飲食店の悩みをITで解決!外国のお客様の対応

年々、外国からの旅行者が増えていますね。2017年は2,869万人と10年前(2007年)の835万人と比較すると3倍以上。2020年にはオリンピックもありますし、ますます外国人と接する機会も増えそうです。

こうなってくると不安になりがちなのが英語力。特に飲食店やショップを経営していると、外国のお客様がいらっしゃって満足いくような対応ができなかったという声を聞きます。

実はこういった悩みもITを使えば解決可能。飲食店であれば、多言語に対応したアプリから料理を注文できるシステムが増えてきています。例えば「SmartMenu」はiPad3台以内なら、無料で利用できるそうです(他にも条件がありますので、詳細はサイトをご覧ください)。

外国人のお客様に名前だけで料理を理解してもらうのは至難の業。しかし、SmartMenuがあれば、料理名を多言語に表記するだけでなく、各料理に複数の写真や動画できます。例えば、野菜の収穫、築地の競り、調理方法、そういった料理の背景を写真や動画としてお客様に伝えることで、料理だけでなく、料理の「ストーリー」を楽しんで頂けます。

アプリは他にもいろいろとあり、お客様のスマートフォンから注文できるもの、カード決済、POSなど他のシステムとの連携ができるものなどがあります。

こうしたITをうまく取り入れることで、少ないスタッフで店舗の運営が可能になり、より丁寧な接客ができるようになるでしょう。

こうしたツールの導入はIT導入補助金を使うことができます。対象は中小企業・小規模事業者等で、導入経費の1/2(最大50万円)が補助されます。ちょうど三次公募が始まったばかりで、最終締め切りは2018年11月19日(月)です。関心がある方は、「IT導入補助金~平成29年度補正サービス等生産性向上IT導入支援事業」をご覧ください。

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

【中小企業向け】事例から考えるBCP~事業継続のカギは?~

この度の北海道胆振東部地震において被災された多くの皆さまへ、心よりお見舞い申し上げます。お疲れなど出ていることと思います。どうぞお身体をご自愛ください。

地震をはじめとした災害は決して人ごとではありません。どの地域で起きてもおかしくないと言われています。この機会に会社のBCP(事業継続計画)について考えてみませんか。

中小企業庁は「中小企業BCP策定運用指針~緊急事態を生き抜くために~」を公開しています。

その中から少し古いですが、平成23年6月に公開された「災害対応事例からみるポイント~中小企業が緊急事態を生き抜くために~」をご紹介します。被災した中小企業者へのヒアリング結果と、事業継続の検討に参考になるポイントが紹介されている事例集です。さまざまな業種が取り上げられています。自分と近い業種の事例、同規模の会社の事例はもちろんのこと、他業種であっても共通するような内容もあり、気付きや学びがとても多いでしょう。

一番印象に残ったのは、漆器製造販売業の事例6で紹介されていた「従業員にとって一番困るのは会社がなくなってしまうことだろう。たとえ自宅が大きな被害にあっても、会社があれば雇用や収入を維持することができて、生活を考えることができるからだ」という言葉。資金支援措置等はあるとはいえ、再建には多額の費用がかかります。融資があることで「もう一度やってみよう」と精神的な支えになった例もあれば(事例9)、「パニック状態の中で再建計画等を冷静に考えるのは難しく、正直なところつらかった。当社もそうだが、復旧を急いだあまり無理をして融資を受けた事業者は多い」という声(事例10)もあり考えさせられました。

被災直後の従業員の勤務体制はさまざま。午前中だけの勤務にしたり、従業員の自宅の復旧作業を優先したり……。その中で事例14では、毎月2,000万円ほどかかる給与の支払い継続が困難だったため、被災後に一旦全従業員を解雇し、8カ月後に全員を再雇用。災害により休業を余儀なくされた方、または一時的に離職を余儀なくされた方が、雇用保険の失業手当を受給できる特例措置もありますので、事例14のような方法も再建するためのひとつの選択肢と言えそうです。

やはり事前に緊急時のマニュアルを作っていたり、定期的に訓練を実施している企業は落ち着いて行動ができています。給水管の破裂により自家発電が1時間半程度で停止してしまうという想定外の出来事があっても、その場で対策を考え対応されているのは、日頃の準備の賜物だと思いました(事例18)。

震災後の顧客への対応は、明暗が分かれています。再建を目指すのであれば、顧客の理解が欠かせません。再建はできても、顧客を失ってしまっては大変です。事例5の食品製造業(米菓・餅)は、出荷量を最小にしてでも、とにかく品物を切らさないようにしたとのこと。結果的に1社もお客様が離れることはなかったそうです。またブログとホームページに状況がわかる写真を掲載し、支援が増えた例もありました(事例18)。一方で地震発生から1カ月ほど避難所にいて、自宅の固定電話に発注が多数あったが出られず商機を逃しという事例もありました(事例11)。ホームページの他に、FacebookやTwitter、InstagramといったSNSも運用していると、スマホなどからより手軽に更新できますね。これらはサーバーが落ちると利用できないので、複数の発信手段を持つことはBCPを考える上で有効でしょう。

