.jpg/.jpeg)/PNG/
Word(.docx)/Excel(.xlsx)/
PowerPoint(.pptx)
価格
白黒
B5/A4/B4/A3/はがきサイズ:1枚20円
カラー
B5/A4/B4サイズ:1枚60円
A3サイズ:1枚100円
はがき:1枚60円
白黒
B5/A4/B4/A3サイズ:1枚20円
カラー
B5/A4/B4サイズ:1枚60円
A3サイズ:1枚100円
スキャン
A3サイズまでOK
1枚30円
USBメモリーとスマートフォン
PDF、JPEG、XPS、DocuWorks、TIFF
A3サイズまでOK
1枚30円
USBメモリー
PDF、JPEG
FAX 日本国内の送信のみ対応
50円
ファックスの送信
クロネコFAX
国内 50円
海外 100円~
支払い方法 現金(小銭のみ)・nanaco 現金(小銭・1,000円札)・
法人単位で一括後払い

セブンイレブンは富士ゼロックスのプリンター複合機を、ファミリーマートとローソンはシャープのプリンター複合機を導入しています。
このため、ファミリーマートとローソンのコピー機能は、ほぼ同様だとお考えください。

3社とも白黒コピーとカラーコピー、写真プリントの価格は同じ。
印刷物を現物やメディアで持ち込む場合は、
————————————————————————-
【白黒コピー】
B5/A4/B4/A3サイズ:1枚10円
【カラーコピー】
B5/A4/B4サイズ:1枚50円、A3サイズ:1枚80円
————————————————————————-
です。

プリントしたいファイルをウェブ上で登録しておき、コンビニのコピー機で印刷するネットプリント(ネットワークプリント)の場合は、メディアでの持ち込みと比較して印刷可能なファイル形式は増えますが、価格も高くなります。
————————————————————————-
【白黒コピー】
B5/A4/B4/A3サイズ:1枚20円
【カラーコピー】
B5/A4/B4サイズ:1枚60円、A3サイズ:1枚100円
————————————————————————-

PDFファイルの場合は、印刷物をメディアで持ち込んだ方がお得ということですね。
ただし、メディアで持ち込む場合は、紛失のリスクなどが高まりますので、書類の重要度なども考えてどちらにするのか決めるのがおすすめです。

 

各社の大きな違いは、次の6点。

①はがき印刷
②メディアで持ち込む場合のファイル形式と対応メディア
③ネットプリント時のファイル形式
④スキャン時のファイル形式と対応メディア
⑤FAX機能
⑥料金の支払い方法

①はがき印刷に対応しているのは、セブンイレブンのみです。はがきは、備え付けのものを使用することもできますし、持ち込みもOK。ただし、インクジェット用はがきや写真用はがきは使用できません。

②3社ともに印刷データを紙ではなくメディアで持ち込むことができますが、対応しているメディアとファイル形式が異なります。3社ともに対応しているメディアは「SD/microSD/メモリースティック Duo/コンパクトフラッシュ/マイクロドライブ/CD/DVD/USBメモリー/赤外線lrDA/無線通信Wi-Fi」。「miniSD/メモリースティック/スマートメディア/xDピクチャーカード」は、ファミリーマートとローソンでのみ使用できます。
ファイル形式は、PDFとJPEGは3社ともOKですが、XPS、DocuWorks、TIFFはセブンイレブンのみ、PNGはファミリーマートとローソンのみ対応しています。

③ネットプリント(ネットワークプリント)とは、メディアで持ち込むよりも多くのファイル形式に対応しているのが特徴。3社ともに「Word(.docx)、Excel(.xlsx)、PowerPoint(.pptx)、PDF(.pdf)、JPEG(.jpg/.jpeg)、PNG(.png)」に対応。セブンイレブンはこれらに加えて、「DocuWorks(.xdw)、XML Paper Specification(.xps)、Word(.rtf)、JPEG(.jpe)、マルチページTIFF(.tif/.tiff)」も使えます。

④スキャンは、3社ともにPDFとJPEGに対応。USBメモリーがあれば行えます。セブンイレブンの方が可能なフォーマットは多いです。

⑤FAX機能は、セブンイレブンが国内送信のみの対応なのに対して、ファミリーマートとローソンは海外やフリーダイヤルへの送信も可能。クロネコFAXというサービスを使えば、FAXの受け取りもできます。会員登録など事前登録がいらないので、必要なときにすぐ使えます。外出中にFAXを受け取りたいときなどに便利です。

