PDFファイルにパスワードを設定する方法6選!設定理由から方法を選ぼう

近年はセキュリティへの意識が高まり、メールにファイルを添付する際は、パスワードがかかっていることが増えましたね。中には、メール添付の際は、送信時に自動でパスワードがかかる会社も見かけるようになりました。そこで意外と「あれ?どうするんだったかな?」となりがちなPDFファイルにパスワードをかける方法をご紹介します。

複数の方法があるので、ご自分の状況に合せてお試しください。

パスワードをかける方法を選ぶ

PDFファイルにパスワードをかけたいという場合、次の(A)と(B)の2タイプがあります。

(A)PDFファイルそのものにパスワードをかける
(B)圧縮するときにzipファイルにパスワードをかける

どちらにも一長一短があり、パスワードをかける理由により、(A)と(B)のどちらがいいかは、異なります。

PDFファイル自体のセキュリティを高めたい。印刷不可など機能を制限したいのであれば、(A)の方法を選びましょう。

メールでの送付など、受け渡し上のリスクを避ける目的であれば、(A)でも(B)でもOKですが、手軽なのは(B)です。ZIPファイルを展開した後は、パスワードを入力せずにPDFファイルを開けくことができます。後からパスワードが分からなくなって開けない……といった事態に陥らずに済みますね。

(A)か(B)か決めたら、具体的な方法をみていきましょう。

(A)PDFファイルそのものにパスワードをかける

(A)の場合、方法は大きく分類して次の4種類があります。持っているソフトウエアやOSにより、どの方法にするのか選びましょう。
印刷不可など機能を制限する目的であれば、2.か3.の方法を選びます。

1.Wordなど文書を作った後にPDF化するときにパスワードをかける
2.PDFファイルにパスワードをかける(Acrobatを使う方法)
3.PDFファイルにパスワードをかける(フリーソフトを使う方法)
4.PDFファイルにパスワードをかける(Macの場合)

1.Wordなど文書を作った後にPDF化するときにパスワードをかける

WordやExcel、PowerPointなどからPDF化するときに、パスワードをかけます。

操作方法は、次のマイクロソフトのページをご覧ください。
Office アプリケーションで PDF 形式のファイルを保存する時にパスワードを設定する方法

2.PDFファイルにパスワードをかける(Acrobatを使う方法)

Adobe Acrobat(有料)を使うと、パスワードをかけることができます。よく誤解されがちですが、PDFの閲覧用のソフトAdobe Acrobat Readerでは、パスワードをかけられないのでご注意ください。

Acrobatでかけられるパスワードの種類は、3種類あります。

■文書を開くパスワード
文書を開く際にパスワードの入力が求められます
■権限パスワード
権限パスワードは、印刷と編集を制限することができます。つまり、権限パスワードを知らない人は、印刷や編集ができません。
■添付ファイルを開くパスワード
添付ファイルを開くときだけ求められるパスワードです。例えば、自分のパソコンのドキュメント内に保存してあるPDFファイルにこのパスワードをかけても、開くときにパスワードは求められません。でもメールに添付して送ると、相手はパスワードを入れないとファイルが開けなくなります。

具体的な手順は、Adobeサイトをご覧ください。
PDF 文書にパスワードを設定する方法 (Acrobat XI/DC)

3.PDFファイルにパスワードをかける(フリーソフトを使う方法)

Adobe Acrobatは、決して安いソフトではないので、PDFファイルにパスワードをかけるだけであれば、フリーソフトを使うのもひとつの方法です。ただし、フリーソフトは多種多様で危ないソフトもありますので、よく調べて自己責任のもとで使用するようにしましょう。

パスワードをかけられるフリーソフトとして、よく知られているのが「CubePDF」。

公式サイト

個人・法人問わず無料で利用でき、登録なども必要ありません。32bit版のほかに64bit版もあります。インストール時にCubePDFとは関係のないソフトをインストールするか尋ねてくるので、不要なソフトをインストールしないようご注意ください。

具体的な手順は、公式サイトで公開されているマニュアルの「2-3セキュリティ」のページをご覧ください。
CubePDFユーザーズマニュアル 2017.1.27 第12版

