Google Vaultとは?低コストで電子証拠開示やコンプライアンスのニーズに対応!

google vault

こんにちは。
今回は、会社を経営する上で知っておきたいことのひとつ「訴訟」の問題について取り上げます。

訴訟問題は、起こってほしくないと願いつつも、いつ直面するか分からないため、会社の規模にかかわらず日ごろから備えておく必要がありますね。

情報漏洩などがニュースで取り上げられることが増えてきた現在。データの情報管理についてはコンプライアンスを制定し、細かくルールを設けている企業も多いことでしょう。大きな会社であれば、専門の担当者を配置し、常日頃から教育を行い、実施状況を調査し、データ自体の管理も行っていることと思います。

何らかの問題から訴訟が起きた場合は、電子的に保存している情報を証拠として提示することが求められるケースがあります。これを「eDiscovery(電子証拠開示・電子情報開示)」と呼びます。対象となるデータは、メールやチャット記録、Microsoft Office等で作成したファイル、会計データ、ウェブサイトのデータなど、全ての電子情報です。ちなみに、これらのデータを削除したり、改ざんしたりすると、罰せられることがあります。

とはいえ、中小企業では、専門の管理者を配置する人的な余裕がない場合もあるでしょう。そういう場合に活用できるのがGoogleが提供している「Google Vault」などのサービスです。

Google Vaultとは?

Google Vaultの主な機能は、次の3つです。

【メールやチャットデータの保持】
会社全体、部門単位で、保持期間を指定しデータを保存します。
【社員全員の電子データを管理】
離職した従業員のデータも含めて、全社員の電子データから必要な情報を検索し、取得できます。日付など細かい条件を設定しての検索も可能です。
【容易な書き出し】
検索で取得したデータを標準的な形式で書きだせます。

Google Vault

Google Vault は 「G Suite」 の Business エディション(1ユーザーあたり月額1,200円)と Enterprise エディション(1ユーザーあたり月額3,000円)に含まれています。Basic エディション(1ユーザーあたり月額600円)の場合は、Vault のライセンスを別に購入することもできますが、1 ユーザーあたり追加で月額600円必要なので、Business エディションに変更する方が使えるサービスが増えお得でしょう。(2017年9月17日現在)

※G Suiteについては「【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?」で紹介していますので、あわせてご覧ください。

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。