⑥法人としてプリンターを使う場合、けっこう重要になってくるのが料金の支払い方法ではないでしょうか。セブンイレブンは、現金(小銭)とnanacoが使えます。ファミリーマートとローソンは1000円札を含めた現金での支払いに加えて、法人向けのサービスがあります。有料での契約が必要ですが、法人単位で一括請求(後日払い)が可能。頻繁に使う場合は便利ですね。

2.当社が複合機を購入した理由

複合機は高いので持たないという選択肢は大いにありだと考えています。
使用頻度を考え、導入をためらったのも事実です。弊社ではコピーはあまり行いませんが、絶対に使わないわけではなく、手元にあれば便利。スキャナーは別に複数持っています。ただ複合機にするかどうかは別にして日本の商慣習として残っているFAXは必要でした。
ちなみに1分程度で行けるコンビニがあります。

そういう状況の中、購入に踏み切った大きな理由は、紙の問題。コンビニで印刷する場合は、紙を選ぶことができません。自社用であれば薄い紙で問題ない場合もありますが、顧客用となると話は別。内容によっては上質な紙を使用したい場合もあります。

また残念なことに、紙が汚れていたのか、プリンターの問題なのか、オリジナルのPDFにはない影のようなものが2回連続写っていたことがありました。こういう何か気になることがあったときに、店員さんにお願いしないといけないというのは、気を使いますし、ハードルが高いです。

そんな理由から弊社では数カ月前に複合機の購入に至りました。

ちなみに近所に印刷屋があれば、自分で印刷する場合も紙が選べる店もあります。
例えばキンコーズでは、「セルフサービス」というのをやっていて、普通紙のほかにキンコーズで販売している光沢紙や色紙、厚紙等に印刷することが可能。また用紙の持ち込みもOK。簡易裁断機や文房具などが用意された自由に使える作業台もあります。

業務用プリンターをどうするかは、会社によって最適な答えは違ってくるでしょう。複合機の購入をご検討中の皆さまの参考になれば幸いです。

弊社は全てに関して最適なアドバイスや解決策を提供できるわけではありませんが、かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指しています。何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

インターネットFAXのメリット&デメリット!月額無料で使う方法も

FAXを送る男性の写真

こんにちは、暑い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか。

今回は、FAXの話題です。
仕事の連絡はもっぱらEメールという方が多いと思いますが、意外となくならないのがFAX。
でも、けっこう不便だと思うことはありませんか。

「FAXで資料を送りました!」と出先で連絡を受けても、出張中だと数日確認できなかったり、同僚にスキャンしてもらいメールで送ってもらったり……。

そして最近の働き方改革のひとつ「テレワーク」を行う際も、「FAXで届く資料の処理はどうするんだ」と課題になることがあるようです。

そこで注目したいのが費用面でもお得な「インターネットFAX」。

インターネットFAXとは

FAX複合機は不要です。
インターネットが使える環境で、FAXの内容を確認するためのパソコンやスマーフォン、タブレット等があれば利用することができます。

メリット

  • インターネット環境があれば、いつでも、場所を問わずファックスを利用できる
  • 従来のファックス機を使った方法と比較すると、コスト削減が実現可能なケースが多い
  • デジタルデータとして保存するので、紙の場合よりも不特定多数の人の目に触れる可能性が減る
  • 1枚のFAXを複数人で共有できる
  • 相手はこれまでと変わらない環境で利用できるので、導入する場合に気遣いが不要
  • 今の番号のまま移行することも可能(サービスによるので要確認!)
  • 導入が簡単

デメリット

  • インターネット環境がないと利用できない
  • 手書きのFAXを送る場合は、事前にスキャンなどを行う必要がある
  • サービスによっては、今の番号を変えないといけない

インターネットFAXは大きく分けると「クラウド型」「メール型」の2つがあります。

インターネットFAX(クラウド型)

FAXはインターネット上のサービスサイト(クラウド)に届きますので、サービスサイトにログインして必要なFAXをダウンロードします。
もちろんFAXの送信もサービスサイト内から操作可能。
FAXが届いたときには、メールでお知らせしてくれる機能があり、見逃す心配もありません。
自動でフォルダー分けしてくれるサービスなどを実施していることも。
FAXはクラウド上に保存されていますので、昔のFAXが急に必要になっても安心です。

インターネットFAX(メール型)

FAXが届くと、メール添付で送ってくれるサービスです。
そしてFAXを送付するときは、メール添付で送ります。
こちらは事前にメールアドレスを設定しておく必要があり、メールを受け取った人のみがFAXを閲覧することができます。

一般的に、クラウド型よりもメール型の方が費用は安価です。

<番外編>FAX複合機でも、インターネットFAXのような使い方ができるかも!?