4.PDFファイルにパスワードをかける(Macの場合)

Mac OSの場合は、標準機能でPDFファイルにパスワードをかけられるようになっています。

操作方法は次のAppleのサイトをご覧ください。
PDF をパスワードで保護する

(B)圧縮するときにzipファイルにパスワードをかける

ZIPファイルにパスワードをかけるには、何かしらのソフトウエアが必要です。筆者は、「7-Zip」というフリーソフトを使っていますが、既に何かソフトをお使いであれば、そのソフトでできないか確認してみるのがいいでしょう。

7-Zip:公式サイト

7-Zipでパスワードをかける方法は公式サイトの以下のページをご覧ください。
ZIPにパスワードを付ける方法

番外編:Dropboxなどの共有リンクにパスワードをかける方法もある

ひと昔前は、ファイルを誰かと共有する場合、メールでの添付が主流でしたが、最近はオンラインストレージを使うケースも増えてきました。
例えば、Dropboxなどは、共有リンクにパスワードをかけることができます。
こういった方法を使うのも、、またひとつの選択肢です。

(関連記事)
個人・中小企業向け!オンラインストレージ比較2018

今回は以上になります。
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【メールの効率化】メール処理のコツ、フォルダ分けをする?しない?、メール作成時の工夫など

あまりIT化が進んでいない企業であっても、メールを使っている企業は多いことでしょう。
でもメールを使いこなせるのは当たり前で、使い方を丁寧に教えてもらった経験がある人は少ないかもしれません。
また、どうしても個人作業になるので、他の人がどういう感じでメールを使っているか知る機会もなかなかありませんね。

そこで今回は効率的なメールの使い方をご紹介します。

メールは仕事に欠かせないツールではありますが、使い方によっては効率を妨げるツールにもなりかねません。
残業を減らすように会社から言われているけど、いつも仕事が終わらなくて……という方は、メールの使い方を見直してみてはいかがでしょうか。

メールの通知をOFFにして決まった時間に対応する

メール処理のコツは、メールをいつ対応するかがポイントです。

メールを受信したときに通知してくれる「ポップアップ機能」。すぐにメールに気付ける一見すると便利そうな機能ですが、仕事の効率を考えると、おすすめできません。集中して仕事をしていても、通知がくると気になりますよね。作業を中断してメールチェックをしてということをしていると、集中力が切れてしまいます。メールは自分が都合のいいときに見られるのが良さ。急ぎであれば電話がくると割り切ってみてはいかがでしょうか。

では、いつメールをチェックするのか……。
何となく気が向いたときではなく、あらかじめ時間を決めておくのがおすすめです。メールの活用頻度にもよりますが、始業時、日中に1回、夕方に1回が目安。メールチェックだけでなく、返信まで終えられるだけの時間を確保しておきましょう。今、忙しいからとりあえずメールチェックだけ……という形だと、あとでもう一度メールを読まないといけなくなり、二度手間です。それだけで時間がかかりますので、一度読めば作業が完了するよう心掛けてみてください。

そういう意味で、優先順位が高いものから処理しようとするのも、おすすめしません。上から順に淡々とメールを読み、淡々と返信をしていく、これが一番効率的だと思います。

例外として、ときに五月雨式にメールを送ってくる方がいらっしゃいます。そういう方への返信はすぐに行わず、次のタイミングまで待つのもひとつです。返事を書いているそばからメールが届き、書き直すことになってしまうのは避けたいですね。相手が電話が嫌ではないタイプであれば、電話してしまったほうが早いこともあります。

普段から信頼関係を築いておく

普段から信頼関係を築いておくと、忙しいときに簡素化されたメールを返信しても、特に問題にはならないでしょう。スマホからパパっと返信できるような関係だと、移動中の隙間時間などにも対応でき効率的です。

テンプレートを作成しておく・辞書登録の活用

よく使う文章があれば、テンプレートを作っておくと便利です。

また、メールに限らずですが、よく使う言葉は辞書登録をしておくといいでしょう。
会社名+担当者名などが一気に出てくるようにしておくと、間違って信頼を失う可能性も減りおすすめです。

よく使うものだと、
「おせ」と入力⇒「お世話になっております。株式会社○○の××です。」と表示されるようにするのもいいですね。

フォルダ分けをする?しない!?

