業務用プリンターはいらない!?コンビニ複合機の印刷機能を比較

プリンター

こんにちは。
今年も残すところ1カ月ほどとなりましたね。
忙しくなる時期ですが、体調に気を付けて元気に過ごしたいものです。

突然ですが、皆さまの会社には、業務用プリンターがありますか?

2017年6月の日経トレンディネットで「プリンターはもういらない? 印刷はコンビニで」という記事が公開されました。

近年はペーパーレス化の動きなどもあり、必要な印刷はコンビニのコピー機を使い、自社ではプリンターを持たない会社も存在するようです。
弊社もプリンターを持たないという選択肢はありだと考えていますが、いくつか理由があり数カ月前に複合機を購入しました。

そこで今回は、コンビニのプリンターでできることと、弊社が複合機を購入した理由をお届けします。
中小企業にお勤めの皆さまが業務用プリンターの購入を考える際の参考になればと思います。

1.コンビニのプリンター複合機の機能

コンビニに大手3社として挙げられるセブンイレブン、ファミリーマート、ローソンのプリンターに違いはあるのでしょうか。

結論からお伝えすると、備わっている機能に大きな違いはありませんが、少しずつ特徴があります。表をご覧ください。

セブンイレブン ファミリーマート
ローソン
メーカー 富士ゼロックス シャープ
白黒コピー B5/A4/B4/A3サイズ:1枚10円
カラーコピー
B5/A4/B4サイズ:1枚50円
A3サイズ:1枚80円
はがきプリント
白黒:1枚20円
カラー:1枚60円
写真プリント カラーLサイズ:1枚30円
【メディアでの持ち込み】
対応メディア
SD/microSD
メモリースティックDuo
コンパクトフラッシュ
マイクロドライブ
CD/DVD
USBメモリー
赤外線lrDA
無線通信Wi-Fi
SD/microSD
メモリースティックDuo
コンパクトフラッシュ
マイクロドライブ
CD/DVD
USBメモリー
赤外線通信
スマートフォン(PrintSmash)
miniSD
メモリースティック
スマートメディア
xDピクチャーカード

 

対応しているファイル形式 PDF/XPS/DocuWorks/JPEG/TIFF
PDF/JPEG/PNG
価格 印刷物を持ち込む場合と同様
【ネットプリント(ネットワークプリント)】
容量 1ファイル10MB以下
対応しているファイル形式 PDF/JPEG(.jpg/.jpe/.jpeg)/PNG/
Word(.docx/.rtf)/Excel(.xlsx)/
PowerPoint(.pptx)/
XPS/DocuWorks/
TIFF(.tif/.tiff)
PDF/JPEG(.jpg/.jpeg)/PNG/
Word(.docx)/Excel(.xlsx)/
PowerPoint(.pptx)
価格
白黒
B5/A4/B4/A3/はがきサイズ:1枚20円
カラー
B5/A4/B4サイズ:1枚60円
A3サイズ:1枚100円
はがき:1枚60円
白黒
B5/A4/B4/A3サイズ:1枚20円
カラー
B5/A4/B4サイズ:1枚60円
A3サイズ:1枚100円
スキャン
A3サイズまでOK
1枚30円
USBメモリーとスマートフォン
PDF、JPEG、XPS、DocuWorks、TIFF
A3サイズまでOK
1枚30円
USBメモリー
PDF、JPEG
FAX 日本国内の送信のみ対応
50円
ファックスの送信
クロネコFAX
国内 50円
海外 100円~
支払い方法 現金(小銭のみ)・nanaco 現金(小銭・1,000円札)・
法人単位で一括後払い

セブンイレブンは富士ゼロックスのプリンター複合機を、ファミリーマートとローソンはシャープのプリンター複合機を導入しています。
このため、ファミリーマートとローソンのコピー機能は、ほぼ同様だとお考えください。

3社とも白黒コピーとカラーコピー、写真プリントの価格は同じ。
印刷物を現物やメディアで持ち込む場合は、
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【白黒コピー】
B5/A4/B4/A3サイズ:1枚10円
【カラーコピー】
B5/A4/B4サイズ:1枚50円、A3サイズ:1枚80円
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です。