弊社では、BCBに効果があるとされているテレワーク導入のサポート、中小企業のIT化サポートなどを行っています。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

【中小企業向け】G Suiteを活用した業務効率化のご提案

近年、ICT(情報通信技術)の活用や人事制度の見直しを行う企業が増えています。

その拝見にあるのは、生産年齢人口の減少という慢性的な人手不足です。
働き手の確保に多くの企業が悩まされています。

この状況を打開する方法として、主に行われているのが次の3つです。

  • 働き続けられる環境作り
    育児中、介護中など何かしらの事情があっても、働き続けられるように制度や環境を整備。テレワークの導入は、この施策のひとつです。
  • 労働生産性の向上
    より少ない人数で仕事を行えるよう労働生産性を高めます。
  • 外部スタッフの利活用
    副業の解禁やフリーランスの増加により、プロジェクトごとに社内外から適した人材を集め、仕事を行うケースが増加。こういったワークスタイルで業務を進める場合、同じ時間に同じ場所に居なくてもスムーズに業務を進められる環境が求められます。

こうした働き方改革を行う際の成功のカギは、「ICTの活用」「社内制度・ルールの整備」「文化の醸成」です。

弊社では中立的な立場で、御社に合う最善の方法をご提案し、サポートいたします。

丁寧にヒアリングをさせていただいた上で、ツールなどを選択していきますが、中小企業の場合、G Suiteをお選びいただくことが多いです。

G Suite(旧 Google Apps)を選ばれる理由

  • メンテナンスフリー
    IT専門のスタッフがいないことも少なくない中小企業にとって、ツールのメンテナンスが不要なのは大きなメリットです。G Suiteでは、利用者は何もしなくても、常に最新のサービスを利用可能。また新たなにソフトウエアをダウンロード、インストールする必要がなく、ブラウザで全ての操作や管理ができます。
  • デバイスフリー
    G Suiteは、パソコンに加えて、タブレットやスマートフォンからもアクセス可能。ブラウザさえあれば利用できます。営業先で急にほしい資料があったら、タブレットでアクセスしてお客様にお見せするといった活用もOK。
  • 多額の初期投資が不要&少人数から利用可能
    システムによっては最初にまとまった金額の設備投資が必要な場合もありますが、G Suiteは初期費用が不要。1カ月から導入できるので、試してみやすいというのもあるでしょう。また利用人数も1人からOK。年間でスタッフの増減が大きい事業所でも無駄がなく柔軟に対応できますね。

もっと詳しくお知りになりたい方は以下もあわせてお読みください。

中小企業に合うのは「G Suite」と「Office 365」のどちら?比較して違いを解説
【G Suite(旧Google Apps)】有料版は、無料版とはどう違う?
G Suiteで業務を自動化「Google Apps Script」の活用
中小企業がG Suiteで行う働き方改革!場所を超え、業務改善をして成果を上げる

弊社では、中小企業がIT化を推進する際、企業にあった形で適切に実施されるよう、コンサルティングを行っております。何かお困りのこと等ありましたら、遠慮なくお問合せください。

IT化を行うことで得られるメリット~介護業界のIT活用を例に

介護施設でITを活用した素晴らしい取組みが行われているそうです。

食事や入浴といった利用者のケア記録を簡単に入力できるアプリ「Notice(ノーティス)」が注目を集めています。開発したのは、福岡県にある社会福祉法人「福智会」の特別顧問を務める吉岡由宇さん。

介護の仕事を「誰もがあこがれ、胸を張れる職業にできたら」と考えた。
目を付けたのが、職員が必ず残さなければならない利用者一人一人の体調の変化や一連のケアの内容などの「介護記録」。入所者100人に対し職員は18歳~70代の約60人。みな昼休みを削り、サービス残業もして紙に手書きしていた。ただ機械的に記録するだけでは負担となり苦痛でしかない。記録した情報も未活用。単純に電子化、省力化するだけでなく、目指したのは「リアルタイムに手軽に入力でき、そのデータを利用者へのケアや健康改善に生かせる」新しいシステムだ。
2018/04/05付 西日本新聞朝刊より)

紙の記録と電子化されたデータとは、活用の幅が違います。例えば、「Notice(ノーティス)」を使うと、水分補給の量が多かった人から順番に並べ替えたり、前回のトイレから時間が経っている人の順に並び変えたりすることができ、誰からトイレに誘えばいいか分かるのだそうです。