メールのフォルダ管理は、する派、しない派が分かれます。行った方が効率的かどうかは、メールの量、メールを使う頻度、相手、やり取りする内容などによるでしょう。
今は、検索機能を使えば、簡単にメールを探し出せる時代。少なくともフォルダ管理に時間をかけるのは本末転倒です。

筆者は、メールで濃いやり取りをすることが多い相手、逆にメールマガジンなどすぐに読む必要がないメールは、自動で専用フォルダに振り分けが行われるよう設定しています。

お礼メールは、できるだけ早く送る

時間が経てばたつほど、丁寧さが求められるのがお礼メール。
時間を作っていただいたお礼などは、その日のうちに送ってしまうのがおすすめです。
こういったメールを送る機会が多い人は、テンプレートを作っておき、それを相手に合せて調整していくといいですね。

メール作成時に気を付けたいこと

メールでのやり取りは、電話などに比べると時間がかかってしまうのが難点。相手が返信するのを忘れたり、見落としたりといったことも起こります。そこで心掛けたいのが次の3点。

具体的に返信希望日時を記載する

いつまでに返信がほしいか具体的に記載しましょう。「今週中」などよりも、「○日の○時」と具体的に書くことをおすすめします。いつまでを今週と考えるかは、相手によります。また「明日」「明後日」などの表現も避けた方がベター。メールを読む日によって相手との認識に差異が出てしまうことがありますよ。

「できるだけ早く」「お手すきのときに」といった表現は使わないほうがいいでしょう。「お手すきのときに」と書いてしまったばっかりに、返事が届かずモヤモヤしても催促もできず、気苦労が増えてしまいます。

曖昧な表現を使わない

曖昧な表現は避けましょう。

「気になる点がありましたら、ご連絡をください」
気になるところがないので、連絡しない と解釈される可能性があります。もし返事がほしいなら、返事がほしいと記載しましょう。
「気になる点がない場合もその旨をお知らせください」などと書くといいです。

もしくは相手に返信の手間をかけさせたくないのであれば、「気になる点がありましたら、○月○日の○時までに連絡をください」
としておきます。これなら締め切りまでに連絡がこなければ、進めてOKと解釈して進めることができます。

「送信」ボタンを押す前に再度確認を!

メールでよくあるミスが、送信先の誤りと必要なファイルの添付漏れです。
この2つは必ず確認してから「送信」ボタンを押しましょう。
「ファイルが添付されていません」といった不毛なメールのやり取りを減らすことはメールの効率化につながります。

今回は以上になります。

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個人・中小企業向け!オンラインストレージ比較2018

現在、規模の大小を問わず多くの企業で導入されているオンラインストレージ。

ITに詳しい人がいない中小企業ほど導入に二の足を踏みがちですが、実はそういう企業ほど向いているともいえるのが「オンラインストレージ」です。自社でITの専門家を雇用する余裕がない企業の場合、どうしても対応が遅くなりがちで、セキュリティのリスクが上がります。自社内にデータを保存しておけば安心という時代は終わりました。

この機会に自社に合ったオンラインストレージの導入を検討されてはいかがでしょうか。

オンラインストレージの特徴

インターネット経由で、ファイルを保存できる「オンラインストレージ」。

パソコン内に保存しておくのと、比較して次のような特徴があります。

・ファイルのサイズ(容量)を気にせずに保存しやすい
オンラインサービスの中には容量無制限のものも多いです。また有限の場合も必要に応じて容量アップができるので、動画や画像などサイズの大きいファイルを多数扱う人は特にメリットを感じやすいでしょう。