プリントしたいファイルをウェブ上で登録しておき、コンビニのコピー機で印刷するネットプリント(ネットワークプリント)の場合は、メディアでの持ち込みと比較して印刷可能なファイル形式は増えますが、価格も高くなります。
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【白黒コピー】
B5/A4/B4/A3サイズ:1枚20円
【カラーコピー】
B5/A4/B4サイズ:1枚60円、A3サイズ:1枚100円
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PDFファイルの場合は、印刷物をメディアで持ち込んだ方がお得ということですね。
ただし、メディアで持ち込む場合は、紛失のリスクなどが高まりますので、書類の重要度なども考えてどちらにするのか決めるのがおすすめです。

 

各社の大きな違いは、次の6点。

①はがき印刷
②メディアで持ち込む場合のファイル形式と対応メディア
③ネットプリント時のファイル形式
④スキャン時のファイル形式と対応メディア
⑤FAX機能
⑥料金の支払い方法

①はがき印刷に対応しているのは、セブンイレブンのみです。はがきは、備え付けのものを使用することもできますし、持ち込みもOK。ただし、インクジェット用はがきや写真用はがきは使用できません。

②3社ともに印刷データを紙ではなくメディアで持ち込むことができますが、対応しているメディアとファイル形式が異なります。3社ともに対応しているメディアは「SD/microSD/メモリースティック Duo/コンパクトフラッシュ/マイクロドライブ/CD/DVD/USBメモリー/赤外線lrDA/無線通信Wi-Fi」。「miniSD/メモリースティック/スマートメディア/xDピクチャーカード」は、ファミリーマートとローソンでのみ使用できます。
ファイル形式は、PDFとJPEGは3社ともOKですが、XPS、DocuWorks、TIFFはセブンイレブンのみ、PNGはファミリーマートとローソンのみ対応しています。

③ネットプリント(ネットワークプリント)とは、メディアで持ち込むよりも多くのファイル形式に対応しているのが特徴。3社ともに「Word(.docx)、Excel(.xlsx)、PowerPoint(.pptx)、PDF(.pdf)、JPEG(.jpg/.jpeg)、PNG(.png)」に対応。セブンイレブンはこれらに加えて、「DocuWorks(.xdw)、XML Paper Specification(.xps)、Word(.rtf)、JPEG(.jpe)、マルチページTIFF(.tif/.tiff)」も使えます。

④スキャンは、3社ともにPDFとJPEGに対応。USBメモリーがあれば行えます。セブンイレブンの方が可能なフォーマットは多いです。

⑤FAX機能は、セブンイレブンが国内送信のみの対応なのに対して、ファミリーマートとローソンは海外やフリーダイヤルへの送信も可能。クロネコFAXというサービスを使えば、FAXの受け取りもできます。会員登録など事前登録がいらないので、必要なときにすぐ使えます。外出中にFAXを受け取りたいときなどに便利です。

⑥法人としてプリンターを使う場合、けっこう重要になってくるのが料金の支払い方法ではないでしょうか。セブンイレブンは、現金(小銭)とnanacoが使えます。ファミリーマートとローソンは1000円札を含めた現金での支払いに加えて、法人向けのサービスがあります。有料での契約が必要ですが、法人単位で一括請求(後日払い)が可能。頻繁に使う場合は便利ですね。

2.当社が複合機を購入した理由

複合機は高いので持たないという選択肢は大いにありだと考えています。
使用頻度を考え、導入をためらったのも事実です。弊社ではコピーはあまり行いませんが、絶対に使わないわけではなく、手元にあれば便利。スキャナーは別に複数持っています。ただ複合機にするかどうかは別にして日本の商慣習として残っているFAXは必要でした。
ちなみに1分程度で行けるコンビニがあります。

そういう状況の中、購入に踏み切った大きな理由は、紙の問題。コンビニで印刷する場合は、紙を選ぶことができません。自社用であれば薄い紙で問題ない場合もありますが、顧客用となると話は別。内容によっては上質な紙を使用したい場合もあります。

