夏季休業のお知らせ

誠に勝手ではございますが、2018年8月10日(金)~8月16日(木)まで、株式会社ダークマターは夏季休業とさせていただきます。

ご不便をおかけしますが、なにとぞご理解いただきますようお願いいたします。

夏季休業期間中にいただきましたらお問い合わせにつきましては、8月17日(金)以降、順次対応させていただきます。

【事例紹介】テレワークで人材不足を解決!遠隔雇用が可能に!

人手不足に悩まれている中小企業の話をよく耳にするようになりました。
皆さんは、いかがでしょうか。

弊社はテレワークが可能なため、神奈川県在住の優秀なスタッフを雇用しています。
片道2時間強かかる距離。このため、毎日通勤してもらうのは現実的ではありません。出勤するのは月に1回程度。残りの25日程度はテレワークという形で仕事をしています。

テレワークの導入は、大企業ではだいぶ進みましたが、中小企業の場合、及び腰な企業も少なくありません。

medical woman
A社

うちはテレワークで進められる仕事は限られているし、無理ですね。。。

business man
B社

テレワークを導入するのって、膨大な費用がかかるんですよね!?そんな余裕はありません。

確かに一気に進めようとすると大変です。だから1つ1つ課題を解決しながら、スモールステップで経営戦略として始めてみませんか。

企業規模、業種、テレワークの導入頻度などにより、必要な準備は大きく変わってきます。

例えば、弊社の場合、人数が少ないこと、スタッフはITの専門家であることから、比較的シンプルな運用です。

仕事に関するやり取りは、ほぼChatworkで済んでしまいます。顔を見て話をしたほうがいいときは、GoogleのWeb会議システム「Meet」を使用。スタッフの人数が多い場合、スケジュール管理はGoogleカレンダー、始業終業の報告は勤怠管理システムといったようにそれぞれ専門のツールを使うほうが便利なケースもあります。逆に多くのツールを使うことで負担の方が大きくなることもあり、企業に合った形で進めることが大事です。

IT化やテレワークを行う際にもっとも懸念されるセキュリティ対策については、弊社の場合、スタッフはITの専門家ですので、会社として一括管理などはしておらず、ルールを決め運用。例えば、「重要なデータは、クラウドにおかず、社内のファイルサーバに保存(外部からはVPNでアクセス)」といったルールがあります。

セキュリティ強化:外出先など外部から会社への接続

ITへの習熟度がスタッフにより差がある場合、機密事項を多く扱う場合は、OSのアップデートなども会社管理のもと行うことが可能です。自由にソフトのインストールができないようにしたり、シンクライアントシステムを導入したり。会社に合った形でセキュリティを担保するのがいいでしょう。

テレワーク導入時に課題になりやすいのが、電話。弊社は電話代行サービス(秘書代行)を利用しています。電話の利用頻度が高い場合は、スマートフォンの内線化も便利です。

こうしたシンプルな運用であれば、ランニングコストはそこまで高くありません。G SuiteやDropbox、電話代行サービス程度です。テレワークを導入することで、交通費の支給額が減ったり、生産性が向上することで残業時間が削減できたり、といった効果の部分で十分にペイできるでしょうか。もちろん、人材採用の選択の幅も広がりますね。

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。

電子印鑑の作り方(無料/有料)と押印する方法5選

以前は、請求書等のやり取りをする場合、パソコンで作成後に印刷し捺印して郵送していましたが、近年は、紙ではなく、データでやり取りすることも増えてきました。その際、パソコン上で押印できる「電子印鑑」を使えると、パソコンで作成したものを印刷し、捺印してスキャンするという手順が不要になり、作業を簡素化できます。つまりパソコン上だけで全ての作業を完了させることができるのです。

今回はその電子印鑑についてご紹介します。電子印鑑を押印する方法も取り上げていますので、参考にされてください。

電子印鑑の効力

実は、押印が必須であるケースは決して多くはありません。法的には請求書等も印鑑がなくても認められます。ただし、会社のルールとして押印の必要性が決まっていることが多く、押印がないと処理できない会社があるのです。