・容量の大きいデータを共有しやすい
誰かとファイルを共有する際、メールへの添付だと容量オーバーで送付できないことがあります。また宅ふぁいる便などのファイル送信サービスを使う方法もありますが、ダウンロード期限があるなど、不便さを感じることも。その点、オンラインストレージを普段から使っていれば、共有したいファイルのURLをメールに沿えるだけで共有が可能です。

・いつでも、どの端末からでもデータを利用できる
会社からはもちろん、出先、自宅からなど、場所を問わずファイルにアクセス可能。パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どの端末からも利用できます。テレワークを導入する際にも便利。

・共同作業が可能に
一つのファイルを数人で確認し、追記したり、修正したりすることがあると思います。このときに各自が手元で修正して誰かが集約するのは手間ですね。これがオンラインストレージなら、共有している1つのファイルを直接、全員が編集できます。

・自然災害のときもデータが守られる
オンラインストレージに保存したデータは、国内外、複数のデータセンターで管理されています。パソコンが故障するとデータを取り出せなくなることがありますが、オンラインストレージの場合は心配いりません。

・常に最新のセキュリティ環境を利用できる
各自のパソコンでデータを管理する場合は、自社でセキュリティ管理が必要ですが、オンラインストレージは常に最新のセキュリティ環境が整っています。社員が使える機能を設定するなど、自社に合せた運用ができるような管理システムも提供されています。

選ぶポイント

オンラインストレージを会社として導入し、安心安全に使用するために欠かせないのが、どのサービスを利用するのがベストかの見極めと、使い方(ルール)の作成。

まずは以下の点を決めておくといいでしょう。

1.利用人数
サービス、プランによっては、最小利用人数、最大利用人数が決められていることがあります。分かる範囲で、今後増える見込みがあるのか、減る見込みがあるのかも考えておくといいでしょう。なお、多くのサービスで利用人数の増減は比較的簡単に手続きできますので、特定の部署でトライアル的に導入して、良ければ他の部署にも広げていくという形で進めるとスムーズです。

2.セキュリティの高さ
どこまでのセキュリティを求めるのか確認しておきましょう。無料で使えるプランもありますが、このようなプランは会社としての管理ができず、各自が自由に使う形となり、リスクが高まります。

3.海外拠点とのファイル共有を行う可能性
海外拠点とのファイル共有を行う可能性がある場合は、その国、その国の言語に対応しているオンラインストレージサービスを導入する必要があります。例えば、中国だとGoogleのサービスは利用できません。

4.オンラインストレージを導入する目的
当然ですが、オンラインストレージを導入する目的は明確にしておきましょう。目的が明確でないと、多くのサービスがありますので、目移りして、必要のない機能まで付けてしまう可能性があります。優先順位を決めておくといいですね。

5.利用者のITスキル
従業員のITスキルが高い場合は、どのオンラインサービスでもある程度順応し、利用できますが、ITスキルにバラツキがある場合、全体としてあまり高くない場合はどのサービスを選ぶかが成功の可否を握っていると言ってもいいでしょう。仕様変更があまりないサービス、日本語のヘルプが充実しているサービス、問合せにスムーズに対応してもらえるサービスに重点をおいて選ぶのがおすすめです。

6.予算
主要なオンラインサービスの利用料金に、大差はありません。ただし、1ユーザーあたりで課金されることが多いので、大人数になればなるほど、価格差は広がります。何事でも予算は大事ですが、予算ばかりを重要視しすぎると、自社では使えないということになりかねないのでご注意ください。

オンラインストレージを導入する際は、無料でトライアル体験ができるサービスも多いので、実際にいくつか使ってみて操作性などを確認するといいでしょう。

また「1.利用人数」のところでも少し触れましたが、オンラインストレージを導入する際は、特定の部署など限られた人数で使用し、そこで運用ルールを決め、段階的に他の部署などにも広げていくのがおすすめです。

主なオンラインストレージ

代表的なオンラインストレージ「Google Drive」「Dropbox」「OneDrive」「SugarSync」についてまとめました。最後に比較表を付けましたので、選ぶ際の参考にされてください。

Google Drive(グーグルドライブ)