また残念なことに、紙が汚れていたのか、プリンターの問題なのか、オリジナルのPDFにはない影のようなものが2回連続写っていたことがありました。こういう何か気になることがあったときに、店員さんにお願いしないといけないというのは、気を使いますし、ハードルが高いです。

そんな理由から弊社では数カ月前に複合機の購入に至りました。

ちなみに近所に印刷屋があれば、自分で印刷する場合も紙が選べる店もあります。
例えばキンコーズでは、「セルフサービス」というのをやっていて、普通紙のほかにキンコーズで販売している光沢紙や色紙、厚紙等に印刷することが可能。また用紙の持ち込みもOK。簡易裁断機や文房具などが用意された自由に使える作業台もあります。

業務用プリンターをどうするかは、会社によって最適な答えは違ってくるでしょう。複合機の購入をご検討中の皆さまの参考になれば幸いです。

弊社は全てに関して最適なアドバイスや解決策を提供できるわけではありませんが、かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指しています。何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

会社の電話対応の煩雑さの解消に!スマートフォンの内線化

こんにちは。

オフィス勤務の方はお分かりになると思いますが、会社での電話対応はけっこう負担が大きいものですね。
すぐに取り次ぎができればいいですが、できない場合は相手の連絡先や伝達事項をメモし、伝えないといけません。
外出が多い社員は、なかなか電話に出られず、掛けなおすことすらままならないことも。

最近は在宅勤務を導入する企業も増えてきましたが、電話の利用が多いスタッフの場合、電話対応をどうするかが課題となります。
毎回、一度お切りして「こちらから折り返します」とするのは、お客様にもご負担をかけてしまいますね。

そんな悩みを解決してくれるのが、「クラウド型の内線システム」。

スマートフォンに内線アプリを入れておけば、どこにいても社内にいるように外線を転送したり、保留にしたり、オフィスや別の人に転送したりと、通常の内線電話のように使えます。

また内線アプリを使用した場合、利用料金は会社請求となり、相手に表示される電話番号も会社の番号になります。

つまり、個人の端末を使用しても、業務利用分と私用分を毎月清算するといった手間から解放されます。そして社員にとってはプライベートな電話番号を相手に知られることなく、自分のスマートフォンを仕事で使うことができるのです。

以前は、営業の多い社員などに、携帯電話やスマートフォンを貸与するケースが多かったのですが、内線アプリを使えばコスト面での削減に加え、社員は仕事用とプライベート用の2つの端末を持ち歩く必要がなくなる点もメリット。荷物が減るのはもちろんですが、2台充電しておくというのは意外と面倒なものです。

最後に内線アプリのメリットとデメリットをまとめておきます。
サービスを提供する会社により機能は多岐にわたりますので、あくまでも一例としてご覧ください。

【内線アプリのメリット】
・業務利用と私用利用を明確に分けられる。個別に精算する必要なし
・外線での発着信が可能になる
・端末の電話番号以外に、ビジネス専用の050番号を持つことができる
・通信履歴が残る
・オフィスから社員へ、社員同士でのやり取りが内線通話になり費用が無料に
・仕事で使う連絡先情報は、クラウド上で管理・共有できる(個人の端末に保存しないので、情報漏洩のリスクを最小化)

【内線アプリのデメリット】
・会社の電話をIP電話にする必要がある

★ワンポイントアドバイス★
上記で紹介したようなスマートフォンの内線化までは必要ないけれど、個人のスマートフォンを仕事にも活用したいという場合は、「電話アプリ(通話アプリ)」が便利です。
皆さんがよくご存じのLINEやSkype、Viberなどもその一つ。ただし、仕事で使う場合はどのアプリを使用するかよく検討しましょう。
通話料が会社の負担になること、通話品質に問題がないことは、必ず確認したいですね。
IP電話の場合は、ネット回線を使いますので、ネット環境が悪い場合は会話がしにくくなります。
中には「W-mode」という方法を導入し、ネット環境が悪い場合、自動でスマホの電話回線に切り替えてくれるものも。
コストも大事ですが、相手にご迷惑をおかけしないという点も重視して選びたいものです。

