書類のデジタル化・ペーパーレス化を行うメリットとデメリット

こんにちは。

紙の文書や資料をデジタル化するといいよ!と耳にしたことがある人も多いことと思います。でも紙の資料の方が読みやすいし、分かりやすいし、その必要性をあまり感じないという声もたまに聞かれます。

そこで、今回は紙の文書や資料をデジタル化するメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

資料をどこでも見ることができる

紙の書類は、オフィスに行かないと見ることができませんが、デジタル化してDropboxやGoogleドライブといったクラウドストレージに保存しておけば、場所を問わず閲覧が可能です。

(具体例)
出張で遠方のホテルに宿泊中、明日のプレゼン資料に何かを追加したいと思ったときに、書類をデジタル化しておけばいつでも資料を参照でき、オフィスにいるときと変わらず作業ができます。

必要な情報を素早く探し出すことが可能

デジタル化する際に文字を検索できるような形にしておくと、大量の資料の中から欲しい情報が掲載されているファイルだけ抽出することが可能です。また一つのファイルの中から○○について書いてあるのはどの部分かなと探すこともできます。

(具体例)
過去1年分の資料の中から○○会社の△△に関する情報を探す場合。資料がきれいに整理されていたとしても、資料が多ければ多いほど、紙の場合は目を通す資料が増え大変ですね。でもデジタル化されていれば、検索して一発でファイルを探すことが可能です。その後は抽出されたファイルを確認するのみです。

保管スペースの削減&コスト削減

デジタル化を行うと資料の保管スペースを減らすことが可能。また資料を印刷するためのインク代、紙代、ファイル代などの経費も削減できますね。もしかしたら、もっと狭いオフィスへ移転でき、賃料までも削減できる可能性もあります。

定期的にバックアップを行うことで紛失の危険性が減る

紙の資料の場合は、災害が起きると失ってしまう可能性がありますが、電子化されたものは定期的にバックアップを行うことで紛失の危険性を減らせます。

デメリット

パソコンがないと管理できない

パソコンがあり、パソコンを使える人がいないと管理できません。

セキュリティー面での対策が必要

機密度が高い資料であればあるほど、セキュリティー面での対策は欠かせません。

目視での確認のしやすさが劣る場合もある

パソコンの環境、慣れなどもありますが、一般には電子化された資料よりも紙の資料の方が読みやすいと言われています。

紙の文書や資料をデジタル化する場合、デメリットを理解したうえで、メリットを最大限生かせるような形にすることが望ましいです。また紙の資料での保管が必要なケースもあります。デジタル化する際は、それぞれの企業に合った形をしっかりと検討したうえで行うといいでしょう。どうしたらいいか分からない場合は、弊社にご相談ください。

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