公式サイト

Googleが提供するオンラインストレージ。Googleアカウントをお持ちの方は新たな手続きなしで利用できます。

無料で使えるのは15GBまで。この15GBというのは、Googleドライブに加えて、Gmail、Googleフォトの容量の合算です。ただし、Wordをドキュメント、Excelをスプレッドシート、PowerPointをスライドで保存すると、容量ゼロで保存可能。また音楽ファイルは、「Google Play Music」に保存すると、容量ゼロ(最大50,000曲)です。「Googleフォト」は「高画質」で保存することで、容量ゼロで保存可能。

有料のプランは、100GBだと「2,500円/年(250円/月)」で、1TBだと「13,000円/年(1,300円/月)」です。ただし、Googleは、Google ドライブ単独での販売の他に、G Suiteというサービスも提供しています。G Suiteでは、Basicプランが30GBのGoogleドライブが付いて、6,000円/年。Businessプランだと容量無制限(5ユーザー未満だと1TB)で14,400円/年。

Googleドライブの場合は、ファイルをアップロードした人が所有者となり、所有者のディスク容量のみが使用されます。つまりファイルを共有している他のメンバーの容量はカウントされません。このため、共有相手の容量を気にする必要がなく、気軽にファイルを共有し、チーム作業を行いやすいサービスといえます。

Googleドライブ単独での契約だと、各自が自由に使う形になりますので、会社として管理したい、セキュリティを高めて使用したいという場合は、G Suiteの方がいいでしょう。逆に個人で使用し、G Suiteの機能は不要ということであれば、Googleドライブ単独での利用をおすすめします。

(参考)
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?

Dropbox(ドロップボックス)

公式サイト

無料のプランである「Dropbox Basic」の容量は2GBと、他のオンラインストレージサービスと比較すると少ないです。ただし、誰かにDropboxを紹介すると無料容量を獲得できるなど無料容量を増やす方法があります。詳しくはDopboxのページをご覧ください。

有料プランは、個人向けとチーム向けが用意されており、個人向けのPlusプランだと1TBで「12,000円/年(1,200円/月)」。チーム向けのStandardプランだと「15,000円/年(1,500円/月)」です。個人として長期での利用を考える場合は、ソースネクストで販売されているPlusプランの3年版は、24,000円とお買い得。会社として管理をしたいということであれば、チーム向けのプランから選ぶのがいいでしょう。

パソコンにソフトウエアをインストールすると、専用のフォルダが作られ、そのフォルダに保存をすると、自動でオンラインと同期されます。他のサービスでも同様の機能を持っているケースも多いですが、Dropboxは同期のスピードの速さに定評があります。オンラインストレージを使っているというよりも、普段のフォルダを使っている感覚に近いです。複数のパソコンを使っている場合も、Dropboxフォルダの中身は、どのパソコンでも同じ環境。スマートフォンにアプリを入れると、閲覧とアップロードが可能になります。

ファイルを共有したときに、誰の容量を使うかという点は、Googleドライブとは異なります。Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用します。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができません。Dropbox Businessチーム外のメンバーとチーム作業を行う可能性がある場合は、他のサービスを選んだ方が無難でしょう。ただし、共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しません。

注意点として、共有設定をしたフォルダを基本設定のまま使う場合は、誰かがファイルを移動したり、削除したりすると、全員の環境からファイルが移動したり、削除されたりします。どのような運用にするかルールをしっかりと作っておきたいですね。

OneDrive(ワンドライブ)

公式サイト

マイクロソフトが提供しているオンラインストレージサービスです。

無料で使えるのは5GBまで。50GBだと「249円/月」。

Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高いです。Office365の契約をしている場合は、既にOneDriveの容量が付いているケースもありますので、まずは確認してみましょう。例えば、Office 365 Soloだと「12,744円/年」で、Officeソフトが使え、1TBのストレージが用意されています。

Officeソフトの利用が多い場合は、OneDriveが使い勝手がいいでしょう。

(参考)
「Office 365」の選び方!各プランを徹底比較!個人&小さな法人向け
中小企業に合うのは「G Suite」と「Office 365」のどちら?比較して違いを解説

SugarSync(シュガーシンク)