会社の電話でお悩みの方の参考になりましたら幸いです。

スマートフォンの内線化の仕組みを導入している事例の中で「星野リゾート」のものはとても興味深いです。自宅のパソコンを内線電話化することで、電話応対スタッフの在宅勤務を実現しています。あわせてご覧いください。

弊社は全てに関して最適なアドバイスや解決策を提供できるわけではありませんが、かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指しています。何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

中小企業に合うのは「Office 365」と「G Suite」のどちら?比較して違いを解説

こんにちは。

当ブログでは、これまでに「Office 365」と「G Suite」をご紹介しました。どちらも優れたサービスであり、実際の導入を考えると、迷われる方も多いのではないかと思います。
そこで今回は、両者について比較検討し、違いに焦点を当て解説していきます。

両者の主なサービス内容をお知りになりたい方は、先に以下をご覧ください。

「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

何を期待しますか?

あなたが「Office 365」や「G Suite」に求めることは何ですか?
どちらも非常にすぐれたサービスで、多くのことができます。
まずは、あなたが求めることを優先順位をつけて書き出してみることをおすすめします。

そして、その項目をみながら、お読みいただくと目移りせずにご検討いただけることと思います。

料金はもちろん大事です。
でもそこにとらわれ過ぎて、「こっちの方がお得ではないか」という基準で選んでしまうと、誤った選択をしまうことも……。
新規でサービスを契約するのも大変ですが、利用中にサービスを変更するのはもっと大変です。
後悔のない選択をされることを願っています。

「Office 365」と「G Suite」を比較

【基本的な機能】

両サービスともに、名称は異なるものの基本的な機能は同じです。主な機能を表にまとめました。

機能 Office 365 G Suite
ドキュメント Word Google ドキュメント
表計算 Excel Google スプレッドシート
プレゼンテーション PowerPoint Google プレゼンテーション
メール Exchange Online / Outlook Gmail
スケジューラ― Outlook Google カレンダー
ビデオ会議 Skype for Business ハングアウト
オンラインストレージ OneDrive for Business Google ドライブ
社内サイト Yammer / SharePoint Online Google サイト

どちらのサービスもパソコンだけではなく、スマートフォン用アプリも提供されています。
営業職など外出の多い方にとって、モバイル機能は業務効率につながるので気になる方も多いことと思いますが、操作性に関しても優劣がつけがたいです。

大きな違いは、G Suiteはクラウドでの提供なのに対して、Office 365はクラウドでも、各端末にインストールしてでも使うこともできる点(一部クラウド版のみのプランもあります)。
G Suiteもオフラインで使えるように設定することもできますが、Office 365はインストール版ですのでフル機能を使用できます。
インストールや更新の手間がかかるともいえますが、オフラインでしっかり使いこなしたい方は、Office 365の方がいいでしょう。

【料金(プラン)の違い】

サービスの導入を考えるときに、機能に加えて重要になるのが料金ですね。

Office 365は特に多くのプランがあるので、ここで単純に比較することはできませんが、一般的な中小企業の選択肢になる範囲で価格とポイントになる性能を表にまとめました。

下位モデル 下位モデル 中間モデル 上位モデル 上位モデル
Office 365 G Suite Office 365 Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials G Suite Basic Office 365 Business Office 365 Business Premium G Suite Business
価格(年額) 6,480円 6,000円 10,800円 16,320円 14,400円
ドキュメント 類 Web版のみ Web版のみ Web版&デスクトップ版 Web版&デスクトップ版 Web版のみ
ストレージ容量 1TB 30GB 1TB 1TB 無制限(5ユーザー未満だと1TB)
メールアドレス 独自ドメイン 独自ドメイン × 独自ドメイン 独自ドメイン
組織全体での管理 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる × 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる 組織全体の使用状況やセキュリティを監視できる

Office 365とG Suiteで価格差は、多少G Suiteの方が安いものの、年額ということを考慮すると大きな差はありません。
ただし、サービス内容については少し異なります。

下位モデルの「Office 365 Business Essentials」と「G Suite Basic」ですと、どちらもWordやExcelといったドキュメント類はWeb版のみですが、Office 365の方が年額480円高いかわりに、ストレージの容量が大きく、組織全体の利用状況やセキュリティを監視できます。