押印する理由については、法律事務所アルシエンの清水陽平弁護士によると、

押印がなくても法的効力が変わらないとしても、印鑑が本人しか持っていない以上、本人がきちんと意思を表示したのだということが判断できたり、交渉段階の文書ではなく最終的に合意した文書であるということが明らかにしやすい、といった事実上の意味があります。

そのため、押印をするのが通常の実務における扱いといえるでしょう。
(「広がりを見せる「電子印鑑」に法的効力ってあるの?:シェアしたくなる法律相談所」より)

とのことです。

電子印鑑についても同様で、取引先が認めていれば使えますし、認めていなければ使用できません。使う際は、事前に確認されることをおすすめします。

電子印鑑を無料で作成する方法(角印)

電子印鑑は、通常の印鑑と同様、専門業者に依頼して新規で作ってもらうことも可能です。また後述しますが、ソースネクストから専用のソフトが販売されています。仕事で正式に使用する場合は、こういったサービスの利用を考えるといいでしょう。

まずは、どんな感じのものか試してみたいということでしたら、無料で電子印鑑を作る方法もあります。

作り方は、大きくわけで2種類。

  • お持ちの印鑑をスキャンして透過処理などを行い、使用する方法
  • 新たに電子印鑑として使う画像を作成する方法

解説していきます。

既存の印鑑から画像としてスキャンし作る方法


普段使用している印鑑を紙に押印し、スキャナーで取り込みデータ化します。このときに、単純にスキャンしただけだと、文字の上に押印すると、下の文字が消えてしまうので、透過処理が必要です。その後、画像として保存しておくと電子印鑑として利用可能です。

透過処理はAdobe illustratorやAdobe Photoshopといった画像編集ソフトを使うと行えます。
方法などは、Adobeのサイト「背景が透明なスタンプの作成方法」をご覧ください。

もっと手軽な方法としては、「印鑑透過」というサービスがありました。「いわしブログ」の「簡単に印影背景を透明化できる「印鑑透過」で電子印鑑を作成しよう」を読む限り、簡単そうです。ただ印鑑は大事な場面で使うことも多いので、こういった外部のサービスを利用する場合はセキュリティ、安全性などをよく調べた上で、自己責任のもとでご利用ください。

外部サービスを使う方法


まずお試しということであれば、「Web認印」というサービスは手軽。名字、書体、大きさ、色を選ぶだけで電子印鑑(PDF)が作成できます。日本の名字上位10000姓を収録。ただし登録されている名字でしか作成できません。また個人使用・企業内での使用はOKですが、商業使用(実際の印章の版下にして使用するような行為)は禁止です。

書体は、古印体(こいんたい)と印相体から選択。古印体とは認印でよく用いられている書体で可読性が高く馴染みのある書体です。

その他、フリーソフトなどもありますので、ご興味のある方は調べてみてください。

エクセルで電子印鑑を使うなら無料のアドイン「Excel電子印鑑」が手軽で便利

請求書等をエクセルで作る機会が多い人は、特に「Excel電子印鑑」は押印のやりやすさを考えると便利でしょう。「社外秘」「回覧」「至急」などビジネスシーンでよく使われるビジネス印も押せますよ。

《インストール方法》
1.Excel電子印鑑のサイトにアクセス

2.ダウンロードしたZIPファイルを展開する

3.「アンインストール用」というファイルをダブルクリック

4.「編集を有効にする」、「インストール」を順にクリック

これでアドインのインストールは完了です。

《使用方法》
1.新規でエクセルを開く。右クリックし、「Excel電子印鑑」、印鑑設定とクリック

2.上部に印鑑の種類がタブになっているので、設定したいタブを選択。名前を入力し、フォント、イロ、サイズ、傾きを設定し、「OK」をクリック

3.電子印鑑を押したい場所にカーソルを持って行き、右クリック、「Excel電子印鑑」、「認印押印」など押印したい種類の印鑑を選ぶと、押印される

印鑑らしくするためには、フォントがポイントです。
「HGS教科書体」や「HGS行書体」などのフォントを選ぶといいでしょう。

その他、もっと自由に作ってみたいということでしたら、WordやPowerPointを使ってみるのもいいでしょう。ワードアートの最もシンプルな文字を使い、一文字ずつテキストボックスで文字を入力し、図形を使い縁を作ります。