公式サイト

パソコンのフォルダ構造のままオンラインにバックアップできるのが大きな特徴。任意のフォルダのバックアップがとれます。無料のサービスはありませんが、30日間無料で使えるトライアルが用意されています。個人向けとチーム向けのプランがあり、個人向けだと100GBが「750円/月」、250GBが「1,000円/月」です。チームの場合は、10人未満の少ない人数で使用する場合、「55.00ドル/月」、10人以上の場合は必要な機能を相談し見積もりを出してもらいます。

 

今回ご紹介したオンラインストレージサービス以外にも優れたサービスはいろいろあります。例えば、Boxはセキュリティの高さがウリで、大企業で使われています。自社にどんなサービスが合っているのかお悩みでしたら、ご相談ください。

 

Google Drive Dropbox OneDrive SugarSync
無料の容量 15GB
2GB(Basicプラン)
※友達にDropboxを紹介するなどすると、無料の容量を増やすことが可能
5GB
※30日間無料トライアルあり
主な有料プラン
100GB 2,500円/年
1TB  13,000円/年
—–
G Suiteの契約なら
Basic 30GB 6,000円/年
Business 無制限(5ユーザー未満だと1TB
) 14,400円/年
Plus 1TB 12,000円/年
Standard 15,000円/年
(5ユーザーから契約可能)
※ソースネクストではPlusの3年版を24,000円で提供
OneDrive 50 GB 249/月
Office 365 Solo 1TB 12,744円/年
Office 365 Business 1TB 10,800円/年
100GB 750円/月
250GB 1,000円/月
500GB 1,900円/月
1TB 55.00ドル/月
共有機能
  • ファイルをアップロードした人のディスク容量のみが消費され、共有した他のメンバーの容量にはカウントされない
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • Dropbox Businessチーム内のメンバー以外とフォルダを共有する場合、各メンバーの容量を使用する。他のユーザーから共有されたフォルダのサイズが、自分の残りの容量より大きい場合は、フォルダの共有ができない。共有リンクを使用する場合は、アカウントの容量は使用しない
  • ファイルを共有する際、リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • リンク作成時に有効期限やパスワードを設定できる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、相手は共有フォルダを自分のOneDriveに追加でき、誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
  • SugeSyncのアカウントを持たないユーザーとフォルダを共有する場合、簡単な手続き(無料)を経ると共有フォルダにアクセスできるようになる
  • 編集権限のあるフォルダを共有すると、共同作業が可能。共有ファイルを誰かが編集などを行うと、フォルダへのアクセス許可を持つユーザー全てのフォルダを同期する
特徴
  • Googleアカウントを持っていれば使用可能
  • 必要な容量が増えるほど、Google Drive単独の契約よりも、G Suiteの契約を行った方が費用を抑えられる
  • ストレージの容量は、Googleドライブ、G mail、Googleフォトの合算
  • 少ない人数でグループ機能を使いたい場合は便利
  • 登録時の無料の容量は少ないが、友達の紹介など無料で容量を増やす方法があり、16GB以上増やすことも可能
  • 同期のスピードの速さに定評がある
  • 容量は同じでも機能により高額なプランもある
  • PCにアプリケーションをインストールすると、専用フォルダが作られ、そのフォルダに保存するだけで、自動的にオンラインと同期される。感覚的には普段のフォルダを使っている感覚に近い
  • Dropboxフォルダはどのパソコンでも同じ環境が保たれる
  • Microsoftアカウントが必要
  • Microsoftが提供ししているので、Office製品との親和性が高い。Office製品、Office365の契約をしている場合はOneDriveの容量が付いているプランがある
  • コンピュータの任意のフォルダをそのままオンラインにバックアップできる

Logicool CRAFT KX1000s をレビュー!MacとWindows両方使いにおすすめ

 ロジクールのキーボード「CRAFT KX1000s」

Logicool(ロジクール)のキーボード「CRAFT KX1000s」とマウス「MX Master 2S」を購入しました。
とても快適な仕事環境になりましたので、「CRAFT KX1000s」の話を中心にご紹介します!