こうした考え方は何も介護業界に限った話ではなく、多くの業界で活用できるはずです。

紙のデータだと、記録を確認しようと思ったら紙の原本を見るしかありません。でも電子化されていれば、必要な人が必要なときに確認できるというのは大きなメリット。複数の人が別の場所で1つのデータを確認することだってできます。また大量の資料の中から欲しい情報を取り出すのも簡単です。例えば「Aさんは以前、脱水の症状が見られたことがあったよね、それはいつだったかな?そのときの水分量はどうだったかな?」というときに、紙の資料だと目星をつけつつ探さないといけませんが、電子化されていれば一瞬で見つけることが可能。

さらに前述したトイレに誘う順番のように電子化することで分析・活用が可能になります。もちろんオフィススペースが限られている場合は、紙の書類の置き場所の確保がなくなるのも嬉しいポイントですね。

うちの会社も、もっと改善できることがあるかもしれないと思われたら、ぜひご相談ください。

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。

(参考)
中小企業におけるIT化(1)なぜIT化が必要なのか
中小企業におけるIT化(2)成功のポイント5点

中小企業におけるIT化(2)成功のポイント5点

前回は、「中小企業におけるIT化(1)なぜIT化が必要なのか」と題してIT化の必要性について解説しました。今回は、IT化を成功させるためのポイントを5つ紹介します。外部の専門家に依頼する場合も知っておいたほうがいいものばかりです。ぜひご覧ください。

自社に合った形で導入する

IT化の難しい点は「これが正解」というのがないこと。もちろん他社の事例を参考にすることはできますが、マネではうまくいきません。同業他社がこのシステムを入れているからという理由で導入すると宝の持ち腐れになってしまう可能性があります。システムを入れるのは難しくありませんが、それを会社に合うように使いこなし、ルールを作ることが大変。専門家に依頼する場合は、ここまでフォローしてくれる業者を選ぶのがおすすめです。

優先順位を決めてスモールステップで導入する

IT化を行う際は、何から行うか優先順位を決めましょう。最初は、効果が出やすいものから進めるのがおすすめです。

また導入する際は、一気に全社で進めるものではなく、まずは部署を限定して導入してみて、課題を洗い出し解決策を探し、ある程度うまくいってから拡大していくのがいいでしょう。

経営的な視点で推進する

よくある失敗が、システムを導入しただけで活用できずIT化のメリットを感じられないケース。IT化することが目的になってしまうと、こういった失敗につながります。IT化するのはあくまでも手段であり、IT化することで経営課題を解決させることが目的です。

たまにITに詳しい人材がいないからIT化は難しいと言う方がいらっしゃいますが、社内のITスキルがずば抜けた人が主導することで、IT化が目的になってしまい上手くいかないケースもあります。その方がいる間は良くても、転職してしまいそのシステムを使いこなせなくなったという話もありました。成功のポイントは、経営的な視点で推進できるかどうかです。専門家に依頼する場合は、ITのスキルだけではなく、経営的な視点を持ち合わせているかという点も重視してください。

中小企業の場合は社長のトップダウンが基本

どんな改革であっても、変化は時に従業員のストレスになります。現状に不満がない場合は特にそうです。だから中小企業の場合、IT化を推進するのであれば社長のトップダウンが基本。やらなくてはいけないという気持ちにさせることが大事です。

ある程度の会社の規模になると、IT推進化のチームを作るといいでしょう。この場合、ITに詳しい人が中心になるのではなく、各部署から代表を集め、できれば各部署のキーマンとなる人材を集められるとベストです。間違っても、今、この人が暇そうだから、ITは苦手だから若手の新入社員に!なんて理由で選ぶのはやめてください。システム、ルール作りは会社の基盤になります。各部署の業務に精通している人がいいですね。

抵抗する人は必ずいると考えておく

前述しましたが、何か改革をすると、必ず抵抗する人がいます。仕事が増えるから嫌だ、やり方を変えなくてはいけないから嫌だ、パソコンはよく分からないから不安というものもあれば、IT化することで見えてほしくないものが見えてしまうという理由で抵抗する人も……。

以下のITmediaエンタープライズで紹介されている失敗事例は、ありがちですので、IT化を推進する立場の人は、こういうケースがあるんだなと知り、事前に対策を立てておくといいでしょう。
変化を嫌う現場の“抵抗勢力”、3つの攻略法

IT化を推進しようとなった段階で、社内への告知に努めましょう。導入後のイメージを明確に描けるような説明を意識すると、不安を払拭しやすくなります。このときに具体的な数値を出すと伝わりやすいです。

自分に関係する話だと思うと、変化を拒む傾向があるので、次に示すような形で、今の立場から離れて考えてもらうのもひとつです。

  • ゼロから仕事をする場合、今のやり方が効率がいいでしょうか?
  • あなたが社長だったら、どうしますか?
  • ライバルのA社も同様に考えるでしょうかね?

まとめ

IT化を行い、現場に定着するまでにはどうしても時間がかかります。焦らずに進められるよう長期的なスパンで考えていけるといいでしょう。

弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。