PDF形式の書類に電子印鑑を捺印するなら、Adobe Acrobat Readerを使う方法が便利

PDFの書類に押印する場合は、Adobe Acrobat Readerを使うのが手軽です。

ユーザー設定で氏名等を入れておくと、自動で電子印鑑が作られ、「スタンプを追加」から押印できます。「スタンプを追加」が表示されていないときは、「注釈」をクリックしてみてください。

Adobeで作った以外のスタンプを利用したい場合は、「カスタムスタンプ」→「作成」とクリックして、登録しましょう。

仕事で使うなら有料サービスの検討も

より印鑑らしい電子印鑑を求めるなら、やはり有料サービスを利用するのがいいでしょう。業者に依頼する方法のほかに、SOURCENEXT(ソースネクスト)では、『はんこのプロ』という電子印鑑が作れるソフトが販売されています。標準価格は6,980円。印鑑に合うフォントが10書体搭載されていたり、押印のカスレが表現できたりと、細かい部分まで作り込めますよ

電子印鑑を使う上での注意点

電子印鑑イコール不正利用されやすいというわけではありませんが、何も対策を行わないと、コピーされやすいのも事実です。そこで電子印鑑を使う場合は、以下の点に気を付けましょう。

  • Excelなど編集可能な媒体でのやり取りではなく、必ずPDF化をする
  • 電子印鑑は、コピーされにくいように文字にかかるように押印する
  • 印鑑データにシリアル番号を振る

(関連記事)
PDFファイルにパスワードを設定する方法6選!設定理由から方法を選ぼう

今回は以上になります。
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特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。
困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。

PDFファイルにパスワードを設定する方法6選!設定理由から方法を選ぼう

近年はセキュリティへの意識が高まり、メールにファイルを添付する際は、パスワードがかかっていることが増えましたね。中には、メール添付の際は、送信時に自動でパスワードがかかる会社も見かけるようになりました。そこで意外と「あれ?どうするんだったかな?」となりがちなPDFファイルにパスワードをかける方法をご紹介します。

複数の方法があるので、ご自分の状況に合せてお試しください。

パスワードをかける方法を選ぶ

PDFファイルにパスワードをかけたいという場合、次の(A)と(B)の2タイプがあります。

(A)PDFファイルそのものにパスワードをかける
(B)圧縮するときにzipファイルにパスワードをかける

どちらにも一長一短があり、パスワードをかける理由により、(A)と(B)のどちらがいいかは、異なります。

PDFファイル自体のセキュリティを高めたい。印刷不可など機能を制限したいのであれば、(A)の方法を選びましょう。

メールでの送付など、受け渡し上のリスクを避ける目的であれば、(A)でも(B)でもOKですが、手軽なのは(B)です。ZIPファイルを展開した後は、パスワードを入力せずにPDFファイルを開けくことができます。後からパスワードが分からなくなって開けない……といった事態に陥らずに済みますね。

(A)か(B)か決めたら、具体的な方法をみていきましょう。

(A)PDFファイルそのものにパスワードをかける

(A)の場合、方法は大きく分類して次の4種類があります。持っているソフトウエアやOSにより、どの方法にするのか選びましょう。
印刷不可など機能を制限する目的であれば、2.か3.の方法を選びます。

1.Wordなど文書を作った後にPDF化するときにパスワードをかける
2.PDFファイルにパスワードをかける(Acrobatを使う方法)
3.PDFファイルにパスワードをかける(フリーソフトを使う方法)
4.PDFファイルにパスワードをかける(Macの場合)

1.Wordなど文書を作った後にPDF化するときにパスワードをかける

WordやExcel、PowerPointなどからPDF化するときに、パスワードをかけます。

操作方法は、次のマイクロソフトのページをご覧ください。
Office アプリケーションで PDF 形式のファイルを保存する時にパスワードを設定する方法

2.PDFファイルにパスワードをかける(Acrobatを使う方法)

Adobe Acrobat(有料)を使うと、パスワードをかけることができます。よく誤解されがちですが、PDFの閲覧用のソフトAdobe Acrobat Readerでは、パスワードをかけられないのでご注意ください。