ロジクール「CRAFT KX1000s」の良いところ

筆者は、Windows1台、Mac2台のパソコンを使用しています。
それぞれにキーボードとマウスがあり、机の上がかさばっていて、長年の悩みでした。
この状態を解決してくれたのが今回購入した商品です。

キーボード1つで、3台のPCまで接続設定が可能。
MacにもWindowsにも対応しています。
キーボードのレイアウトはMac・Windowsの両対応設計。
1から3の番号ボタンをタッチするだけで、デバイス間を切り替えながらタイピングできます。

このキーボードとFLOW機能対応マウスを一緒に使用すると、マウスを動かすだけでキーボードも同時に切り替わります。
番号ボタンのタッチは不要です。
ディスプレイの端にマウスを持ってくると、別のパソコンにカーソルが移動します。
キーボードは、マウスが機能しているPCで使えます。

パソコン間を自由に行ったり来たりできるのはとても便利です。
1台のPCをマルチディスプレイで使っているような感覚。
パソコン間で画像やファイルのコピー&ペーストもできますよ。
作業効率が一気にアップしますね。

ちなみに、キーボード「CRAFT KX1000s」も、マウス「MX Master 2S」も、ワイヤレスで使用でき、Bluetooth接続か、Unifying接続か選べます。

目玉のCROWN(クラウン)とは

CRAFTの目玉機能「CROWN(クラウン)」。
左上についている丸いダイヤルがクラウンです。
AdobeやMicrosoft Officeなどのソフトウエアに対応。
回転させたり、押したり、タッチしたりすることで、操作ができるようになります。
ソフトウエアごとに、動作を割り当てることが可能です。

クラウンについてより詳しく知りたい方は、Adobeが公開している以下の動画をご覧ください。

クラウンを便利と感じるかどうかは、パソコンでどのような作業をしているかによりそうです。

マックの場合に、キーボードをJIS配列で使うには

CRAFTをBluetoothでMacと接続すると、US配列になってしまい苦労しました。
ネットで調べてみると、同じような悩みを持つ方が多いようです。
結局、Unifying接続することで解決しました。

Unifying接続する場合、Unifyingレシーバーは各パソコンに1つずつ必要です。
キーボードとマウス、両方使う場合も、Unifyingレシーバーは各パソコンに1つあればOK。
Unifyingレシーバー1つで6台まで関連機器を接続できます。

マルチデバイス対応の「K780」と「CRAFT」との違い

ロジクールでは「CRAFT」の他に、「K780」もマルチデバイスに対応しています。
K780は、パソコン(Windows/Mac)はもちろんのこと、タブレットやスマートフォン(Chorome OS/iOS/Android)でも使え、FLOW機能も使えます。

大きな違いとしては、次の4点。

  • K780は、CRAFTが対応していない、タブレット、スマートフォンでも使用可能
  • K780には、クラウン機能がない
  • CRAFTは充電式なのに対して、K780は単四乾電池が2本必要(電池寿命:24カ月)
  • 価格はCRAFTが2万円超であるのに対して、K780は1万円程度

クラウンは不要という方は、K780も選択肢として検討されるといいでしょう。

フリーソフト「ShareMouse(シェアマウス)」でFLOW機能を使う方法も

いろいろ調べてみたところ、「ShareMouse(シェアマウス)というフリーソフトをインストールすると、FLOW機能を使えるようになるようです。
MacにもWindowsにも対応。
ただし、無料版だと使えるパソコンは2台までで、デバイスをまたいでのコピー&ペーストなどはできません。
有料版(Pro)だと、最大9台のPCを接続できるとか。

ご興味がある方は調べてみるといいと思います。

まとめ

パソコン3台に、それぞれキーボードとマウスがあったときと、比べて今はとても快適です。
作業効率も上がりました。
キーボードに2万円超というのは、決して安くはありませんが、機能性を考えるととても満足しています。

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。
特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。
困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。
当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。