Office 365は、「Office 365 Business」という中間のプランもあります。デスクトップ版(インストール版)のOffice ソフトが使用できるようになりますが、独自ドメインのメールアドレスは使えません。

上位モデルの「Office 365 Business Premium」と「G Suite Business」は、Office 365の方が年額1,920円高くなりますが、デスクトップ版のOfficeソフトが使えるようになります。ただし、ストレージ容量は、5ユーザー以上だと、G Suiteは無制限なのに対して、Office 365は1TBです。

「Office 365」と「G Suite」のどちらがいいかというのは、度々話題になるだけあって、ここまでの説明だと、決め手にかけるという方も多いかもしれませんね。
次からはもう少し細かい話、とはいえ重要なポイントになる話をしますので、引き続きお付き合いください。

会社の方針、何をしたいのかを考えて選ぶ!

機能面および費用以外で選ぶときにポイントになる点を表にまとめました。

下位モデル 下位モデル 中間モデル 上位モデル 上位モデル
Office 365 G Suite Office 365 Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials G Suite Basic Office 365 Business Office 365 Business Premium G Suite Business
中国で事業展開をしている(検討している) × ×
Officeソフトの依存度が大きい × ×
セキュリティを重視
データの保存場所は? 日本 海外 日本 日本 海外
運営・管理のシンプルさ
グループウエアとして使いたい × × ×
メールの機能を重視したい ×

◇中国で事業展開をしている(検討している)
なぜ中国と思われるかもしれませんが、中国ではGoogleが規制され、サービスを使うことができません(2017年10月現在)。つまりG Suiteは利用不可ということです。だからといって、Office 365であればどの国でも大丈夫といえるわけでもありません。いつ何が規制されるかは分からないことですが、クラウド上のサービスを使用する場合は国の規制によりサービスが利用できなくなる可能性があることを知っておいたた方がいいでしょう。業務上、ドキュメント類の編集が必須であれば、Office ソフトのインストール版が使える「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」を契約しておくと、良いかもしれませんね。

◇Officeソフトの依存度が大きい
業務上、Officeソフトへの依存度が大きいようでしたら、インストール版が使用できる「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」を選択するのが王道ですが、既に買い切りタイプのOfficeソフトをお持ちの場合は「Office 365 Business Essentials」を契約し、買い切りタイプのOfficeが使えなくなったら、Office 365のプランを変えるのもひとつです。プランの切り替えについてはこちらをご覧ください。

◇セキュリティを重視
普段はあまり見ることがないかもしれませんが、MicrosoftとGoogleとでは、プライバシーポリシーが大きく違います。Office 365を提供するMicrosoftは「Office 365に格納したデータを一切活用しない」としていますが、G Suiteを提供するGoogle「端末、ログ、現在地など、一部の情報を収集し活用する」としています。またOffice 365が日本法を適応しているのに対して、G Suiteは米国法が適応されています。

通常使用する上では、あまり大きな差はありませんが、会社にとって大事なデータが一企業でもあるGoogleに収集され活用される可能性があるというのは、あまり好ましくないかもしれませんね。

◇データの保存場所は?
Office 365は、国内にのみデータが保存されているのに対して、G Suiteは世界各国に数カ所のデータセンターがあります。このため、G Suiteの方が災害や事故などによりデータを消失する可能性は低いでしょう。ただし、Office 365の場合も関東と関西に分かれているので、よほどのことがなければ被害を受ける可能性は低いです。

◇運用・管理を出来る限りシンプルにしたい
できる限り、運用、管理をシンプルにしたいという希望があれば、端末のOSに依存せずWEBブラウザのみで使用できるG Suiteと「Office 365 Business Essentials」に軍配があがります。「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」は端末ごとにインストールや更新が必要な分、少し手間が増えますね。

◇グループウエアを使いたい
ワークフローやプロジェクト管理などを行いたい場合は、社内SNSツール「Yammer」、プロジェクト管理ツール「Planner」などが使える「Office 365 Business Essentials」「Office 365 Business Premium」を選ぶといいでしょう。