Acrobatでかけられるパスワードの種類は、3種類あります。

■文書を開くパスワード
文書を開く際にパスワードの入力が求められます
■権限パスワード
権限パスワードは、印刷と編集を制限することができます。つまり、権限パスワードを知らない人は、印刷や編集ができません。
■添付ファイルを開くパスワード
添付ファイルを開くときだけ求められるパスワードです。例えば、自分のパソコンのドキュメント内に保存してあるPDFファイルにこのパスワードをかけても、開くときにパスワードは求められません。でもメールに添付して送ると、相手はパスワードを入れないとファイルが開けなくなります。

具体的な手順は、Adobeサイトをご覧ください。
PDF 文書にパスワードを設定する方法 (Acrobat XI/DC)

3.PDFファイルにパスワードをかける(フリーソフトを使う方法)

Adobe Acrobatは、決して安いソフトではないので、PDFファイルにパスワードをかけるだけであれば、フリーソフトを使うのもひとつの方法です。ただし、フリーソフトは多種多様で危ないソフトもありますので、よく調べて自己責任のもとで使用するようにしましょう。

パスワードをかけられるフリーソフトとして、よく知られているのが「CubePDF」。

公式サイト

個人・法人問わず無料で利用でき、登録なども必要ありません。32bit版のほかに64bit版もあります。インストール時にCubePDFとは関係のないソフトをインストールするか尋ねてくるので、不要なソフトをインストールしないようご注意ください。

具体的な手順は、公式サイトで公開されているマニュアルの「2-3セキュリティ」のページをご覧ください。
CubePDFユーザーズマニュアル 2017.1.27 第12版

4.PDFファイルにパスワードをかける(Macの場合)

Mac OSの場合は、標準機能でPDFファイルにパスワードをかけられるようになっています。

操作方法は次のAppleのサイトをご覧ください。
PDF をパスワードで保護する

(B)圧縮するときにzipファイルにパスワードをかける

ZIPファイルにパスワードをかけるには、何かしらのソフトウエアが必要です。筆者は、「7-Zip」というフリーソフトを使っていますが、既に何かソフトをお使いであれば、そのソフトでできないか確認してみるのがいいでしょう。

7-Zip:公式サイト

7-Zipでパスワードをかける方法は公式サイトの以下のページをご覧ください。
ZIPにパスワードを付ける方法

番外編:Dropboxなどの共有リンクにパスワードをかける方法もある

ひと昔前は、ファイルを誰かと共有する場合、メールでの添付が主流でしたが、最近はオンラインストレージを使うケースも増えてきました。
例えば、Dropboxなどは、共有リンクにパスワードをかけることができます。
こういった方法を使うのも、、またひとつの選択肢です。

(関連記事)
個人・中小企業向け!オンラインストレージ比較2018

今回は以上になります。
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お気軽にご相談ください。

【メールの効率化】メール処理のコツ、フォルダ分けをする?しない?、メール作成時の工夫など

あまりIT化が進んでいない企業であっても、メールを使っている企業は多いことでしょう。
でもメールを使いこなせるのは当たり前で、使い方を丁寧に教えてもらった経験がある人は少ないかもしれません。
また、どうしても個人作業になるので、他の人がどういう感じでメールを使っているか知る機会もなかなかありませんね。

そこで今回は効率的なメールの使い方をご紹介します。

メールは仕事に欠かせないツールではありますが、使い方によっては効率を妨げるツールにもなりかねません。
残業を減らすように会社から言われているけど、いつも仕事が終わらなくて……という方は、メールの使い方を見直してみてはいかがでしょうか。

メールの通知をOFFにして決まった時間に対応する

メール処理のコツは、メールをいつ対応するかがポイントです。

メールを受信したときに通知してくれる「ポップアップ機能」。すぐにメールに気付ける一見すると便利そうな機能ですが、仕事の効率を考えると、おすすめできません。集中して仕事をしていても、通知がくると気になりますよね。作業を中断してメールチェックをしてということをしていると、集中力が切れてしまいます。メールは自分が都合のいいときに見られるのが良さ。急ぎであれば電話がくると割り切ってみてはいかがでしょうか。