領収書の電子化について(4)~電子帳簿のまとめ

最終回の今回も、TAX(税金)ライターとしてご活躍の阿部正仁氏に「電子帳簿について」解説していただきます。

過去の記事は以下からご覧ください。
領収書の電子化について(1)~中小企業が知っておきたい電子帳簿の概要
領収書の電子化について(2)~会計における電子帳簿とは
領収書の電子化について(3)~給与計算に関する電子帳簿とは

領収書の電子化
中小企業が電子帳簿を導入するポイントは次の5つに集約されます。

1.目的意識を明確する
電子帳簿の導入は経理の合理化であり、費用対効果の小さいコストの削減が目的です。そのコストとは「事務作業の手間に伴う人件費」と「営業など販促活動の時間が奪われることにより生じる機会損失」の2つです。

2.電子帳簿の全貌を知る
電子帳簿は会計帳簿や領収書のスマートフォンでの撮影による保存だけではありません。給与計算も含まれます。特に中小企業の場合は会計と給与計算を兼任するのが普通です。まずは電子帳簿の全貌を知ることからスタートしましょう。

3.電子取引にシフトする
特に相手からの書類を紙媒体で受領するとスキャナー保存をしなければなりません。スキャナー保存は領収書をスクラップブックに貼る作業よりは事務作業の効率は上がります。しかし、電子取引にシフトしたほうがさらに効率はアップします。

4.汎用ソフト、機器、顧問税理士を最大限に活用する
電子帳簿の導入をすべて自社で行うのは大変です。たとえば、会計帳簿の電子化には会計ソフトの機能は必要不可欠であり、スキャナー保存にも密接に関係します。また、運用規定の作成は顧問税理士に任せましょう。

5.給与計算だけでも電子帳簿を導入する
電子帳簿を導入するのにハードルが高いと感じる場合、まずは給与明細書だけでもPDFファイルなどで従業員に交付することをおすすめします。それによって、プリントアウトする手間や印字位置の調整をする手間から解放されます。要するに電子帳簿の導入により、事務作業の合理化を実感できることが大切です。

参考:ご紹介した事項の目次

領収書の電子化について(1)~中小企業が知っておきたい電子帳簿の概要

1.はじめに
・電子帳簿の導入による経営効果
・合理化可能な事務作業の内容
・電子帳簿の導入の難易度は低い
・電子帳簿の導入を妨げる原因

2.中小企業版電子帳簿の全貌を解説する
・電子帳簿のアウトライン
・中小企業だからこそ知っておきたい電子帳簿のデメリット

領収書の電子化について(2)~会計における電子帳簿とは

1.電子帳簿は4種類ある
・電子取引に関する書類を電子媒体で保存するルール
・会計帳簿を電子媒体で保存するルール
・自社で作成した書類を電子媒体で保存するルール
・相手から受領した紙媒体の書類を電子媒体で保存するルール
・電子媒体で保存するプロセスを整備するためのルール

2.会計における電子帳簿を導入するポイント
・目的を明確にする
・紙媒体の書類のやり取りを電子取引にシフトする
・電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入する
・できれば経費精算システムを導入する
・顧問税理士を最大限に活用する
・社内ルールを整備する
・おすすめのソフトと機器

領収書の電子化について(3)~給与計算に関する電子帳簿とは

1.電子媒体で保存できる給与計算に関する書類
・従業員へ交付する書類を電子媒体で保存するためのルール
・賃金台帳などの書類を電子媒体で保存するためのルール
・年末調整に関する書類

2.給与計算で電子帳簿を導入するポイント
・目的意識を明確にする
・給与明細書や源泉徴収票を電子交付が給与計算の合理化には必須
・会計に関する電子帳簿の導入よりもハードルが低い
・紙媒体または電子媒体で保存するかどうかを吟味する
・おすすめの給与計算ソフト

領収書の電子化について(4)~電子帳簿のまとめ

著者:阿部正仁
TAX(税金)ライター。会計事務所で約10年間の勤務により調査能力を身に付けた結果、企業分析の能力では高い定評を得、法人から直接調査を依頼される実績も持つ。コーチングスキルを活かした取材力で、HP・メディアでは語られない発言を引き出すのが得意。