大きな会社になればなるほど、利用するサービスを変えるハードルは高くなるでしょう。
また、小さな会社であっても上司の理解が得られないことも……。

実は、最近のFAX複合機は高性能になってきているので、機種によっては受信したFAXを印刷せずに社内共有フォルダに保存したり、クラウドに保存したりすることが可能です。
また受信したFAXデータを指定したメールアドレスに転送することもできます。
これらの機能を活用すれば、外出先からFAXを確認することができます。

(一例)
ファクスクラウド転送 – 機能紹介|ビジネスプリンターNAVI|ブラザー
受信ファクス to クラウド : ソリューション : 富士ゼロックス

いかがだったでしょうか。

日常的にFAXは使わないけど、たまにという場合などは、月額無料で使えるサービスなどもあります。
また有料のサービスの場合も1カ月程度無料のお試し期間を設けていることが多いです。
気になった方は、チェックしてみてください。

弊社では、中小企業のIT化支援を行っています。お気軽にご相談ください。

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書類のデジタル化・ペーパーレス化を行うメリットとデメリット

書類のデジタル化・ペーパーレス化を行うメリットとデメリット

こんにちは。

紙の文書や資料をデジタル化するといいよ!と耳にしたことがある人も多いことと思います。でも紙の資料の方が読みやすいし、分かりやすいし、その必要性をあまり感じないという声もたまに聞かれます。

そこで、今回は紙の文書や資料をデジタル化するメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

資料をどこでも見ることができる

紙の書類は、オフィスに行かないと見ることができませんが、デジタル化してDropboxやGoogleドライブといったクラウドストレージに保存しておけば、場所を問わず閲覧が可能です。

(具体例)
出張で遠方のホテルに宿泊中、明日のプレゼン資料に何かを追加したいと思ったときに、書類をデジタル化しておけばいつでも資料を参照でき、オフィスにいるときと変わらず作業ができます。

必要な情報を素早く探し出すことが可能

デジタル化する際に文字を検索できるような形にしておくと、大量の資料の中から欲しい情報が掲載されているファイルだけ抽出することが可能です。また一つのファイルの中から○○について書いてあるのはどの部分かなと探すこともできます。

(具体例)
過去1年分の資料の中から○○会社の△△に関する情報を探す場合。資料がきれいに整理されていたとしても、資料が多ければ多いほど、紙の場合は目を通す資料が増え大変ですね。でもデジタル化されていれば、検索して一発でファイルを探すことが可能です。その後は抽出されたファイルを確認するのみです。

保管スペースの削減&コスト削減

デジタル化を行うと資料の保管スペースを減らすことが可能。また資料を印刷するためのインク代、紙代、ファイル代などの経費も削減できますね。もしかしたら、もっと狭いオフィスへ移転でき、賃料までも削減できる可能性もあります。

定期的にバックアップを行うことで紛失の危険性が減る

紙の資料の場合は、災害が起きると失ってしまう可能性がありますが、電子化されたものは定期的にバックアップを行うことで紛失の危険性を減らせます。

デメリット

パソコンがないと管理できない

パソコンがあり、パソコンを使える人がいないと管理できません。

セキュリティー面での対策が必要

機密度が高い資料であればあるほど、セキュリティー面での対策は欠かせません。

目視での確認のしやすさが劣る場合もある

パソコンの環境、慣れなどもありますが、一般には電子化された資料よりも紙の資料の方が読みやすいと言われています。

紙の文書や資料をデジタル化する場合、デメリットを理解したうえで、メリットを最大限生かせるような形にすることが望ましいです。また紙の資料での保管が必要なケースもあります。デジタル化する際は、それぞれの企業に合った形をしっかりと検討したうえで行うといいでしょう。どうしたらいいか分からない場合は、弊社にご相談ください。

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