では、いつメールをチェックするのか……。
何となく気が向いたときではなく、あらかじめ時間を決めておくのがおすすめです。メールの活用頻度にもよりますが、始業時、日中に1回、夕方に1回が目安。メールチェックだけでなく、返信まで終えられるだけの時間を確保しておきましょう。今、忙しいからとりあえずメールチェックだけ……という形だと、あとでもう一度メールを読まないといけなくなり、二度手間です。それだけで時間がかかりますので、一度読めば作業が完了するよう心掛けてみてください。

そういう意味で、優先順位が高いものから処理しようとするのも、おすすめしません。上から順に淡々とメールを読み、淡々と返信をしていく、これが一番効率的だと思います。

例外として、ときに五月雨式にメールを送ってくる方がいらっしゃいます。そういう方への返信はすぐに行わず、次のタイミングまで待つのもひとつです。返事を書いているそばからメールが届き、書き直すことになってしまうのは避けたいですね。相手が電話が嫌ではないタイプであれば、電話してしまったほうが早いこともあります。

普段から信頼関係を築いておく

普段から信頼関係を築いておくと、忙しいときに簡素化されたメールを返信しても、特に問題にはならないでしょう。スマホからパパっと返信できるような関係だと、移動中の隙間時間などにも対応でき効率的です。

テンプレートを作成しておく・辞書登録の活用

よく使う文章があれば、テンプレートを作っておくと便利です。

また、メールに限らずですが、よく使う言葉は辞書登録をしておくといいでしょう。
会社名+担当者名などが一気に出てくるようにしておくと、間違って信頼を失う可能性も減りおすすめです。

よく使うものだと、
「おせ」と入力⇒「お世話になっております。株式会社○○の××です。」と表示されるようにするのもいいですね。

フォルダ分けをする?しない!?

メールのフォルダ管理は、する派、しない派が分かれます。行った方が効率的かどうかは、メールの量、メールを使う頻度、相手、やり取りする内容などによるでしょう。
今は、検索機能を使えば、簡単にメールを探し出せる時代。少なくともフォルダ管理に時間をかけるのは本末転倒です。

筆者は、メールで濃いやり取りをすることが多い相手、逆にメールマガジンなどすぐに読む必要がないメールは、自動で専用フォルダに振り分けが行われるよう設定しています。

お礼メールは、できるだけ早く送る

時間が経てばたつほど、丁寧さが求められるのがお礼メール。
時間を作っていただいたお礼などは、その日のうちに送ってしまうのがおすすめです。
こういったメールを送る機会が多い人は、テンプレートを作っておき、それを相手に合せて調整していくといいですね。

メール作成時に気を付けたいこと

メールでのやり取りは、電話などに比べると時間がかかってしまうのが難点。相手が返信するのを忘れたり、見落としたりといったことも起こります。そこで心掛けたいのが次の3点。

具体的に返信希望日時を記載する

いつまでに返信がほしいか具体的に記載しましょう。「今週中」などよりも、「○日の○時」と具体的に書くことをおすすめします。いつまでを今週と考えるかは、相手によります。また「明日」「明後日」などの表現も避けた方がベター。メールを読む日によって相手との認識に差異が出てしまうことがありますよ。

「できるだけ早く」「お手すきのときに」といった表現は使わないほうがいいでしょう。「お手すきのときに」と書いてしまったばっかりに、返事が届かずモヤモヤしても催促もできず、気苦労が増えてしまいます。

曖昧な表現を使わない

曖昧な表現は避けましょう。

「気になる点がありましたら、ご連絡をください」
気になるところがないので、連絡しない と解釈される可能性があります。もし返事がほしいなら、返事がほしいと記載しましょう。
「気になる点がない場合もその旨をお知らせください」などと書くといいです。

もしくは相手に返信の手間をかけさせたくないのであれば、「気になる点がありましたら、○月○日の○時までに連絡をください」
としておきます。これなら締め切りまでに連絡がこなければ、進めてOKと解釈して進めることができます。

「送信」ボタンを押す前に再度確認を!

メールでよくあるミスが、送信先の誤りと必要なファイルの添付漏れです。
この2つは必ず確認してから「送信」ボタンを押しましょう。
「ファイルが添付されていません」といった不毛なメールのやり取りを減らすことはメールの効率化につながります。

今回は以上になります。

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弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。
特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。
困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。
お気軽にご相談ください。