◇メールの機能を重視したい
好みや慣れもあるので一概には言えませんが、メールを重視する場合は、迷惑メールやスパムメールのフィルタリング機能が高性能なGmailが使え、独自ドメインもOKのG Suiteがおすすめです。独自ドメインだけであれば「Office 365 Business Essentials」「Office 365 Business Premium」も取得可能です。

今回は以上になります。
弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け

Office 365

こんにちは。

今回はMicrosoft Officeを仕事でお使いの個人の皆さん、企業の皆さん、今後導入をお考えの会社のシステム担当者、代表の方に役立つ情報をお届けます。

最近は「Office 365(オフィス サンロクゴ)」という言葉を見聞きすることが増えてきました。

そもそも「Office 365」とは何でしょうか。

「Office 365」とは?

現在、Officeのライセンスには4種類があります。

そのうち3種類は「Office ボリューム ライセンス」「プリインストール版」「パッケージ製品」と呼ばれるもので、“買い切り”のタイプです。
一度購入してしまえば、永続的に使用できます。
ただし、サポート終了後はセキュリティプログラムが提供されなくなり、セキュリティリスクが高まるため、継続して使用するのはおすすめできません。

残りの1つが「Offie 365」と呼ばれるもので、“クラウド型”のOfficeに名付けられたブランド名です。
毎月もしくは毎年、料金を支払う購読型で「サブスクリプション型」といわれることもあります。複数のエディションが存在し、使えるサービスが異なります。

(分かりにくくなってしまうのですが……)
実は「Office 365」の中にも、一部、家庭向けのエディションで、買い切りのタイプが存在します。
ワードやエクセルといったOfficeソフトのみ使えればOKと考えている方は、こちらから選ぶのもいいでしょう。

仕事で利用する場合は、どのエディションを選べばいい?

ここからは、社員数が1人から300人までの法人(個人)におすすめの「Office 365」のエディションについてご説明します。

「Office 365」の大きな特徴は、次の5点です。

・初期投資がいらない代わりに、ずっと料金の支払いが発生
・月次でアップデートされるので、常に最新版を利用可能
・クラウド型のサービスのため、バックアップの手間を減らすことができる
・ワード、エクセルといったOfficeソフトに加えて、多様なクラウドサービスが利用可能

2017年9月29日時点で選択できる主なエディションは次の4つになります。

 タイプ Office 365 Solo Office 365 Business Office 365 Business Premium Office 365 Business Essentials
価格
(年払い)
12,744円 10,800円 16,320円 6,480円
選ぶポイント ・個人完結型の仕事
・1人で使用するデバイス数が少ない
・個人アカウントを使いたい
・Skype から固定電話や携帯電話への通話が毎月 60 分間無料
・組織全体での管理が必要
・個人完結型の仕事
・コミュニケーション機能は不要
・1人で使用するデバイス数が多い
・組織全体での管理が必要
・会社ドメインのメールアドレスを使いたい
・チーム作業が多い
・テレワークを導入している(導入を検討中)企業
・Officeソフトは不要だけど、コミュニケーション機能を含めたクラウドサービスを使いたい
Office
ソフト
Word / Excel / PowerPoint / Outlook / OneNote / Publisher / Access ×
インストール台数 1ライセンスでユーザー1人あたり2台のスマートフォン、2台のタブレット、2台の PC または Mac にインストール可能 1ライセンスでユーザー1人あたり5台のスマートフォン、5台のタブレット、5台の PC または Mac にインストール可能 ×
メール × × ・独自ドメインのメールアドレスを作成できる
・ユーザー 1 人あたり 50 GB のメールボックスが用意され、最大 150 MB の添付ファイルを送信できる
オンラインストレージ 【OneDrive】容量は1TB 【OneDrive for Business】容量は1TB
Microsoftアカウント 既存 専用
無償トライアル

「Office 365 Solo」「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」の3つは、業務で必要なOfficeソフトが付いています。

個人で完結する仕事がほとんどの場合は、「Office 365 Solo」か「Office 365 Business」を選ぶといいでしょう。この2つのエディションの主な違いは、1ライセンスでインストールできるデバイスの数とオンラインストレージ(クラウド上にファイルを保存できるサービス)の種類です。

