インターネットFAXのメリット&デメリット!月額無料で使う方法も

FAXを送る男性の写真

こんにちは、暑い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか。

今回は、FAXの話題です。
仕事の連絡はもっぱらEメールという方が多いと思いますが、意外となくならないのがFAX。
でも、けっこう不便だと思うことはありませんか。

「FAXで資料を送りました!」と出先で連絡を受けても、出張中だと数日確認できなかったり、同僚にスキャンしてもらいメールで送ってもらったり……。

そして最近の働き方改革のひとつ「テレワーク」を行う際も、「FAXで届く資料の処理はどうするんだ」と課題になることがあるようです。

そこで注目したいのが費用面でもお得な「インターネットFAX」。

インターネットFAXとは

FAX複合機は不要です。
インターネットが使える環境で、FAXの内容を確認するためのパソコンやスマーフォン、タブレット等があれば利用することができます。

メリット

  • インターネット環境があれば、いつでも、場所を問わずファックスを利用できる
  • 従来のファックス機を使った方法と比較すると、コスト削減が実現可能なケースが多い
  • デジタルデータとして保存するので、紙の場合よりも不特定多数の人の目に触れる可能性が減る
  • 1枚のFAXを複数人で共有できる
  • 相手はこれまでと変わらない環境で利用できるので、導入する場合に気遣いが不要
  • 今の番号のまま移行することも可能(サービスによるので要確認!)
  • 導入が簡単

デメリット

  • インターネット環境がないと利用できない
  • 手書きのFAXを送る場合は、事前にスキャンなどを行う必要がある
  • サービスによっては、今の番号を変えないといけない

インターネットFAXは大きく分けると「クラウド型」「メール型」の2つがあります。

インターネットFAX(クラウド型)

FAXはインターネット上のサービスサイト(クラウド)に届きますので、サービスサイトにログインして必要なFAXをダウンロードします。
もちろんFAXの送信もサービスサイト内から操作可能。
FAXが届いたときには、メールでお知らせしてくれる機能があり、見逃す心配もありません。
自動でフォルダー分けしてくれるサービスなどを実施していることも。
FAXはクラウド上に保存されていますので、昔のFAXが急に必要になっても安心です。

インターネットFAX(メール型)

FAXが届くと、メール添付で送ってくれるサービスです。
そしてFAXを送付するときは、メール添付で送ります。
こちらは事前にメールアドレスを設定しておく必要があり、メールを受け取った人のみがFAXを閲覧することができます。

一般的に、クラウド型よりもメール型の方が費用は安価です。

<番外編>FAX複合機でも、インターネットFAXのような使い方ができるかも!?

大きな会社になればなるほど、利用するサービスを変えるハードルは高くなるでしょう。
また、小さな会社であっても上司の理解が得られないことも……。

実は、最近のFAX複合機は高性能になってきているので、機種によっては受信したFAXを印刷せずに社内共有フォルダに保存したり、クラウドに保存したりすることが可能です。
また受信したFAXデータを指定したメールアドレスに転送することもできます。
これらの機能を活用すれば、外出先からFAXを確認することができます。

(一例)
ファクスクラウド転送 – 機能紹介|ビジネスプリンターNAVI|ブラザー
受信ファクス to クラウド : ソリューション : 富士ゼロックス

いかがだったでしょうか。

日常的にFAXは使わないけど、たまにという場合などは、月額無料で使えるサービスなどもあります。
また有料のサービスの場合も1カ月程度無料のお試し期間を設けていることが多いです。
気になった方は、チェックしてみてください。

弊社では、中小企業のIT化支援を行っています。お気軽にご相談ください。

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