でも実はインストールできるデバイスの数が多い「Office 365 Business」の方が「Office 365 Solo」よりも格安です。

そうすると選ぶポイントはオンラインストレージの種類。
「Office 365 Solo」は「OneDrive」、「Office 365 Business Premium」は「OneDrive for Business」というオンラインストレージが付いています。
どちらもファイルの保存や共有、共同作業を行うことができるサービスではありますが、全く別モノ。
「OneDrive」は個人用という位置付けで、個人用のアカウントを使用します。
一方の「OneDrive for Business」は、業務用という位置付けで、組織全体で管理され、専用のアカウントが必要です。

あとは重視するかどうかに差が出そうですが、「Office 365 Solo」にはSkypeから固定電話や携帯電話への通話が毎月60分間無料というサービスが付いています。

結論としては、割高になっても、これまで個人用のアカウントで仕事をしてきて、今後も使い続けたいという理由があれば「Office 365 Solo」、特にそのような事情がなければ「Office 365 Business」を選ぶといいでしょう。

「Office 365 Business」と「Office 365 Business Premium」の大きな差は、会社ドメインのメールアドレスを設定できるかどうかと、チームでのオンライン上でのコミュニケーションが必要かどうかです。
これらが必要な場合は、「Office 365 Business Premium」がいいでしょう。

もう1つOfficeソフトが付いていない「Office 365 Business Essentials」というエディションもあります。こちらは、Officeソフトは不要だけどクラウドサービスを使いたいという方向けです。

社員数が300人以上の場合は、大企業向けのエディションが用意されていますので、詳細は公式サイトでご確認ください。

「Office 365」は常に進化し続けていますので、今後も新しいサービスが追加されることと思います。購入する際は、必ず公式サイトをご覧になり、詳細を確認することをおすすめします。

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

(参考)
中小企業に合うのは「Office 365」と「G Suite」のどちら?比較して違いを解説

【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

Google Vaultとは?低コストで電子証拠開示やコンプライアンスのニーズに対応!

google vault

こんにちは。
今回は、会社を経営する上で知っておきたいことのひとつ「訴訟」の問題について取り上げます。

訴訟問題は、起こってほしくないと願いつつも、いつ直面するか分からないため、会社の規模にかかわらず日ごろから備えておく必要がありますね。

情報漏洩などがニュースで取り上げられることが増えてきた現在。データの情報管理についてはコンプライアンスを制定し、細かくルールを設けている企業も多いことでしょう。大きな会社であれば、専門の担当者を配置し、常日頃から教育を行い、実施状況を調査し、データ自体の管理も行っていることと思います。

何らかの問題から訴訟が起きた場合は、電子的に保存している情報を証拠として提示することが求められるケースがあります。これを「eDiscovery(電子証拠開示・電子情報開示)」と呼びます。対象となるデータは、メールやチャット記録、Microsoft Office等で作成したファイル、会計データ、ウェブサイトのデータなど、全ての電子情報です。ちなみに、これらのデータを削除したり、改ざんしたりすると、罰せられることがあります。

とはいえ、中小企業では、専門の管理者を配置する人的な余裕がない場合もあるでしょう。そういう場合に活用できるのがGoogleが提供している「Google Vault」などのサービスです。

Google Vaultとは?

Google Vaultの主な機能は、次の3つです。

【メールやチャットデータの保持】
会社全体、部門単位で、保持期間を指定しデータを保存します。
【社員全員の電子データを管理】
離職した従業員のデータも含めて、全社員の電子データから必要な情報を検索し、取得できます。日付など細かい条件を設定しての検索も可能です。
【容易な書き出し】
検索で取得したデータを標準的な形式で書きだせます。

Google Vault

Google Vault は 「G Suite」 の Business エディション(1ユーザーあたり月額1,200円)と Enterprise エディション(1ユーザーあたり月額3,000円)に含まれています。Basic エディション(1ユーザーあたり月額600円)の場合は、Vault のライセンスを別に購入することもできますが、1 ユーザーあたり追加で月額600円必要なので、Business エディションに変更する方が使えるサービスが増えお得でしょう。(2017年9月17日現在)

※G Suiteについては「【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?」で紹介していますので、あわせてご覧ください。

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。